Nybegynner Hvordan opprettholde, arkivere og sikkerhetskopiere dataene dine i Outlook 2013

I dag dekker vi de "kjedelige" Outlook-tingene. Vedlikehold og sikkerhet, som i vedlikehold og sikring av Outlook 2013-datafilen - full av alle viktige dataene dine - ved å sikkerhetskopiere og arkivere det.

Fra dette langt, hvis du har brukt Outlook til å komponere og sende e-post, og du har tatt deg tid til å importere G-postkontakter i adresseboken din, eller det faktum at du engang bruker en Outlook adressebok, betyr at du har mye data som trenger beskyttelse.

På samme måte har du også brukt mye tid og arbeid på å lage dine kalendere, legge til oppgaver og todo-lister, og kanskje til og med ha en mengde notater du vil lagre.

Alt dette koker ned til å sørge for at du i hvert fall av og til sikkerhetskopierer datafilen fordi noen av oss kan attestere, det er ganske frustrerende og deprimerende for å miste alle dataene dine og må starte over.

E-post kontrollpanel

For å begynne med, la oss raskt se på kontrollpanelet i Mail i Windows.

Som bildet viser, har du tilgang til tre viktige områder i Outlook-oppsettet. Når det er sagt, klikker du enten på "E-postkontoer ..." eller "Datafiler ..." -knappene i samme vindu, på de tilhørende fanene.

I følgende skjermbilde ser vi kategorien E-post, som lar deg ta handlinger på e-postkontoen din, for eksempel å reparere eller endre dem. Du kan også se hvor data lagres for hver konto.

Hvis du vil påvirke disse datafilene direkte, må du klikke på kategorien "Datafiler". Det er noen praktiske ting du kan gjøre her.

For eksempel kan du klikke på "Åpne filliste" -knappen for å se hvor datafilene dine er plassert. Dette er praktisk, fordi du vil vite hvor de er hvis du trenger å skanne og reparere dem (diskutert i neste avsnitt).

Det er en annen kul funksjon du kan bruke fra vinduet Kontoinnstillinger. Hvis datafilene dine har blitt store og tar opp tonn diskplass (noen mennesker samler gigabyte på gigabyte av gammel e-post), kan du komprimere det.

Klikk på "Innstillinger" -knappen på kategorien Datafiler, og klikk deretter på "Kompakt nå" for å redusere størrelsen på Outlook-datafilen.

E-postkontrolpanelet er en pålitelig måte å vedlikeholde datafiler og profiler på, men det er ikke den eneste måten, og Outlook-applikasjonen lar deg også administrere til postkassene dine. Vi viser deg disse kontrollene rett etter at vi demonstrerer hvordan du reparerer datafilene dine.

Kjører PST vedlikeholdsverktøyet

Hvis du ikke hadde lagt merke til nå, lagres Outlook-data i en .PST- eller .OST-fil, og det meste er ikke noe galt med det.

Dessverre, noen ganger blir dataene dine ødelagt, noe som ikke er det samme som å si at det er dårlig eller håpløst utover utvinning. Du trenger bare å kjøre det medfølgende verktøyet for innboksreparasjon. Innboks reparasjonsverktøyet eller "ScanPST" vil skanne og reparere din personlige mappefil, validere og korrigere eventuelle feil mens du sikkerhetskopierer din korrupte .PST- eller .OST-fil bare hvis noe går galt under gjenoppretting.

ScanPST-verktøyet finnes i Outlook-installasjonsmappen, vanligvis C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. Når du finner den, dobbeltklikker du på ScanPST-verktøyet for å starte det.

Første du må gjøre er å bla til hvor .PST eller .OST-filene er plassert. I følgende skjermbilde ser du hvor de befinner seg på datamaskinen vår. Vi velger en og klikker på "Åpne".

Hvis ScanPST-verktøyet finner feil, vil det informere deg så mye og tilby å reparere. Klikk på den riktige tittelen for å starte reparasjonen.

Når du er ferdig, vil ScanPST-verktøyet fortelle deg at Outlook-filen din har blitt reparert.

Du kan lukke verktøyet eller gjenta prosessen på andre datafiler etter behov.

