En guide til hurtige trinn i Microsoft Outlook

Outlook inneholder en Quick Steps-funksjon som lar deg bruke flere handlinger til en melding med ett klikk. Outlook inneholder flere standard Quick Steps, men du kan også lage din egen (og slette standardene hvis du ikke trenger dem). Hvis du jevnlig utfører det samme settet med handlinger, kan du lagre mye tid ved å opprette et raskt trinn og tilordne det en hurtigtast. Slik fungerer de.

Standard QuickSteps

Du finner Hurtige trinn på "Hjem" -fanen i Outlook. Når du først starter, ser du standard Quick Steps der. Du kan klikke på noen av dem for å bruke de inkluderte handlingene til en valgt melding.

Standardhastige trinn inkluderer:

1. Flytte til ?: Åpner et vindu for deg å velge en mappe som du vil flytte meldingen til.
2. Til leder: Oppretter en videresendt kopi av den valgte meldingen med lederens adresse i den.
3. Team Email: Oppretter en tom melding adressert til gruppemedlemmene dine. (Hvis e-posten din administreres av arbeidsgiveren din, avhenger du av hvordan Exchange-administratorer har konfigurert postkassen din, kan Outlook allerede vite hvem din leder og gruppemedlemmer er. Hvis ikke, må du fylle disse i første gang du bruker disse raske trinn.)
4. Ferdig: Merker meldingen som lest og fullført, og sender den deretter til en spesifisert mappe. Første gang du bruker denne, vil du spesifisere mappen, men fra da av vil Outlook huske ditt valg og sende det til den mappen hver gang du bruker Quick Step.
5. Replay & Delete: Åpner et svar på den valgte meldingen og sletter den valgte meldingen etter at du har sendt svaret.

Outlook viser bare hurtige trinn som er tilgjengelige. Hvis du ikke har valgt en melding, for eksempel, vises bare "Team Email" Quick Step fordi de andre standardene fungerer på en eksisterende melding.

Hvordan lage et raskt trinn

For å legge til et nytt raskt trinn, klikk på "Opprett nytt" -alternativet i hurtigruten.

Dette åpner et nytt vindu hvor du kan navngi ditt hurtige trinn og velge handlingene du vil at den skal utføre.

Når du klikker på "Velg en handling" -rullegardinmenyen, får du en liste over mulige handlinger, som hver kan gi deg flere alternativer for å velge.

Vi skal legge til to handlinger: en for å flytte meldingen til en mappe og en for å markere den som lest.

Velg "Flytt til mappe" -aksjonen og velg mappen du vil at meldinger skal flyttes til.

Deretter klikker du på «Legg til handling» for å legge til en annen handling.

Velg "Merk som lest" fra rullegardinmenyen.

Eventuelt kan du velge en av de innebygde hurtigtastene og legge til litt tekst som skal vises når du svinger over Quick Step med pekeren (en kort beskrivelse som minner om handlingene som Quick Step tar, er nyttig).

Klikk på "Fullfør", og ditt nye Hurtige trinn vises i Hurtigruten-boksen i Outlook. Hvis du svinger over Hurtigtrinnet, vil du se snarvei-knappen du valgte, og hvilken teksttips du skrev inn.

Nå er alt du trenger å gjøre, velg meldingene dine og klikk på den nye QuickStep (eller trykk snarvei-kombinationsboksen) for å søke på handlinger.

Slik redigerer eller sletter du en QuickStep

Hvis du vil redigere eller slette et raskt trinn, klikker du på den lille pilen nederst til høyre i Quick Steps-gruppen på båndet.

Dette åpner vinduet "Administrer raske trinn".

Her har du muligheten til å redigere, duplisere (som lager en eksakt kopi av det valgte Quick Step hvis du vil ha en lignende, men med en liten variasjon), eller slet et raskt trinn.

Du kan også endre rekkefølgen der hurtigstegene dine vises på båndet eller opprette et nytt raskt trinn.

Endelig er det muligheten til å "Tilbakestill til standardinnstillinger."

Hvis du velger alternativet "Tilbakestill til standardinnstillinger", slettes eventuelle hurtige trinn du har opprettet og gjenoppretter standardsteg som du kanskje har slettet. Det fjerner også eventuelle endringer du har gjort i standard Quick Steps. Fordi du ikke kan angre denne handlingen, vil du bli vist en advarsel. Klikk "Ja" for å gjøre tilbakestillingen skje.

Du kan også omgå vinduet "Administrer raske trinn" for individuelle Quick Step-handlinger ved å høyreklikke et raskt trinn i båndet. Dette gir en kontekstmeny der du kan redigere, duplisere eller slette Hurtigtrinnet.

Og det er Quick Steps. Vi har ikke gått gjennom alle mulige handlinger du kan legge til i et raskt trinn fordi det er tonnevis av dem, og det er et ganske intuitivt grensesnitt når du vet hvordan det fungerer. Hvis du vil gjøre Outlook-opplevelsen mer effektiv og mindre tidkrevende, er Quick Steps et flott sted å starte.