Guide til online samarbeid Nyttige tips, verktøy og apper

Kunsten med nettbasert samarbeid har blitt sakte finjustert over et par tiår. Man kan hevde at digital nettverk startet med populariteten til mobiltelefoner. Men World Wide Web har utvidet seg til å skape et møteområde hvor ideer kan utvikle seg til noe veldig ekte og konkret. Arbeide med et lag av enhver størrelse skal kreve noe kompromiss. Og med de rette verktøyene og ideologiene er det mulig å bygge noen av fremtidens største teknologiske fremskritt.

Det virker mye lettere å gjøre dette skriftlig enn når du må sette ideene dine i bevegelse. Du må få alle til å tenke på samme side og kommunisere sine ideer effektivt. Dette krever sterkt lederskap og den rette plattformen for å lansere kreative tiltak. I denne artikkelen vil jeg dele noen av mine poeng for å få teamet ditt til å samarbeide online.

Få laget organisert

Over mye prøving og feil Jeg har kommet til den konklusjonen at organisasjonen er nummer en råd du bør følge. Hvis du tar noe bort fra denne artikkelen, bør det være hvordan du får teamet ditt organisert.

(Bildekilde: applec2400)

Hvert prosjekt kan trenge en annen organisasjonsform. Du må ha en ren metode for å dele ideer og gruppere relaterte emner sammen. E-post er et åpenbart valg, siden du kan sette opp kategorier og koder for arkiverte diskusjoner. Men det er ikke så bra for sanntidsdeling mellom flere personer.

Private forum

Chat-applikasjoner er en annen løsning, men likevel ikke så bra med å lagre eldre tekstsamtaler. Dette betyr at det er ekstremt vanskelig å organisere informasjonen eller til og med få tilgang til den på et senere tidspunkt.

Jeg tror at et privat diskusjonsforum kan være det perfekte stedet å dele disse ideene. Hvert av gruppemedlemmene dine kan opprette nye tråder og svare på kommentarer i sanntid. Det spiller ingen rolle hvem som er online siden alle de eldre innleggene er gjenget lineært. Du kan også gruppere disse i kategorier og underkategorier på forumets hjemmeside.

Vanligvis vil de fleste web verter som standard til et PHP / MySQL server miljø. For open source-løsninger anbefaler jeg phpBB eller Simple Machines. Hver har sitt eget sett med webmaler som er perfekte for små teamsamarbeid. Begge skriptene er fortsatt i aktiv utvikling og viser ingen tegn til å stoppe helst snart.

Delegerende oppgaver

En annen stor veisklokke teamet ditt vil løpe inn, er å organisere oppgaver. Disse kan inkludere alt fra markedsføring, innholdsutvikling, design / grafikk og koding av frontend eller bakside av et nettsted, pluss vurdere eventuelle andre viktige oppgaver som du trenger å få gjort.

I forhold til oppgavebehandling er det mer enn nok betalte løsninger å vurdere. Flow er et vakkert designet oppgavehåndteringssystem bygget for små store lag. Oppgaver kan grupperes i et listformat eller vises på en månedlig kalender. I tillegg kan du organisere oppgaver i kategorier og koder, og legge dem til en bestemt bruker. Selskapet har selv utviklet Flow apps for iPhone og Android enheter. Dessverre vil deres styringssystem koste opp til $ 100 / år, og det er ikke pålitelig for mange små bedrifter.

(Bildekilde: Dhaval Motghare)

For en gratis løsning anbefaler jeg Wunderlist. Dette må være et av de beste gratis oppgavestyringssystemene du kan finne online. Deres webapp er veldig intuitiv og lar deg dele med andre venner i nettverket ditt. Dette betyr at du kan bygge et arbeidsområde for prosjektet, og eventuelle nye oppgaver du lager, vil automatisk synkronisere med sine kontoer! Wunderlist støtter Mac OSX og Windows, samt iPhone, iPad og Android mobilprogrammer.

