Øk din e-postskrivningsproduktivitet med Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Words brevfusjon er et utmerket produktivitetsverktøy. Å vite hvordan du oppretter personlige emnelinjer og vedlegg som Word-funksjonen for brevfusjonen ikke støtter, kan være en livredder når du må skrive e-post i bulk.

I dagens artikkel lærer du hvordan du bruker Words 2010 Mail Merge Wizard, skriver personlige e-postpersoner og konfigurerer forskjellige vedlegg for hver av e-postmottakeren din..

Bilde av M! R

Opprette en distribusjonsliste

Word Mail Merge sparer oss fra den kjedelige oppgaven ved å legge inn e-postadressen til hver mottaker manuelt ved å la oss importere e-postadresser fra Outlook-kontakter, Excel eller Access-datakilder eller Word-datafiler.

Outlook-kontakt er det beste alternativet blant de tre, og hvis du ikke har brukt det, vil det nå være en god tid å oppdatere adresseboken til Outlook, og vi vil vise deg hvordan du gjør det. Du kan hoppe over neste seksjon og begynne å skrive brevfusjonen din, hvis du allerede vet hvordan du konfigurerer Outlook-kontakt, ellers vil de neste to seksjonene gi deg noen grunnleggende opplysninger om hvordan du konfigurerer Outlook-kontakten ved å importere din nettbaserte kontaktliste.

Oppsett e-postprofilen din

Konfigurering av Outlook-kontakt begynner med å opprette en e-postprofil som lagrer kontoens e-postadresse, passord, serverinformasjon og koblinger til andre data, for eksempel e-postmeldinger og adresser.

Du kan opprette noen profiler, hver skreddersydd til en bestemt e-postkonto.

Et riktig profilnavn lar deg identifisere e-postkontoen du knytter til e-postprofilen din.

Du har muligheten til å konfigurere e-postprofilen din ved hjelp av e-postadressen du mottok fra Internett-leverandøren din, eller din egen e-postkonto ved å velge det tredje alternativet.

Velg "Internet E-post" for å bruke en e-postleverandør som gir en POP-tjeneste - for eksempel GMail.

Hver Internett-e-postleverandør har forskjellig POP-konfigurasjon, pass på at du leser brukerhåndboken for å lære om POP-oppsettet.

Gratulerer! Hvis du ser denne skjermen, har du satt opp e-postprofilen din vellykket. Nå er vi klare til å sette opp Outlooks kontaktmappe.

Populere din kontaktmappe

Du kan legge inn distribusjonslisten manuelt i Outlook, eller importere andre nettbaserte adressebøker - for eksempel Gmail, Yahoo eller Hotmail adressebok. De fleste nettbaserte e-postleverandører tillater oss å eksportere våre adressebok til en Outlook-kompatibel datakilde. For eksempel gir Gmail oss muligheten til å eksportere våre kontakter til en Outlook-kompatibel CSV-fil.

Outlook-importfunksjonen støtter en rekke filtyper: csv, vcard, RSS, iCalendar og mange flere, noe som gjør det til et flott verktøy for å lage din liste over sammenslåingsdistribusjoner.

CSV-filen faller under kategorien "Annet program eller fil" i Outlook.

ACT-fil, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, PST-filer, er noen av programfiler som Outlook støtter - for oss valgte vi kommaseparerte verdier (Windows) filtype.

Finn nå CSV-filen som vi nettopp eksporterte fra Gmail-adresseboken.

Ut av alle disse mappene er kontaktmappen det beste alternativet for vår sammenslåingsformål.

Outlook trenger noen minutter til å importere kontakten din, avhengig av antall e-postadresser du importerer.

Vi bør kunne bruke denne kontaktmappen når Outlook har ferdig med å importere alle kontaktene dine, for mailfusjonen.

Videresalg av e-post

Begynn med et tomt dokument og åpne "Mailings" -båndet for å starte brevfusjonen.

Veiviseren er den beste måten for nybegynnere å komme i gang på deres første samleøvelse.

Velger Melding mottakerne

Veiviseren vil be oss om å velge dokumenttypen for sammenføyning av e-post, E-postmeldinger er den aktuelle dokumenttypen for dagens samleøvelse.

Vi kan begynne å skrive vår e-postmelding fra et tomt dokument, en mal eller et eksisterende dokument.

Velg vår Outlook-kontaktmappe som vår distribusjonsliste for postfusjon i trinn 3.

Vi har muligheten til å bruke noen av e-postprofilene som vi installerer i vårt system.

Kontakttellingen din skal være mer enn null hvis Outlook importerte Gmail-adressen din vellykket.

Velg personene du vil inkludere i e-postdistribusjonen ved å merke de aktuelle boksene.

Komponere e-postmeldingen

Begynn å skrive din e-postmelding og sett inn sammenføyningsfelt der du vil plassere personlige meldinger - for eksempel tittel eller etternavn på riktig sted på dokumentet ditt.

Hvert fusjon felt vil være innelukket i en dobbel chevron; De vil bli erstattet med kontaktkortinformasjonen din når du fullfører e-postfeltveiviseren.

