Hvordan lage og sende e-post i Outlook 2013
Outlook er ganske synonymt med e-post. Derfor, utover alle de andre funksjonene, vil du sørge for at du vet hvordan du bruker den med e-post så effektivt som mulig.
Vi har dekket å bruke aspekter av Outlook for en stund, og grizzled Office-veteraner vil allerede vite alt dette, men nye brukere, som de som trenger å vite hvordan du bruker Outlook i en kontormiljø, må kanskje vite hvordan du bruker Outlook på en daglig basis. Når det er sagt, er det et mangfoldig og modent e-postprogram som Windows-brukere burde ha i verktøykassen.
Siden det er så mye å lære, har vi liten tid til å miste, så la oss begynne med en gang med hvordan du skriver og sender meldinger, samt en oversikt over alle alternativene du kan tilpasse for å gjøre Outlook til en mer nyttig og hyggelig opplevelse..
Raskt komponere og sende en melding
Hvis du vil eller trenger å forstå det aller grunnleggende i Outlook, har vi skrevet en praktisk nybegynnerguide til det. Vi anbefaler at du leser det hvis Outlook er helt nytt for deg.
Ellers kan du i Outlook-innboksen klikke på knappen "Ny e-post" eller bruke "CTRL + N".
Det resulterende nye meldingsvinduet skal være ganske grei. Hvis du noen gang har brukt Microsoft Word eller lignende tekstredigeringsprogram, vil de grunnleggende tekstfunksjonene uten tvil være kjent med deg.
På dette tidspunktet vil du spesifisere hvem du sender meldingen til, skrive meldingen din, og klikk på "Send" -knappen. Det er alt bra og bra hvis du bare komponerer en engangsmelding, og så er du ferdig med det, men det er mer til det enn det.
En kontaktoppdatering
Når du skriver en ny e-post, er det første du sannsynligvis vil gjøre, å skrive inn mottakeren eller mottakeren. Du kan gjøre dette ved å bare skrive inn e-postadressen din eller du kan klikke "Til ..." og velge navn fra adresseboken din.
Husk at hvis du raskt vil velge to eller flere adresser samtidig, holder du CTRL og klikker på hvert navn du vil velge, og deretter velger du adresseringsalternativene: Til og Cc (eller Bcc). Når du har valgt alle mottakerne dine, klikker du på "OK".
Hvis du ikke allerede har en adressebok, har vi dekket deg. Du kan importere kontaktene dine til Outlook fra Gmail eller tilsvarende e-posttjeneste.
Endre svaradressen til adressen
La oss si at du har mer enn én e-postkonto knyttet til Outlook. Hvordan sender du e-post fra dine andre kontoer?
Du vil merke at på "Fra" -knappen er det en liten pil. Klikk den knappen, og du vil se de andre kontoene dine i en rullegardinliste, slik at du kan velge en annen e-postkonto.
Alternativt kan du bruke en e-postkonto som ikke er knyttet til Outlook, for eksempel hvis du bruker en andres datamaskin eller bruker datamaskinen på jobb, og du vil sende svar til din personlige konto.
Hvis du gjør dette, hold et par ting i bakhodet. Først vil uansett melding du sender bli kopiert til mappen Sendt post, så send ikke noe personlig, med mindre du har tenkt å slette den og tømme papirkurven. Også, hvis du sender en melding fra arbeidet ditt, vil de trolig lagre det på deres e-postserver.
Signaturer og stasjonære
Du kan allerede være kjent med begrepet signaturer, eller du kan selv bruke dem selv. I utgangspunktet er signaturer spesielle pre-sammensatte biter av tekst du kan legge til hver melding. Dette kan være dine kontaktdetaljer, viktig informasjon om et produkt eller arrangement du markedsfører, eller bare et dyptgående tilbud du virkelig liker.
I dette eksemplet skal vi legge ved en signatur som beskriver fremtidige ferieplaner. Vi fester denne signaturen til alle e-postmeldinger som kommer fra vår arbeidskonto, men ikke til svar og fremover.
Herfra, til du fjerner signaturen ved hjelp av disse innstillingene, vises varselsvarsel hver gang du skriver en ny e-postmelding.
stasjonær?
