Slik velger du hvor mye du vil sende Outlook-nedlastinger til datamaskinen

Du kan kanskje tro at Outlook vil vise all e-posten din (tross alt, hvorfor ikke det), men som standard holder Outlook-klienten det siste året med e-post på datamaskinen din. Alle postene dine eksisterer fortsatt på Microsoft Exchange-serveren, men det er ikke synlig på Outlook. Her er hvorfor Microsoft angir dette som standard og hvordan du endrer det hvis du vil.

Merk: Følgende informasjon dekker alle versjoner av Outlook fra 2013-2019, inkludert Outlook 365. Den gjelder bare hvis du kobler til en Microsoft Exchange-server, og det inkluderer om du kobler deg til Hotmail eller Outlook.com. Hvis du kobler til en annen tjeneste, som Gmail eller en personlig e-postserver, kan du konfigurere disse alternativene, men Outlook vil ignorere dem.

Hvorfor viser ikke Outlook hele mailen min?

Når du installerer Microsoft Office, kontrollerer den diskstørrelsen for å sikre at du har nok plass til å installere alle programmene. Den bruker også den sjekken til å angi en parameter i Outlook som bestemmer hvor mye e-post vil bli lastet ned til din lokale maskin, basert på følgende diskstørrelser:

Mindre enn eller lik 32 GB: Outlook beholder en måned med e-post på systemet ditt.
Mellom 32 og 64 GB (ikke inkluderende): Outlook beholder tre måneder med e-post.
Likt til eller høyere enn 64 GB: Outlook beholder 12 måneder med e-post.

Microsoft gjør dette fordi e-posten tar opp plass på harddisken din, og hvis du bare har en liten harddisk, vil du sannsynligvis ikke ha mye av det tatt opp med noen store filer noen sendte deg for to år siden. Outlook laster fortsatt ned alle dine kalenderavtaler, kontakter, oppgaver og alt annet. Denne grensen påvirker bare din e-post (og dine RSS-feeder).

Hvis e-postkontoen din bruker en Microsoft Exchange-server (som Hotmail, Microsoft Live, O365 eller mange e-postsystemer), bestemmer denne parameteren hvor mye e-post er lastet ned til datamaskinen. Hvis du bruker en annen postleverandør, for eksempel Google eller Yahoo, ignorerer Outlook denne parameteren og laster ned all e-post.

Hvor er Min post og hvordan får jeg tilgang til den?

Den gode nyheten er at posten din ikke har gått overalt; det er fortsatt på e-postserveren din. (Hvis du ikke er sikker på hva en e-postserver er, er det korte svaret at det er en kraftig datamaskin med en stor harddisk der e-postleverandøren lagrer all e-post. Vi har skrevet et lengre svar, noe som er verdt å lese .) Du kan når som helst få tilgang til e-posten din (så lenge du har tilgang til Internett) enten via Outlook eller, avhengig av din versjon av Outlook, via et webgrensesnitt.

For å se e-posten din i Outlook, bla ned til bunnen av mappen. Hvis det er flere e-poster på e-postserveren, ser du en melding som forteller deg det.

Hit "Klikk her for å vise mer på Microsoft Exchange," og Outlook vil laste ned resten din e-post til datamaskinen din. Pass på at du har tilstrekkelig diskplass til å laste ned dem alle!

Hvis du har Office 365, kan du også få tilgang til e-postene dine via Outlook-webappen. Fordi webappen egentlig bare er et vindu inn i Exchange Server, vil det vise deg alle e-postene dine. Hvis du bruker Outlook på jobben, bør IT-støtten folk hjelpe deg med å få tilgang til Outlook-nettappsappen. Hvis du er hjemme, gå over til Office.com og logg inn der. Du kan få tilgang til Outlook- og andre webapper som du har tilgang til - når du er logget inn.

Kan jeg endre standardverdien?

Ja det kan du. I Outlook går du til Arkiv> Kontoinnstillinger og velger deretter "Kontoinnstillinger" fra rullegardinmenyen.

I kontobeskrivelsesvinduet velger du kontoen du vil endre standard til (du har sannsynligvis bare en konto) og klikker deretter på "Endre" -knappen.

I vinduet Endre konto som åpnes, ser du at "Bruk bufret utvekslingsmodus" er aktivert. Du må la dette være aktivert, ellers vil ingen e-post bli lastet ned til datamaskinen din. Flytt glideren "Mail to keep offline" til ønsket periode.

Alternativene er:

Tre dager
En uke
Tre uker
En måned
Tre måneder
Seks måneder
Ett år
To år
Fem år
Alle

Merk: Alternativene for tre dager, en uke og to uker er ikke tilgjengelige i Office 2013, men de er i nyere versjoner.

Velg "Alt" hvis du vil at Outlook skal laste ned all mailen din til datamaskinen, eller velg hvilken verdi som helst for deg. (Hvis du ikke kan endre skyvekontrollen, kan administratoren din ha satt denne verdien bevisst og stoppet deg fra å endre den.)

Når du har valgt ditt valg, klikk "Neste" og Outlook advarer deg om at den må starte på nytt.

Klikk "OK", lukk vinduet Kontoinnstillinger, og start deretter Outlook på nytt. Avhengig av hvor mange e-poster den skal laste ned, kan det hende at Outlook tar litt tid å oppdatere hver mappe. Du får se en melding nederst i Outlook når den laster ned e-post til hver mappe.

Og det er det; du er ferdig. Outlook vil nå laste ned all mailen din (eller hvor mye du valgte) fra nå av.