Skylagring

Lagring av filene dine i Cloud har nesten blitt en nødvendig moderne løsning for filoppbevaring og fildeling. Det er så mange apper du kan finne som tilbyr skybasert lagring for alle lagets prosjektfiler.

Hensikten er å sette opp et enkelt område hvor alle kan få tilgang til viktige filer når som helst på dagen. Dette er viktig hvis du jobbet med mennesker fra forskjellige deler av verden og bor i helt forskjellige tidssoner. Det ville være vanskelig å alltid være i synkronisering med hverandre. Men skylagring har dramatisk endret situasjonen til det bedre.

CloudApp er trolig den første ideen som kommer til hjernen. Deres prokontoer er svært rimelige og du har nesten ingen grenser for det totale antall filer du kan laste opp. Gratis brukere vil aldri se at deres konto utløper, så alle deres filer lagres trygt i CloudApp så lenge det er nødvendig.

En annen løsning er Droplr, som er en nyere app på Cloud Hosting-scenen. De har også programvare bygget for Windows og Mac operativsystemer, noe som betyr at du helt kan omgå webgrensesnittet. Den eneste forskjellen mellom disse to appene er deres UI-design og prisdiagrammer. Ta en titt på begge og se om du vil favorisere den ene over den andre.

Google Web Apps

Når vi diskuterer samarbeid i Cloud, kan vi ikke glemme Google. Deres banebrytende produkter har presset grensene innen Internett-teknologi og plassert gratis verktøy i hendene på gründere. Mitt favoritteksempel må være Google Docs, der du kan lage et ubegrenset antall orddokumenter, regneark og presentasjoner. Alt du trenger er en Google-konto, og deres enorme nettverk av serverfarmar vil holde filene lagret trygt.

Den beste delen er deres unike delingssystem og brukervennlig grensesnitt. Når du er inne i et dokument, kan du redigere personverninnstillinger ved å klikke på “Dele” knappen øverst i høyre hjørne. Dette viser alternativer der du kan åpne dokumentet for offentligheten eller begrense til et utvalg av personer. Disse administreres av e-postadresser, så selv om gruppemedlemmene dine ikke har en Google-konto, kan de fortsatt logge inn og redigere innholdet.

Jobber på mobil

Ikke alle har gjort overgangen fra desktop til mobile plattformer. Gitt det er fortsatt et stort behov for bruk av stasjonære datamaskiner som tilbyr rikelig med skjermeiendom, for ikke å nevne støtten til tusenvis av applikasjoner. Men mobiltelefoner som kjører iOS eller Android, blir raskt normen i populærkulturen.

Vi merker selv unge barn som laster ned nye apper på deres iPhone eller iPod Touch. Det er vanskelig å ignorere mobilmarkedet når det gjelder samarbeid på nettet. Det er så mange produkter tilgjengelig, men bare de mest beryktede har vært i stand til å frigjøre applikasjoner for mobil.

To gode eksempler er Basecamp av 37signals og Socialcast. Basecamp er mer et tradisjonelt samarbeidsverktøy der du kan opprette prosjektarbeid og delegere oppgaver til forskjellige brukere. Dette er perfekt for mindre prosjektteam som gjør en liten fortjeneste av sitt arbeid. Socialcast, derimot, er et mye mer grundig produkt. De tilbyr en gratis plan som er flott for testing av nettstedet. Hvis du ser over produktinformasjonssiden, vil du legge merke til alle de små detaljene i dette produktet. Mobil støtte er uklanderlig og gir deg tilgang til selv de mest bemerkelsesverdige funksjonene. Noen av disse inkluderer nettrafikkanalysedata, oppgaveoppgaver, Outlook-e-post, og til og med microblogging-widgets (statusoppdateringer, innlegg, spørsmål osv.).

Flere populære webapplikasjoner

Sammen med det ovennevnte har jeg satt sammen en liten samling av svært populære webapplikasjoner for nettbasert samarbeid. Synkronisering av oppgaver og bygging av et nytt prosjekt har aldri vært enklere med disse kraftige verktøyene.