Signaturer er lett nok til å finne ut, men hva med stasjonær? Så lenge det er der, la oss gå videre og diskutere det. Som for eksempel med signaturer, har du sannsynligvis sett e-post stillestående i en eller annen form, men i utgangspunktet virker det slik: Siden du sender e-post som HTML, kan du bare tildele bakgrunner, forskjellige skrifttypestiler og farger til din meldinger.
Du ser her hvordan dette virker. Vi valgte temaet "Bears" fra listen, noe som gir oss en bakgrunn med bamser som pryder det.
Selvfølgelig, hvis du er på jobb, vil du kanskje avstå fra meldinger med bamser og slikt, men hvis du vil at meldingene dine virkelig skal skille seg ut, kan du bruke den stasjonære funksjonen for å skape noen virkelig attraktive resultater.
Svare på og videresende meldinger
Å svare på og videresende meldinger er enkelt, og du har sikkert allerede lagt merke til svarverktøyene på båndet.
Du ser svaret, svarer alle (bruk med forsiktighet), og videresend alternativer, som er ganske selvforklarende, men hva med de andre alternativene?
Hvis du klikker på "Møte", kan du be om et møte når du svarer; sjekk ut alle alternativene du får når du gjør dette.
Vi kommer til å dekke møter nærmere i en kommende artikkel der vi skal diskutere Outlooks kalendere.
Angi svar og videresendingsalternativer
La oss pope opp svaret og fremoveralternativene for en rask titt. Det er flere måter du kan endre hvordan originale meldinger ser ut når du svarer eller videresender, eller om det er inkludert som et vedlegg, eller slet ikke.
Du kan også angi hvordan svar og fremover åpnes, og om kommentarene dine er prefaced med navnet ditt.
Resten av Outlook Mail Options
Det er mange andre ting som skjer i Mail-alternativene, så før vi forlater deg i dag, vil vi bruke litt tid på å snakke om dem.
Her er noen grunnleggende ting som redigeringsalternativer for å endre hvordan du skriver meldinger, stavekontroll og autokorrigeringsalternativer, og signatur og stasjonære alternativer, som vi allerede berørt.
Mange av disse alternativene åpnes for delalternativer. Hvis du for eksempel klikker på "Redigeringsalternativer ...", vil du oppdage en hel rekke flere avkrysningsbokser (fordelt på to kategorier, Proofing og Advanced) for å vasse gjennom.
Ruller ned, det er meldings ankomstalternativer for å velge hvordan Outlook varsler deg når meldinger kommer i innboksen din.
I tillegg til hvordan Outlook merker elementer som lest når du bruker leseruten.
Du kan bestemme hvor ofte meldinger automatisk lagres, hvor de er lagret, og så videre.
Når du sender meldinger hva skjer? Med alternativene "Send meldinger" velger du standard viktighet og følsomhetsnivåer, automatisk navnekontroll og ganske mange andre, men tydelige tweaks du kan gjøre med brukeropplevelsen din..
Hvis du er interessert i å spore meldinger, er det måter å gjøre justeringer til det også. For eksempel er det her du kan slå på leserkvitteringer, som sender deg et varsel når noen leser din epost.
Til slutt finner vi noen alternativer for å endre meldingsformatet, som du kanskje ikke vil bruke.
De andre alternativene har noen nyttige funksjoner, for eksempel å vise limealternativer (muligens irriterende) og om å vise neste og forrige koblinger i meldingshoder når de leser gjennom flere meldinger i innboksen din (sannsynligvis nyttig).
Det er også muligheter for å konfigurere hvordan programmet utfører samtalen opprydding, men vi vil dekke det og andre aspekter ved å administrere Outlook-post i en kommende artikkel.
E-post er en integrert del av Outlook, det er lite rart at det er mange måter å konfigurere det på. Unødvendig å si, som du lærer å bruke Outlook, finner du deg selv tilbake til alternativene til og med for å endre visse aspekter av hvordan e-post formateres og oppfører seg.
Vi er ikke ferdige med å utforske Outlook, men vi har fortsatt mye å vise deg, for eksempel måten du håndterer på å sende og motta vedlegg, kalender, oppgaver og mye, mye mer. For tiden vil vi likevel høre mer fra deg, så vær så snill å gi oss et raskt notat i vårt diskusjonsforum.
