10 tips og triks for Google Dokumenter
Google Docs har ikke det rotete båndet fullt av funksjoner du finner i Microsoft Office, men det har ganske mange nyttige triks opp på ermet. Du kan aldri finne disse funksjonene med mindre du ser etter dem.
Googles webbaserte kontorpakke har modnet seg gjennom årene, og tilbyr nå alt fra offline tilgang til tredjeparts add-on-støtte. Det er fortsatt en brukervennlig kontorsuite som fungerer overalt med gode samarbeidsfunksjoner i sanntid.
Aktiver frakoblet tilgang
Google Dokumenter kan fungere offline. Dette lar deg lage nye dokumenter, fortsette å jobbe med gjeldende dokumenter, og til og med bare se dokumentene dine mens du ikke har en Internett-tilkobling. Når du kobler deg til Internett igjen, blir endringene synkronisert på nettet.
Denne funksjonen krever Google Chrome, så det fungerer på Windows, Linux, Mac OS X og Chromebooks. For å konfigurere dette, åpne Google Disk-nettstedet, klikk på girknappen øverst til høyre på siden, og klikk Innstillinger. På hovedruten, sørg for at "Synkroniser arbeidet ditt til denne datamaskinen, slik at du kan redigere frakoblet", er aktivert, og klikk på Ferdig. Hvis du vil bruke Google Dokumenter mens du er offline, kan du bare gå tilbake til Google Disk-nettstedet i Chrome når du ikke har en Internett-tilkobling.
Samarbeide i sanntid
Google Dokumenter har bedre samarbeidsfunksjoner enn den stasjonære versjonen av Microsoft Office. Du kan samarbeide i sanntid, og alle med tilgang til dokumentet vil kunne redigere det på en gang. Du ser andre folks markører i dokumentet og kan se dem skrive i sanntid.
Klikk Fil> Del for å begynne å dele dokumentet. Du kan invitere individuelle personer via e-postadressene eller tillate noen med en spesiell lenke til dokumentet for å redigere det.
Deling handler ikke bare om redigering - delingsfunksjonen lar deg dele et dokument med en eller flere personer slik at de kan se den. De vil alltid ha den nyeste kopien, så dette kan være lettere enn å sende inn en fil. Du kan også gi folk muligheten til å legge igjen kommentarer på et dokument slik at du kan få innspillingen uten å la dem endre dokumentet ditt.
Publiser et dokument
Google Dokumenter lar deg raskt publisere et dokument på nettet. Bare klikk Fil> Publiser til Internett og klikk på Start publisering-knappen. Du får en offentlig kobling til dokumentet i publisert form, slik at du kan dele det med andre mennesker, og de kan se det. Du behøver ikke være vert for dokumentet på dine egne servere et sted.
Denne funksjonen er skilt fra delingsfunksjonen. Når et dokument er publisert, kan alle med linken vise det. Når den deles, kan den bare deles med en håndfull mennesker. Når folk får tilgang til et delt dokument, ser de Google Dokumenter-editoren. Når de får tilgang til et publisert dokument, ser de dokumentet som en vanlig nettside.
Gå til Neste Typo / Forrige Typo
For hurtig korrigering av feil, bruk Ctrl + 'hurtigtast for å gå til neste tastatur i det nåværende dokumentet og Ctrl +; å gå til forrige skrivefeil. Dette gjør at du raskt kan korrigere skrivefeil uten å bla gjennom gjeldende dokument og se etter de røde understrekkene.
Google Dokumenter har også nylig oppnådd en stavekontrollfunksjon som gjør det mulig å raskt skimme gjennom problemene i et nåværende dokument, en funksjon det manglet lenge - bare klikk Verktøy> Stavekontroll for å bruke det.
Søk etter og sett inn koblinger
Google Dokumenter inkorporerer kraften i Google-søk for å hjelpe deg å enkelt sette inn koblinger til ditt nåværende dokument. I stedet for å åpne en ny nettleserfane og søke etter en side du vil lenke, kan du søke rett fra linkdialogen. For å gjøre dette, klikker du på Sett inn> Link-alternativet. Skriv inn et søk i dialogboksen, og Google vil vise sider som samsvarer med søket ditt - klikk på en for å opprette en kobling til den valgte adressen.