Jeg anbefaler at du prøver hvert produkt for å se hvordan det fungerer for deg. Hvis en app føles clunky eller ubrukelig, vær ikke redd for å slippe den og gå videre til neste. Tiden din er ikke noe å være bortkastet, og når du finner den rette appen, vet du den!

Dropbox

Dette er en annen veldig kul oppstart som ennå ikke har gitt meg. Profesjonelle i teknisk industri vet at ord i munn er et stort stykke for markedsføring. Og Dropbox har vist seg å være utrolig med denne teknikken når det gjelder å utvide brukeropplastinggrensene gjennom tilknyttede henvisninger.

Hovedstedet har koblinger der du kan laste ned programvaren til Mac, Windows, Linux eller til og med mobile enheter. Teamet deres er utrolig, og appen gjør det virkelig “forenkle livet ditt”. Den grunnleggende gratisplanen begrenser opplastingslagringen din på 2 GB, men prokontoer og lag kan øke til 1 terabyte eller mer!

Wunderkit

Wunderkit kan være mitt favorittvalg ut av alle nettbaserte samarbeidsverktøy. Dette er utviklet av de samme personene som laget Wunderlist unntatt med mange flere funksjoner. Appen har en sosial tilkobling der hver bruker har sin egen nettverksprofil. Dette viser deres nåværende prosjekt arbeidsområder, oppgaver, brukerfoto, bio og annen personlig info. Men det beste er at Wunderkit lar deg segmentere offentlig og private arbeidsområder.

Dette gjør det veldig enkelt å samarbeide med mange forskjellige mennesker gjennom en enkelt applikasjon. Og enda bedre, de har støtte for apper i OSX og iOS App Stores.

Sync.in

Dette er en liten, men likevel bemerkelsesverdig app som kan fungere som et online collab verktøy. Snyc.in vil lage offentlige notater som er definert av unike nøkkel-IDer. Du kan legge til tekst som linkadresser, punktposter, HTML-markup - egentlig noen form for tekstinngang.

Deretter kan du ved å kopiere notatadressen dele samme tekst med alle dine lagspartnere. De har muligheten til å redigere det du allerede har opprettet eller til og med legge til egne notater i blandingen. Og du kan definere innstillinger der hver forfatters redigeringer vil bli uthevet en annen farge og kategorisert med et tidsstempel.

Ganske vist er appen ikke så nyttig med arkivering av tidligere redigeringer. Men hvis du trenger en levende skybasert tekstfil for å dele enkle notater, er Sync.in perfekt.

Zoho Prosjekter

Zoho er veldig lik Basecamp, bortsett fra at deres gratis versjon utvides for alltid. Enhver gratis konto er begrenset til 1 prosjekt arbeidsområde med et ubegrenset antall brukere. Du er også begrenset til filopplastinger, men wikiene og andre verktøy er gode.

Hvis du aldri har hørt om Zoho Projects før jeg anbefaler å ta turen raskt. Dette inkluderer noen skjermbilder for å gjøre deg kjent med administrasjonspanelet og mange av de underliggende funksjonene. Deres priser kan bli veldig dyre i forhold til de andre alternativene jeg har gitt. Men hvis du kan klare deg med en gratis konto, tilbyr Zoho en flott løsning som et midlertidig prosjekt arbeidsområde.

I slekt: 15 Great Free Online File Sharing Alternativer

Konklusjon

Nettverk og samarbeid er alltid et grønt område for nye lagkamerater. Det kan være vanskelig å definere hvem som er prosjektlederne og hva er oppgavene tildelt hvert medlem. Heldigvis har vi tilgang til de mange programmene som er fullført gjennom hele dette innlegget, for å gjøre prosessen litt enklere.

Jeg håper denne veiledningen har avklart noen av de indre mekanikene som kreves for å jobbe online. Ethvert lag må være behagelig å dele ideer og ha respekt for hverandre. Kreative typer elsker å bygge nye ting - det er i vår natur. Og det eneste som er bedre enn å bygge kreative ideer, er å bygge dem med andre mennesker ved din side.