Klipp tilbake på tid brukt til å sende og motta e-post

Foto av H er for Hjem

E-post kan gjøre kommunikasjonen enklere, men det kan også tømme tiden din. Lær hvordan du behandler innkommende e-post og skriv utgående e-post for å spare tid.

Ifølge en undersøkelse fra 2005, avslørte medarbeidsintervjuer at tiden bortkastet på e-post, forårsaket et foretak med 10.000 ansatte for å miste anslagsvis 152 millioner dollar i lønn pr år.

E-post har tydeligvis dess ulemper. Uklare e-poster distrahere ansatte fra viktige arbeidsrelaterte oppgaver, skyskommunikasjonskanaler, og oppretter ofte ekstra arbeid. Unngå fallgruvene av e-post ved å følge forslagene nedenfor.

Hvordan innkommende e-post kan kaste bort tiden din

Bilde av Dvortygirl

Det er mange typer e-postmeldinger som kan kaste bort tiden din. De som:

Kan bli kuttet ned fra flere meldinger og kondensert til omfattende en
Ikke direkte knyttet til deg
Gjør forhold til deg, men ikke på en direkte måte, noe som gir deg usikkerhet om hvordan eller om du skal svare (og spiser oppetid)
Ikke led deg til å ta noe tiltak (som er uproduktivt)
Distrahere og / eller oppmuntre deg til å kaste bort tid på nettet
Er ikke egnet for e-postmeldingen og gir mer mening gjennom en dynamisk kommunikasjonskanal, for eksempel et forretningsmøte eller noe format som er mer egnet for innholdet (som et informasjonsrikt frittstående dokument)

Slik behandler du innkommende e-post effektivt

For å lese og behandle e-postmeldinger effektivt, må du fokusere på to ting - finne ut meldingen til e-postadressen (eller mangel på) og avgjøre hvilke tiltak som skal tas som svar.

Trinn 1: Figur ut meldingen (eller mangel på)

Når du leser en ny epost, ta så lite tid som mulig for å finne ut:

Om taleren adresserer deg direkte eller indirekte
Om taleren har fortalt deg hva de forventer av deg
Enten det er gjort på en klar måte
Om den generelle meldingen er relevant for deg
Om den generelle meldingen synes hensiktsmessig, gitt sammenheng med forholdet til avsenderen (eller mangel på, hvis de forsøker å starte et forretningsforhold for eksempel)

Dette vil hjelpe deg med å finne ut hva meldingen til e-posten er, og hvordan du vil svare. Det vil si hvis du har tenkt å svare i utgangspunktet.

Det er spesielt viktig å merke seg om høyttaleren gjør en eller flere ting som kan lokke deg til å kaste bort dyrebar tid, for eksempel:

Å være uklart om hva de prøver å si
Bruk språk på en forvirrende eller eufemistisk måte for å unngå å snakke konkret (f.eks. "Jeg tror vi må ha et hjerte til hjertet på et tidspunkt" versus "Kan du ringe meg denne uken, slik at vi kan snakke i telefon om noe viktig? “)
Rambling eller gå av emne
Inkludert informasjon som ikke er din virksomhet, upassende, støtende eller usammenhengende
Cc eller bcc'ing deg på meldinger som ikke er relevante for deg
Gjenta samme melding gjennom ulike e-postmeldinger, eller gjenta hva som allerede er dekket i tidligere kommunikasjoner enn e-post
Skriver om noe du allerede har diskutert og løst - på glemsom eller uforsiktig måte

I slike situasjoner må du være spesielt forsiktig med å reagere på en effektiv måte som minimerer hvor mye tid du bruker på kommunikasjonen. Fordi det er lett å la de ovennevnte tvetydige e-post scenariene tømme tid.

Trinn 2: Bestem hvilken handling du skal ta

Når du vet hva meldingen handler om, finne ut den mest produktive måten å svare på. Her er noen typiske svar:

Skift samtalen til et bedre kommunikasjonsmedium som telefon og konferansesamtaler
Å svare på et gjentakende spørsmål som blir spurt av flere personer - ikke via e-post - men gjennom et mer informasjonsrikt medium som kan deles, for eksempel en Google Doc
Ikke svare på meldinger som ikke gjør det klart hva høyttalerne forventer av deg (selv om det føles litt uhøflig)
Adresser uklare meldinger med direkte og korte konkrete spørsmål, for eksempel, "Når du vil ha rapporten fullført av?" Eller "Hvordan vil du at jeg skal bidra til dette prosjektet?"
Plukke opp telefonen og ringe personen når som helst drama eller kommunikasjonsbrudd begynner å skje - å tegne det ut via e-post vil bare ta lengre tid og kan intensivere konflikten

Trinn 3: Kom tilbake på oppgaven

Viktigst, etter at du svarer på en e-post (som kan bestå av ikke å svare og i stedet sletter meldingen), må du komme tilbake på oppgaven. Gå videre til neste e-post som venter i innboksen din, eller bytt ut utstyr og kom tilbake til å faktisk gjøre arbeid i stedet for å svare på andres ønsker.

