Slik oppretter du en nedtrekksliste i Google Sheets

Hvis du jobber med andre på en delt Google Sheets-fil, kan noen ganger legge inn uventede data eller noe som bryter en formel. En måte å sikre at alle går inn i dataene du vil, er å gi dem det i en rullegardinliste.

Slik lager du en nedtrekksliste

En rullegardinliste er en fin måte å sikre at dataene som kommer inn i skjemaet, programmet eller regnearket, er akkurat det du forventer. Det gir også en mye raskere måte for folk å legge inn dataene, siden de velger fra en forhåndskonfigurert liste du oppgir.

Det første du må gjøre er å åpne Google Sheets-filen din og velg cellen (e) som du vil bruke en rullegardinliste for.

Deretter åpner du "Data" -menyen og velger "Data Validation" -kommandoen.

Fra rullegardinmenyen Kriterier velger du enten "Liste fra et område" eller "Liste over elementer".

• Liste fra et område: En liste over verdier som er valgt fra andre celler i samme eller et annet ark. Hvis du for eksempel vil bruke verdiene i cellene B1-B9 på ark 2, skriver du inn Ark2 B1: B9 for å få dataene som finnes i dem, vises i rullegardinlisten, eller ved å velge noen av cellene fra arket ditt direkte.
• Liste over elementer: En liste over forhåndsbestemte dataposter. Dette kan enten være tekst eller tall, og du skriver inn hver verdi selv, skiller dem med kommaer (og ikke mellomrom). Dette alternativet tillater ikke at du setter inn data direkte fra andre celler.

Her bruker vi alternativet "List of Items" og gir flere numeriske valg.

Når du har lagt inn dataene du vil vises på en rullegardinliste, må du kontrollere at du har "Vis nedtrekksliste i celle" -alternativet, eller ellers vil verdiene ikke vises i de valgte cellene.

Du kan også velge hva som skjer når noen prøver å legge inn en verdi som ikke er på listen. Alternativet "Vis advarsel" lar dem angi de ugyldige dataene, men markerer den i arket (vi ser på hvordan det er litt). Alternativet "Avvis Input" forhindrer at de skriver inn noe som ikke er på listen.

Og til slutt kan du aktivere alternativet "Vis validering hjelpe tekst" for å gi folk noen indikasjon på hva de kan velge i cellene. Etter å ha valgt alternativet, skriv inn de instruksjonene du vil ha.

Gå videre og klikk "Lagre" når du er ferdig.

Slik bruker du din nye nedtrekksliste

Når du er ferdig, kan alle som bruker arket, klikke på rullegardinpilen i disse cellene og velge en verdi fra listen.

Hvis du valgte alternativet "Show validation help text", vises den teksten når noen velger en av de validerte cellene.

Hvis noen legger inn en verdi som ikke samsvarer med noe på listen, og du har alternativet "Vis advarsel" slått på, blir de ugyldige dataene merket i cellen.

Hovering musen over det viser hvorfor det er merket.

Hvis du i stedet har alternativet "Avvis innsending" valgt, vil folk få en advarsel som denne når de prøver å skrive inn noe som ikke er på listen din.

Hvis du trenger å fjerne eller endre noen av elementene fra rullegardinlisten, går du tilbake til Data> Data Validation for å redigere elementer fra listene du har opprettet. Hvis du fjerner listen helt, er det like enkelt som å klikke på "Fjern validering" -knappen nederst.