Automatisk arkivering av dataene dine

La oss få ting opp med noen viktig informasjon om hvordan du best kan arkivere og sikkerhetskopiere dataene dine. Det første vi vil diskutere er AutoArchive-alternativene dine. For å begynne, klikk på "Fil" -fanen på båndet slik at du ser følgende skjermbilde.

Umiddelbart notat kan du velge hvilken konto du vil delta på (hvis aktuelt) ved å klikke på rullegardinmenyen over knappen Legg til konto.

La oss klikke på "Opprydningsverktøy" -knappen og deretter velge "Postkasseopprydding" fra alternativene. Nedenfor er de valgene du vil se. Alt her er dedikert til å trimme fettet fra innboksen din og arkivere gamle meldinger.

Ved å klikke på "AutoArchive" -knappen betyr at Outlook automatisk arkiverer e-postmapper som er konfigurert som sådan. For å angi autoarkivvalgene dine må du høyreklikke på en postmappe og velge kategorien "AutoArchive".

Her ser vi et typisk e-postmappe Egenskaper vindu. AutoArchive-fanen lar deg justere hvordan mappen automatisk arkiveres. Merk, i dette skjermbildet har vi mappen konfigurert til AutoArchive per egen plan og handlinger.

Du kan også tildele mappen til autoarchive i henhold til Outlooks generelle standard autoarkivinnstillinger. Hvis du angir mappen til standardinnstillinger, og deretter klikker du på «Standardarkivinnstillinger ...», vil du se følgende dialog (fordi de er "standard", uansett hvilke endringer du angir her, gjelder alle mapper som er konfigurert til standard autoarkiv).

Ikke glem, du kan også finne disse innstillingene ved å åpne alternativene og klikke på "Avansert" overskriften.

La oss gå videre nå for å arkivere dataene dine manuelt.

Arkivere data manuelt

Hvis du ikke vil bruke automatisk arkiv, eller du vil forenkle en arkiveringsprosedyre på egenhånd, kan du bare gå tilbake til opprydningsverktøyene som er funnet på skjermbildet Kontoinformasjon, og klikk og velg "Arkiv" for å åpne følgende dialog.

Enkelt nok, du vil bare velge mappen du vil arkivere, velg datoen for arkivelementene dine, og velg deretter en mappe hvor du vil at arkivet ditt skal lagres. Det er det, du er ferdig!

Sikkerhetskopiering og gjenoppretting av Outlook-datafilen

Sikkerhetskopiering av Outlook-datafilene dine er like enkelt som å kopiere .OST- eller .PST-filene til en annen harddisk, skytserver, tommelstasjon eller et annet lagringsmedium. Du husker hvordan du finner datafilene dine?

Åpne Mail-kontrollpanelet og klikk på "Data Files" -knappen. Klikk "Åpne filliste ...", og du kan deretter sikkerhetskopiere datafilene dine.

På en sidenotat kan du permanent flytte datafilene dine til en skyplassering, for eksempel en OneDrive- eller Dropbox-mappe, og dermed sikres dine Outlook-data alltid teknisk sikkerhetskopiert..

For å gjenopprette den sikkerhetskopierte datafilen, la oss gå tilbake til kategorien Fil og velge "Åpne Outlook-datafil."

I det følgende skjermbildet åpnes Filutforsker automatisk for arkivene våre, men du kan selvfølgelig bla til hvor datafilene dine befinner seg.

Velg filen du vil ha, og klikk "Åpne" slik at du får tilgang til dataene som er lagret i filen. Når du har gjenopprettet, kan du bla gjennom og vise elementer som du normalt ville.

Hvis du ikke lenger trenger tilgang til den sikkerhetskopierte datafilen, kan du bare høyreklikke på den øverste mappen og velge nært alternativ.

Sikkerhetskopiering og gjenoppretting av datafiler er i stor grad en manuell aktivitet, men hvis du konfigurerer mappene dine til automatisk arkivering, og de arkiveres til et sted som en skymemappe, har du noe sikkerhetsmoment der.

Den beste måten å sikre at du ikke mister data, er å rutinemessig sikkerhetskopiere datafilene dine i engros. Har du noe du vil legge til? Gi oss beskjed i vårt diskusjonsforum. Som alltid ser vi frem til din tilbakemelding.