Hvordan sender e-post kan kaste bort tiden din

Bilde av Adikos

I tillegg er det mange typer e-postmelding du sender som kan kaste bort tiden din. De som:

Strømmer ut unødvendig i flere meldinger, som hver tar tid og tenkt å skreddersy, i stedet for en helhetlig
Ikke direkte forhold til mottakeren, noe som er en sløsing med innsats fra din side
Er ikke klart nok, og trekker ut i lange e-postsamtaler og / eller misforståelser, eller ingen produktiv handling i det hele tatt (noe som betyr at du må bruke tid på å starte samtalen igjen senere)
Ikke rett mottakeren til å gjøre noe, noe som er uproduktivt
Distrahere og oppfordre mottakeren til å kaste bort tid på nettet - noe som betyr at det oppfordrer deg til det samme
Er ikke egnet for e-postformatet, men bedre kommunisert gjennom sanntidssamtaler eller gjennom et instruksjons- eller informasjonsrikt dokument som en manual, bloggartikkel, FAQ-side, bedriftsrapport eller PowerPoint-presentasjon

Hvordan sende e-post effektivt

For å skrive e-postmeldinger som ikke kaster bort tiden din i det lange løp (for ikke å nevne mottakerens tid), må du fokusere på fem ting: kommunisere en klar melding, og be om at mottakeren tar tiltak som kan gjøres ved hjelp av god struktur, redigering før du klikker send, og følger opp effektivt.

Trinn 1: Få klar på meldingen din

Før du selv utarbeider en e-post, må du få krystallklar på meldingen. Fastslå:

Hva du vil kommunisere
Hvorfor vil du kommunisere det
Hvilken handling du vil at mottakeren skal ta
Hvordan du best kan overtale dem til å ta en slik handling

Her er noen vanlige grunner til å sende e-post:

For å minne noen om en frist
Å gi noen skriftlige instruksjoner om en oppgave
Å stille et raskt spørsmål som kan besvares tilstrekkelig ved å skrive
Å svare på et raskt spørsmål som kan besvares tilstrekkelig ved å skrive
Å passere langs tidssensitiv informasjon
Å tilby tilgjengelige datoer for planlegging av et møte
Å følge opp etter et møte og vise takknemlighet

I alle disse eksemplene, bortsett fra den siste, vil du at mottakeren skal ta noe tiltak (selv om det bare svarer på deg).

Noen ganger virker handlingen ikke som en handling. Kanskje du vil:

Pass langs et tips for din medarbeider
La vennene dine vite at du landet sikkert på reisemålet ditt
Gi en kort oppdatering om hvordan du gjør på ditt nye reisemål og hvordan du kan nås i løpet av de neste ukene

I hver av disse situasjonene fortaler du ikke mottakeren om å ta en bestemt handling. Imidlertid er det underforstått at de ikke forventes å foreta noen tiltak, så lenge du gir e-posten riktig nedleggelse, eller i det minste ved å signere navnet ditt. De forstår at kommunikasjonen lett kan ende med e-posten din; at de ikke trenger å svare.

Trinn 2: Be om at mottakeren din tar tiltak

For å skrive effektive e-postmeldinger som sparer deg tid, må du gjøre dem tiltakbare. Og du må sørge for at mottakeren er klar på hvilken handling som forventes av dem.

Hvis du ikke tar sikte på dette, men prøver å stave ut livshistorien din eller forklare hvorfor du holder deg for den neste iPhone-modellen i stedet for å få den nyeste, kan du glemme å spare tid fordi pennevalsskriften tar en mye tanke og tid.

Fokuser på følgende når du gjør e-post tiltak:

Angi frister
Utarbeide beredskapsplaner
Tilbyr mulige alternativer for det neste handlingsforløpet (for eksempel ganger du er tilgjengelig for et personlig møte, steder du er tilgjengelige for å møte på)
Å gi en mening når du blir bedt om en
Lag en forespørsel som er egnet for skriving og er faktisk mer praktisk å bruke en annen kommunikasjonsmåte
Gir et sett med retninger for en oppgave som mottakeren har avtalt å gjennomføre

Vær proaktiv og selvsikker når du skisserer handlingstiltak. Unngå å stille spørsmål som er åpne, med mindre det ikke er noe annet valg. Fordi åpne spørsmål er motsatt av handlingsbart innhold.

Her er noen eksempler:

I stedet for å spørre mottakeren om å gi deg sin tidsplan (og kaste bort en e-post i prosessen) - start med å sende dem dine tilgjengelige møttider.
I stedet for å spørre mottakeren hva de tenker på en bestemt forretningsbeslutning, skissere den potensielle avgjørelsen og be om å få tilbakemelding om konstruksjon; På den måten trenger de ikke å komme opp med noe på egen hånd og vil i stedet ha noe å jobbe med

Du beholder e-postgjenkjenning ved å gi klare instruksjoner til leseren og holde innholdet tiltak i stedet for åpent.