Konfigurer tekststiler
I stedet for å formatere hver bit av tekst i dokumentet manuelt, bør du formatere teksten din ved hjelp av stiler i stedet. Dette betyr at i stedet for å sette alle overskriftene til en bestemt skriftstørrelse og fet skrift, bør du bare klikke på stilboksen og sette dem til «Overskrift 1.».
Du kan også enkelt redigere fontinnstillingene som brukes til forskjellige stiler. Først format litt tekst for å bruke typen formatering du vil bruke til en stil. Velg den teksten, klikk på stilboksen øverst på skjermen, og klikk pilen til høyre for stilen du vil endre. Klikk på "Oppdater" stilnavn "til match" -alternativet, og den stilen bruker nå typen formatering du valgte.
Hvis du vil lagre disse tilpassede stilene og bruke dem i andre dokumenter, klikker du Alternativer-menyen nederst på listen her, og velger "Lagre som standardstiler."
Administrer din personlige ordbok
Hvis Google Docs mener et ord er en skrivefeil, men du vet at det er riktig, kan du høyreklikke understrekerordet og velge Legg til i personlig ordbok. Du kan deretter klikke Verktøy> Personlig ordbok og redigere listen over ord i din personlige ordbok. Hvis du tilfeldigvis legger til et feilstavet ord i denne listen, må du fjerne den herfra før Google advarer deg om det igjen.
Dette alternativet er en ganske nylig funksjon - tidligere vil Google Dokumenter ikke tillate deg å fjerne ord du har lagt til i denne listen. Du vil kanskje gi listen en titt og sørge for at du ikke tilfeldigvis legger til feil ord til listen i fortiden.
Kopier og lim inn med webutklippstavlen
Google Dokumenter har en webutklippstavle-funksjon som den deler på Google Dokumenter, Sheets og Slides. Dette utklippstavlen er knyttet til Google-kontoen din, så den følger deg over alle datamaskinene du bruker. I motsetning til vanlig operativsystemutklippstavle, kan webutklippstavlen inneholde flere elementer. Utklippstavlen støtter, tekst, bilder, tegninger og andre biter av data fra Google-dokumenter.
For å bruke denne funksjonen, velg litt tekst, klikk Rediger, bruk menyen Web Utklippstavle. Dette er den beste måten å kopiere enkelte typer data, for eksempel tegninger, mellom ulike typer Google-dokumenter. Elementer du lagrer på webutklippet ditt, blir slettet etter 30 dager hvis du ikke samhandler med dem.
Bruk Research Tool
Google Dokumenter inneholder et sidebar designet for å undersøke - åpne det ved å klikke Verktøy> Forskning. Med denne sidelinjen kan du søke etter bilder, sitater og webresultater, slik at du enkelt kan sette dem inn i et dokument. Det gjør det også enkelt å søke etter akademiske studier og raskt sette inn relevante fotnoter eller sitater for MLA, APA eller Chicago sitatformater. Du kan raskt sette inn citater til webresultater også - det kan være en enkel måte å bygge en bibliografi på på et skolepapir.
Installer tillegg
Add-ons er en ganske ny funksjon. Dette er tredjepartsbiter av programvare laget med Google Apps Script. Du kan installere dem ved å klikke på Verktøy> Administrer tillegg. De kan da brukes fra Add-ons-menyen.
Du kan for eksempel installere en tilleggsordbok for tesaurus som lar deg velge et hvilket som helst ord og klikke på Add-ons> Tesaurus> Finn synonymer for valgt ord for å vise synonymer mens du skriver et dokument. Andre tilleggsprogrammer inkluderer en enkel bibliografisk skaperen, diagramverktøyet og innholdsfortegnelsesgeneratoren.
Google Docs har også flere triks på ermet. Filen> Last ned som-menyen er spesielt nyttig, slik at du kan laste ned dokumentet ditt i mange forskjellige formater. Du kan laste den ned som et PDF- eller et Microsoft Office-dokument hvis du trenger å sende inn eller sende dokumentet i et bestemt filformat.
