Opprett en rapport i MS Access 2003 ved hjelp av rapportveiviseren

Microsoft Access brukes i mange bedrifter til å lagre og få tilgang til informasjon. Du kan også lage en enkel rapport enkelt ved hjelp av rapportveiviseren.

Åpne din tilgangsdatabase, og klikk på Rapporter som ligger under Objekt-feltet på venstre side. Klikk på Ny knapp øverst på verktøylinjen for å starte en ny rapport.

I vinduet Ny rapport velger du Rapportveiviser og under det du velger fra rullegardinlisten, hvilken forespørsel eller tabell du vil samle data for å opprette rapporten. I dette tilfellet vil jeg lage en rapport om Tech_Companys kunder. Når du har valgt de riktige dataene, klikker du OK.

Denne neste delen av veiviseren lar deg velge de ulike feltene fra tabellen eller spørringen du valgte. Dette er flott når du bare vil opprette en rapport basert på bestemte data i et bord. Fremhev informasjonen i de tilgjengelige feltene og trykk på pilknappen for å flytte den inn i de valgte feltene. Her valgte jeg kundens fornavn, etternavn, by og telefonnummer. På dette punktet kan du velge Finish, men la oss bruke litt mer funksjonalitet av veiviseren, klikk på Neste.

I dette vinduet kan du velge å legge til gruppering i ulike deler av dataene dine. Fordi jeg viser en enkel rapport (flere veiledninger om tilpasset rapportskriving kommer snart), klikker du bare på Neste.

Her velger du hvilken rekkefølge dataene vil vises i rapporten. Dette er en tilpasning du må bestemme basert på hvordan du ønsker å presentere dataene. Her velger jeg å sortere etternavn for hver kunde i stigende rekkefølge.

Her velger du layoutet til rapporten. Igjen avhengig av hvordan du ønsker å presentere dataene, bestemmer du oppsettet. For denne rapporten velger jeg Layout = Tabell, Orientering = Portrett, og jeg synes vanligvis det er best å sørge for å merke av i boksen "Juster feltbredden slik at alle feltene passer på en side. Dette sikrer at alle relevante data er på hver side og ikke spredt på flere sider. Klikk på Neste.

Deretter velger du stilen eller utseendet til rapporten. Bruk igjen din beste kreative vurdering. For denne rapporten velger jeg fet. Klikk på Neste.

Du er nesten ferdig! Velg et navn for rapporten din. Hvis dette skal være en rapport du planlegger å lagre og kjøre fra tid til annen, sørg for og bruk en god navngivningskonvensjon, slik at du og andre databasebrukere lett kan finne rapporten og kjøre den. Etter at du har kalt rapporten, klikker du Finish.

Du vil nå se resultatene av rapporten du opprettet. Herfra kan du skrive ut rapporten, gå tilbake og lage designendringer, eller kanskje legge til flere tabeller eller felt. Hvis du er fornøyd med hvordan rapporten ser ut, lagre den så, og du vil da kunne trekke den opp når du trenger det.

Hvis du ikke er kjent med Access i det hele tatt, vil jeg anbefale å gå til veikartet for å få tilgang til 2003-opplæring.