Slik formaterer du automatisk et eksisterende dokument i Word 2013

Word har en praktisk funksjon som automatisk formaterer hva du skriver, mens du skriver det. Dette inkluderer endring av sitater til Smart Quotes, automatisk oppretting av punktliste og nummererte lister og oppretting av hyperkoblinger fra webadresser. Men hva om du har et eksisterende dokument du vil formatere automatisk?

AutoFormat-funksjonen i Word fungerer ikke bare på tekst mens du skriver den, men den er også tilgjengelig på forespørsel for å formatere et helt eksisterende dokument. Dette er nyttig hvis du får et dokument fra noen andre som trenger mange små formateringsoppslag. Legg merke til i bildet ovenfor at web- og e-postadressene ikke er formatert som hyperkoblinger, og listen over to elementer er ikke formatert som en nummerert liste. Vi viser deg hvordan du konfigurerer Word, slik at du enkelt kan endre formatering i et helt dokument med noen få klikk.

Words AutoFormat-verktøy er ikke tilgjengelig på noen av båndfanene. Derfor må vi legge den til på "Hurtig tilgangsverktøylinje" for å bruke den. Klikk på nedpilen på høyre side av "Hurtig tilgangsverktøylinje" og velg "Flere kommandoer" fra rullegardinmenyen.

Skjermbildet "Hurtig tilgangsverktøylinje" vises i dialogboksen "Ordalternativer". Velg "Kommandoer ikke i båndet" fra "Velg kommandoer fra" -rullegardinlisten.

Rull ned i listen under "Velg kommandoer fra" -rullegardinlisten til du finner AutoFormat-kommandoene. Velg "AutoFormat ..." og klikk "Legg til".

MERK: Kommandoen "AutoFormat ..." er den som bringer opp "AutoFormat" -dialogboksen, slik at du kan endre innstillinger før du bruker automatisk formatering i dokumentet. Du kan også legge til kommandoen "AutoFormat nå" hvis du vet at innstillingene er slik du liker dem, og du vil bare bruke den automatiske formatering umiddelbart. For dette eksempelet vil vi få tilgang til dialogboksen "AutoFormat" fra "Hurtig tilgang-verktøylinjen."

Kommandoen "AutoFormat ..." legges til i listen til høyre i dialogboksen. Bruk pilknappene til høyre for listen til å flytte kommandoen "AutoFormat ..." til et annet sted på "Hurtig tilgangsverktøylinje."

Klikk "OK" på verktøylinjen "Word Options" for å lukke den.

Nå er AutoFormat-funksjonen tilgjengelig på "Hurtig tilgang-verktøylinjen." Klikk på "AutoFormat Dialog" -knappen på verktøylinjen.

Dialogboksen "AutoFormat" vises. Du kan velge å formatere alt automatisk i dokumentet på en gang ("AutoFormat nå") eller for å se gjennom hver endring når Word møter dem ("AutoFormat og gjennomgå hver endring")..

Du kan også spesifisere typen dokument ("Generelt dokument", "Letter" eller "Email") for å gjøre det lettere for Word å bruke den automatiske formateringsprosessen nøyaktig.

Det er flere alternativer du kan angi for å fastslå hvilket Word som endres når det automatisk formaterer dokumentet. Klikk på "Valg ..." for å få tilgang til disse innstillingene.

"AutoFormat" -fanen i dialogboksen "Automatisk korrigering" vises. Velg elementene du vil at Word skal formatere automatisk. Klikk på "OK".

Du blir returnert til dialogboksen "AutoFormat". Klikk "OK" for å starte automatisk formatering.

Legg merke til, i vårt eksempel, at nett- og e-postlenkene nå er formaterte hyperkoblinger, og listen ble en formatert nummerert liste.

Legg merke til at det er svært lite sannsynlig at AutoFormat-funksjonen vil fange alle formateringsendringene som trengs i dokumentet. Hvert dokument er annerledes, og du bør gjennomgå dokumentet etter å ha brukt den automatiske formatering for å se om det finnes andre formateringsendringer du må søke manuelt.