Lag ett innholdsfortegnelse fra flere Word 2010-dokumenter

Skaper du et veldig langt dokument, men hater tanken på å håndtere Words hoveddokumentfunksjon? Hoveddokumentfunksjonen i Word har tidligere vært kjent for korrupte dokumenter.

Det er en vei rundt ved hjelp av et hoveddokument. Du kan beholde en egen fil for hver del av dokumentet og opprette et felles innholdsfortegnelse i en annen fil. Det krever litt manuell formatering, men det er ikke så vanskelig. For å gjøre dette må du bruke de innebygde overskriftstypene i Word i alle dine separate seksjonsdokumenter. For å forenkle prosessen anbefaler vi at du plasserer alle separate seksjonsfiler og innholdsfortegnelsesfilen i samme katalog.

Opprett et nytt Word-dokument for innholdsfortegnelsen, som angir i filnavnet som inneholder innholdsfortegnelsen.

Klikk på Sett inn-fanen på båndet. I tekstgruppen klikker du på Hurtige deler og velger Felt i rullegardinmenyen.

Dialogboksen Felt vises. I feltet Vennligst velg en felt, rull ned i feltet Feltnavn og velg RD, som står for Referansedokument.

I feltet Feltegenskaper angir du navnet på det første Word-dokumentet som skal inkluderes i innholdsfortegnelsen. Hvis Word-filen ikke er i samme katalog som innholdsfortegnelsesfilen, må du ta med hele banen til filen.

MERK: Her er det nyttig hvis du beholder alle Word-filene i innholdsfortegnelsen i samme katalog som innholdsfortegnelsen Word-fil.

Hvis Word-filen du inkluderer er i samme katalog som innholdsfortegnelsesfilen, merker du av banen er i forhold til gjeldende doc i feltet Feltalternativer.

Klikk på OK.

Hvis du ikke ser feltkoden i dokumentet, klikker du på Hjem-fanen og klikker på symbolet for symbolet for å vise skjult tekst.

Følg instruksjonene ovenfor for hvert Word-dokument du vil inkludere i innholdsfortegnelsen.

Vi ønsker å legge inn innholdsfortegnelsen i begynnelsen av dokumentet før feltkoder, så legg markøren før den første feltkoden og trykk Enter. Deretter klikker du på fanen Referanser på båndet og klikker Innholdsfortegnelse i Innholdsfortegnelsesgruppen. Velg en av alternativene for automatisk tabell.

Innholdsfortegnelsen er satt inn ved markøren. Hvis du bare ser en feltkode vist (ligner RD-kodene du har satt inn), legg markøren i feltkoden og trykk Alt + F9 for å se innholdsfortegnelsen.

Du vil legge merke til at alle sidene er nummerert "1." Hvert av våre dokumenter er bare en side og begynner med "1" som første side nummer. Det er her den manuelle tweaking kommer inn i spill. Du må endre startsiden for hvert av dokumentene som er inkludert i innholdsfortegnelsen.

MERK: Dette kan være tidkrevende hvis du har mange dokumenter. Hver gang du oppdaterer et dokument og personsøkingsendringene, må du oppdatere alle dokumentene etter at en for å starte med riktig sidetal.

Åpne det andre dokumentet som er inkludert i innholdsfortegnelsen. Hvis det ikke finnes noen sidetall i dokumentet, klikker du på Sett inn-fanen på båndet og klikker Sidenummer i Header & Footer-gruppen. Velg hvor du vil legge sidetallet fra rullegardinmenyen, og velg deretter stilen fra undermenyen.

Hvis du vil endre startsidenummeret, klikker du Sidetall igjen i header- og bunntekstgruppen og velger Formater sidetal i rullegardinmenyen.

I dialogboksen Sidetallformat skriver du inn startsidenummeret i boksen Start ved redigering. Når du legger inn en verdi i boksen, velges automatisk Start på radioknappen. Klikk på OK.

Gjenta trinnene ovenfor for å endre startsiden for hvert av dokumentene som er inkludert i innholdsfortegnelsen. Når alle dokumentene er oppdatert, åpner du innholdsfortegnelsen Word-fil igjen. Sett markøren Innholdsfortegnelse-feltet. Noen alternativer vises over innholdsfortegnelsen. Klikk Oppdater tabell.

Hvis du har lagt til flere overskrifter til noen av de medfølgende dokumentene, viser følgende dialogboks om du vil oppdatere bare sidetallene til hele tabellen, som inkluderer å legge til nye overskrifter og fjerne slettede overskrifter. Velg ønsket alternativ og klikk OK.

Sidetallene oppdateres for å gjenspeile endringene som er gjort i de separate dokumentene.

Dette er en kjedelig prosess hvis du har mange separate dokumenter som skal inkluderes i innholdsfortegnelsen, men det er en måte å unngå å bruke hoveddokumenter på. Denne løsningen er ikke perfekt, men det fungerer.