Beginner Hvordan lage og administrere oppgaver i Outlook 2013
Hvis du er en av de som har en whiteboard eller en notisblokk med en stadig utviklende oppgaveliste, eller skrivebordet ditt og skjermer er prydet med Post-its® minne deg om viktige hendelser, så dette artikkelen for deg.
Outlook gir deg mulighet til å lage gjøremålslister bestående av oppgaver, som du kan gjøre alle slags ting, for eksempel angi forfallsdato, påminnelser, kategorier og mer. Hele poenget er å skape en mer aktiv type oppgaveliste som du kan samhandle med og vil holde deg ærlig.
Arbeider i oppgavevisningen
Vi har nylig diskutert de ulike vanskelighetene i Outlook 2013, så hvis du er ny på det, anbefaler vi at du leser introduksjonen vår.
Ellers åpner du Outlook opp til oppgavevisningen og ser deg rundt. Ved første øyekast ser du det er ganske tomt og ufruktbart. Det er fordi vi har ennå å fylle opp med det mangfoldet av ting vi må gjøre og ærend å løpe.
La oss gå gjennom og vise deg hvordan du bruker Oppgaver som et proffs og videre organisere livet ditt med Outlook. Med litt tid og arbeid har du et omfattende sett med oppgaver, som du kan sette opp for å minne deg om når de er på grunn, eller du kan til og med tildele dem til en annen person!
Legge til oppgaver
For å starte, vil du legge til oppgaver. Du vil legge merke til at det er den kjente mappefeltet langs venstre side. Du kan legge til nye mapper i denne visningen, effektivt og deretter organisere oppgavene dine i kategorier. Du kan til og med opprette en ny mappegruppe, slik at du igjen kan skille oppgavene dine mellom ditt faglige og personlige liv, om nødvendig.
For å begynne vil du legge merke til at det er en oppgavemappe gruppeanrop Mine oppgaver og to underoppgavemapper: Gjør-liste og oppgaver. Hvis vi høyreklikker på den øverste mappen, kan vi opprette en "Ny mappegruppe" som vi skal navngi Arbeidsoppgaver.
Du kan legge til en rask oppgave ved å klikke på "Klikk her for å legge til en ny oppgave" eller du kan klikke "Ny oppgave" på hjemmebåndet. Sjekk ut følgende untitled-oppgave, som du kan bruke en rekke alternativer til, vis oppgaven, dens detaljer, samt administrer den.
La oss fylle ut oppgaven litt med noen grunnleggende detaljer, og klikk deretter "Lagre og lukk." Du kan velge startdato, sluttdato (hvis aktuelt), status, prioritet og ferdigstillingsprosent. Du kan også sjekke "Påminnelse" -boksen og få Outlook til å gi beskjed når oppgaven din kommer på grunn.
Vise, endre og oppdatere oppgaver
Etter at du har opprettet noen få oppgaver, kan vi se dem oppført i oppgavevisningen. Du kan gjøre noen grunnleggende tinkering her, for eksempel å endre forfallsdato eller tilordne en kategori, men hvis du virkelig vil se og redigere, må du dobbeltklikke for å åpne den.
Her er vår oppgave igjen. Vi kan gjøre endringer i det som status eller prioritet, eller vi kan klikke på "Detaljer" -knappen.
Hvis det er andre detaljer knyttet til oppgaven, kan du fylle dem inn her. Selv om dette ikke er relevant for folk flest, er det et flott sted å holde øye med hvor mye de omtrent koster deg.
Det er noen andre ting vi kan nevne før vi går videre til gjentakelser. Mens du snakker om i oppgavegrensesnittet, ta et øyeblikk å merke seg at du kan slette eller videresende oppgaven hvis du bestemmer deg for at det ikke er verdt å forfølge, eller du trenger input fra noen andre på den, henholdsvis.
Du kan også administrere oppgaven, for eksempel markere den fullstendig, tildele den og sende en statusrapport. Vi snakker mer om det snart. For nå, la oss kort sjekke ut hvordan du konfigurerer gjentatte oppgaver.
Arbeider med gjentatte oppgaver
Opprette en gjentakende oppgave er det samme som å opprette en gjentatt avtale eller gjentakende møte. Dialogen du ser når du klikker på "Recurrence" -knappen, vil nok se ganske kjent ut.
Så her er vår "snakk om jobb" -oppgave, gjentagende hver uke på onsdag, uten ende i sikte. Vær også oppmerksom på at selv om du ikke fullfører oppgaven når oppgaven gjenopprettes, vil en annen fortsatt bli generert.
Du kan overstyre dette ved å velge alternativet "regenerere ny oppgave", som i stedet for automatisk gjentakende på x dag, ikke vil gjenopprette oppgaven til den nåværende er merket fullført.
Tilordne en oppgave til noen andre
Vi har vår "snakk om jobb ting!" Oppgave alt satt opp, nå trenger vi bare å bonde det på noen andre! Klikk på "Tilordne oppgave" -knappen i Behandle oppgave-delen av båndet.