Viktigst av alt, må du sørge for at uansett hva du forventer av leseren din, blir tydelig formidlet. Ikke anta at de vet at du vil sette opp et møte denne uken, bare tilby deg de tilgjengelige tider. Ikke anta at de vet hvilken jobboppgave ditt sett med instruksjoner gjelder for. Gi det ut uttrykkelig og vennligst gi dem beskjed om hva du vil at de skal gjøre.

Trinn 3: Opprett god struktur

En du har din melding klart definert og du har gjort det tiltak, det er på tide å organisere det på en slik måte å formidle klarheten og dine handlinger.

avsnitt: En generell regel å følge er å holde avsnittene under fem setninger. Det er ikke bare vanskelig å fokusere på lange avsnitt mens weblesning, men klumpete avsnitt gir mottakerens mulighet til å miste fokus og kanskje savne på de viktigste punktene. Dette fører da til slurvete eller overflødige svar, som skyver kommunikasjonskanalen.

setninger: Bruk den aktive stemmen når du skriver setninger. Hold setninger kort og til poenget. Unngå å gå av på tangenter eller unødig forklare din tankegang eller følelser om ting. I stedet hold deg til fakta og hvilken handling du ber om at mottakeren tar.

ord: Prøv å ikke bruke store ord eller slang, med mindre du vet at publikum vil forstå dem. Unngå vitser og kulturelle referanser som kan bli misforstått, fordi alt som lett kan tolkes, er en potensiell hindring for effektiv kommunikasjon.

Unngå ekstra ord og kvalifiserende setninger. "Gitt den nåværende situasjonen der dette skjer, tror jeg at det kan være klokt å ..." er en kvalifiserende setning som ikke bare slår bort ord og tid, men distraherer fra den virkelige meldingen. I stedet oppgir du bare din anbefaling uten å kvalifisere det.

Et annet eksempel: "Jeg lurte på om jeg kunne spørre deg ..." Kutt denne setningen ut og bare spør spørsmålet. Det vil også øke tilliten din, fordi du ikke ubevisst søker tillatelse til å kommunisere proaktivt.

Tegnsetting: Hold tegnsetting enkelt. Kvalifiserende ord og setninger er bare effektive når de brukes til å etablere høflighet ved å starte kommunikasjon med noen du vil ha et forretningsforhold eller personlig forhold til. I slike tilfeller vil du ikke nødvendigvis være til kommende, men bruk noen høflige uttrykk for å vise respekt for sin tid.

Minimere komma bruk - dette hjelper deg naturlig å holde setninger kort. Unngå lat tekst-inspirert snakk, med overdreven bruk av punkt-punkt-punkter og påfølgende kommater. Sett i stedet setningene dine med riktig engelsk og bruk sammentrekninger når det er fornuftig, fordi de gjør lesestrømmen bedre.

I tillegg bør du vurdere punkteringslister med punktpunkter, og bruke en linje med bindestreker for å bryte opp store seksjoner (som kan inkludere ett eller flere avsnitt).

Bullet-punkter og seksjonsbrudd øker nettlesbarheten, samt hjelper deg med å organisere meldingen din tydeligere.

Trinn 4: Rediger før sending

Før du sender en e-post, ta 1-2 minutter for å lese det høyt. Dette vil hjelpe deg med å ta feil eller legge merke til vanskelige deler som du ikke normalt ville si i person. Strip bort de ekstra ordene og forenkle tegnsetting. Bullet out lister og kutte ned på avsnittene dine.

Når du kan svare på følgende spørsmål med "ja", så er du klar til å trykke "send":

Er meldingen klar?
Er forventningene handlinger og tydelig angitt?
Kommer mottakeren min til å kunne motta meldingen min? Suksess betyr at de vet hva svaret er forventet av dem.
Hvis rollene ble reversert, ville jeg kunne motta denne meldingen med hell?

Trinn 5: Oppfølg Effektivt

I tillegg være proaktiv i å følge opp med e-postene dine. Hvis noen ikke svarer på en direkte forespørsel, ikke kast bort tiden, lurer på hva som skjedde. I stedet, send en høflig, men direkte oppfølgings-epost for å sjekke inn med dem. Påfør prinsippene som er nevnt ovenfor. Og kast bort ikke for mye tid på å prøve å få svar; Hvis mottakeren ikke kommuniserer med deg, vet når du skal gå videre eller nærme dem i stedet i stedet.

Bruk e-post for å spare tid

E-post kan spare deg mye tid hvis du vet hvordan du bruker den effektivt. Og dette gjelder både å sende og motta meldinger.

E-post er best brukt til å levere handlinger som er tilstrekkelig kommunisert via skriving. Hvis du utnytter fordelene med e-post og unngår de mange tidsavbruddne fallgruvene, fungerer den som et kraftig verktøy.