Forhåndsvis e-postmeldingen din for å se hvordan Word behandler sammenføyningsfeltene ved å klikke på koblingen "Neste: Forhåndsvisning av e-postmeldinger".

Hvis du er fornøyd med forhåndsvisningen, klikker du på "Next: complete the merge" -linken, og Word vil sende den sammenslåtte e-posten til alle mottakerne dine med en felles emnelinje.

Tilpasse din emnelinje

Veiviseren bryter brevfusjonsprosessen inn i disse trinnene: Velg riktig dokumenttype og -mal, opprett en distribusjonsliste, evaluer forhåndsvisning av fusjoner og send ut e-post til alle mottakerne dine..

På dette punktet kan du merke to vanlige e-postskrivningsaktiviteter som veiviseren ikke støtter, skrive personlige emnelinjer og sette opp forskjellige vedlegg. Vi må bruke makro til å gjøre dem i brevfusjon, helst før vi fullfører veiviseren.

Når du har åpnet brevet, trykker du på "Alt + F11" og dobbeltklikker "ThisDocument" i vinduet som fungerer Word, for å åpne makroredigeringsprogrammet.

Lim inn denne makrokoden, skrevet av en ekspert makrokoder hutchinsfairy, inn i den tomme ruten og lagre den.

Dim WithEvents wdapp som applikasjon Dim EMAIL_SUBJECT som streng Dim FIRST_RECORD som boolsk
Privat Sub Document_Open () Sett wdapp = Søknad ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1 Slutt Sub Privat Sub Document_Close () Angi wdapp = Ingenting Slutt Sub Privat Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc som dokument, Avbryt som boolsk) Dim jeg som helhet Med ActiveDocument.MailMerge Hvis FIRST_RECORD = True Then EMAIL_SUBJECT = .MailSubject FIRST_RECORD = False Ellers .MailSubject = EMAIL_SUBJECT Slutt om i = .DataSource.DataFields.Count Gjør mens jeg> 0 .MailSubject = Erstatt (.MailSubject, "" .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 Loop Slutt med Slutt Sub Privat Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc som dokument, ByVal StartRecord så lenge, ByVal EndRecord så lenge, Avbryt som boolsk) FIRST_RECORD = True Slutt Sub Privat Sub wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc som dokument, ByVal DocResult som dokument) ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Slutt Sub

Gå tilbake til dokumentet ditt og klikk på "Next: complete the merge" -linken for å sende ut e-posten din.

Klikk på koblingen "Electronic Mail ..." for å sende ut meldingen.

Plasser de tilhørende fusjon feltene, omgitt av en chevron, inn i emnelinjen.

Makroen vil analysere sammenføyningsfeltet og erstatte det med mottakerens etternavn når Word sender dokumentet.

Feste forskjellige elementer til din e-post

Inntil dette punktet har vi lært hvordan du bruker e-postfeltveiviseren og hvordan du personliggjør emnefeltene - og for å fullføre dagens veiledning, viser vi deg en tredjeparts tillegg som gjør det mulig for oss å legge til en annen fil for hver e-post.

Last ned tillegget, pakk det opp, og du vil oppdage at tillegget kommer som Word Document-maler. Bruk "CreateEMailData Word 2007 Ver02", hvis du bruker Word 2007 eller 2010, og "CreateEMailData Word 2003 Ver02", hvis du bruker Word 2003.

Kopier den aktuelle dokumentmalen til mappen "% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP" der "% appdata%" er Microsoft-oppstartsmappen din - i tilfelle det er "C: \ Users \ zainul \ AppData \ Roaming".

Start på nytt ditt Word, etter at du har kopiert filen til Microsoft-oppstartsmappen, og du bør se to nye tillegg: Lag datafil og slå sammen til e-post, under "Mailing" -menyen.

Klargjør en datafil med en to-kolonne tabell - mottakerens e-postadresse i den venstre kolonnen, og den fullstendige banen til vedleggsfilen i høyre kolonne, og lagre den i samme mappe som e-postfusjonsdokumentet som MergeAttachmentsData. Vi må understreke at du må lagre filen som "MergeAttachmentsData", ellers vil tillegget ikke finne filen for å se etter vedlegg.

Gå tilbake til brevfusjonsdokumentet ditt og del dokumentene i individuelle filer.

Et nytt orddokumentvindu bør vises, og klikk på «Legg til til e-post» -tilpassings-knappen. Bare klikk på "Ok" -knappen på den gule dialogen, siden vi allerede har utarbeidet datafilen.

Sett et riktig emne for e-posten din, klikk OK, og Outlook sender e-posten din med vedlegget du angir i datafilen.

Word, med sine mange nyttige funksjoner, er virkelig et flott produktivitetsverktøy. Vi ser frem til å skrive flere Word-artikler til våre lesere. I mellomtiden, sjekk ut de andre Ord-artiklene på vår side.

Vi håper at du har lært hvordan du bruker Word-fusjonen fra dagens artikkel. Du er velkommen til å diskutere andre postfusjonstips med de andre medleserne i kommentarfeltet.