Dette åpner oppgaven som en e-post, som du deretter kan adressere til andre. I dette tilfellet skal vi bare tildele oppgaven å snakke om arbeidsprodukter til noen andre, så vi sender den til dem.
Hvis du vil skrive inn adressen i feltet Til du kan, eller du kan plukke det heldige navnet fra adresseboken. Har du ikke opprettet en adressebok? Les om hvordan du oppretter og administrerer kontakter, inkludert hvordan du importerer kontaktene dine fra Gmail, rett inn i Outlook.
Den mottakeren vil få en e-post med muligheten til å "Godta" eller "Avslå." Vi vil ikke gjøre sjefen opprørt, så vi vil bare fortsette og akseptere oppgaven. Dessuten er det aldri en dårlig ide å snakke om arbeidsprosesser!
Til slutt, hvis kreftene vil være kjent med fremdriften (eller mangel på det) på den oppgitte oppgaven din. Du kan sende dem en statusrapport.
Samlet sett er den gjennomsnittlige hjemme-Outlook-brukeren mer sannsynlig å bruke oppgaver som et middel til å få ærendgjorte eller tikkende oppgaver hjemme, men det er nyttig å kjenne hele spekteret av dine oppgaver. La oss gå videre til resten av hjemmebåndet og snakke om hva du kan gjøre for å styre oppgaven derfra.
Administrere oppgaver og sortering etter visning
I løpet av uken vil noen oppgaver bli gjort, og noen vil ikke. De som du fullfører, kan du markere som komplett og glemme. Men de som du ikke kommer til, må styres på en eller annen måte, eller du vil bare ha en stadig voksende liste over oppblåste oppgaver.
Det er noen måter å håndtere dem på. La oss se på det området av båndet og deretter vise deg hvordan du får mest ut av disse verktøyene.
Hvis du klikker på "Fjern fra liste" -knappen, merkes den som fullstendig og fjerner den fra listen. Hvis Outlook støter på et problem, for eksempel hvis oppgaven er gjentagende, eller hvis den er ufullstendig, vil den spørre deg hva du vil gjøre med det.
Du kan også jobbe direkte med oppgavene du ser på oppgavelisten. Sjekk ut følgende skjermdump for mer informasjon. Du ser at du bare kan klikke på flaggikonet for å markere det som fullført, eller du kan høyreklikke for å se dine oppfølgingsalternativer.
Du ser her i neste skjermbilde, at vår oppgave "sitter rundt å se fotball med føttene opp" skyldes i morgen, men vi har også merket det for oppfølging neste uke også. Opprette en oppfølgingsoppgave dupliserer i utgangspunktet det for den tiden som best passer deg for å muligens fullføre den. I dette tilfellet kan vi markere morgendagens oppgave som fullført eller fjerne den, men den dupliserte oppgaven vil fortsatt være på grunn neste uke.
Merk at du kan følge opp oppgaver fra ett av fem forhåndsinnstilte intervaller, eller du kan opprette en tilpasset oppfølging.
Endelig kan endring av visningen bidra til å skjære gjennom en stor del oppgaver. Hvis det ikke vises på båndet, kan du klikke på "Endre visning" -knappen, og du vil se disse alternativene.
Her er en enkel liste som kan se ut. Visningen diskriminerer ikke mellom tilstander for ferdigstillelse eller kategorier, eller noe annet. Den presenterer bare alle dine fortid, nåtid og fremtidige oppgaver i en enkel visning.
På den annen side, hvis vi sorterer vårt syn ved aktive oppgaver, ser vi at ting er innskrenket mye for oss.
Husk alltid å endre oppgavevisningen slik at du raskt kan sortere eller skjule dem for maksimal produktivitetspotensial!
Oppgaver Alternativer
Til slutt, la oss kunngjøre eller reacquaint oss selv med oppgavealternativer. Oppgavealternativene lar deg endre innstillinger og endre deres oppførsel og utseende. Du kan nå dem fra Fil-menyen, ved å klikke på "Valg -> Oppgaver".
Du kan angi alternativer for påminnelser på oppgaver med forfallsdato, forfalt og fullført oppgavefarger, arbeidstimer og andre enkle tilpasninger. Så nå, hvis du vil ha for sent oppgaver å være lyse blå eller du vil ha standard påminnelser på slutten av dagen istedenfor begynnelsen, kan du gjøre endringene her.
Som du kan fortelle, avslører Outlook seg for å være et veldig godt avrundet program, og vi har ikke engang snakket ennå om kalendere og notater enda! Vi håper du kan bruke Oppgaver til å revidere organisasjonsferdighetene dine et par hakk. De er veldig enkle å sette og tildele, og det er hyggelig å ha de påminnelsene og å se alle tingene på listen din, blir sakte sjekket av.
I mellomtiden er vi interessert i å høre fra deg. Har du et spørsmål eller en kommentar du vil legge igjen med oss? Slå inn på vårt diskusjonsforum og brann bort.
