Slik delegerer du Outlook-kontoen din til noen
Det er vanlig nok å dele kalenderen din i Outlook, og i mange bedrifter er alle Outlook-kalendere som standard synlige for hele kontoret. Men du kan gi noen et mye høyere nivå av synlighet og kontroll ved å delegere kontoen din slik at de kan opprette og svare på møter og e-postmeldinger for deg. La oss se hvordan det fungerer.
Hvis du vil delegere postkassen til noen, klikker du Fil> Kontoinnstillinger og klikker deretter på kommandoen "Delegate Access".
Dette åpner Delegates-vinduet, som blir tom første gang du åpner det. Klikk på "Legg til" -knappen for å konfigurere en delegat.
Dette åpner den globale adresselisten (listen over alle personene i firmaet ditt), slik at du kan velge en delegat. (Du kan ikke delegere kontoen din til noen utenfor e-postdomenet ditt, noe som betyr at hvis e-postadressen din er [email protected], kan du bare delegere postkassen til noen med en e-postadresse som slutter "@ mycompany.com. “)
Velg personen du delegerer til, og klikk deretter "OK" for å åpne de delegerte tillatelsene.
Standardrettighetene gir delegatets redaktør rettigheter til kalender- og oppgavelisten, men ikke tillat dem tilgang til innboksen, kontaktene eller notatene dine. Du kan imidlertid endre standardtillatelsen for noen av disse kategoriene. Alternativene er:
- Ingen: Delegaten har ingen tilgang.
- Anmelder: Delegaten kan lese elementer, men ikke redigere dem.
- Forfatter: Delegaten kan lese og lage elementer, og endre og slette elementer som de lager (for eksempel møteforespørsler eller oppgaver).
- Redaktør: Delegasjonen kan gjøre alt som en forfatter kan gjøre, og kan også endre og slette elementene du har opprettet.
Hvis du bare vil at din delegat skal administrere kalenderen din (og oppgaver som kan tilordnes andre), vil standardrettighetene fungere fint. Delegatet mottar kopier av møterelaterte meldinger sendt til meg. Alternativet er slått på, så delegenten trenger ikke tilgang til innboksen din. Møteforespørsler og svar sendes automatisk til dem når dette er slått på.
Din delegat vil ikke se noen møter eller avtaler du har opprettet og merket som privat; de vil bare se at det er en privat avtale. Hvis du vil at de skal se (og redigere) dine private avtaler, slår du på alternativet "Delegat kan se mine private elementer".
Endelig er det vanligvis en god ide å slå på "Send automatisk en melding til å delegere oppsummering av disse tillatelsene", slik at delegaten vet at de har tillatelse til å få tilgang til postkassen din.
Klikk på OK for å gå tilbake til Delegates-panelet. De tre alternativene nederst som ble nedtonet før du la til en delegat, er nå tilgjengelige.
Standardvalgsmøteforespørsler sendes til dine delegater, og en kopi sendes til deg for referanseverk for de fleste, men bytt til et av de andre alternativene hvis du vil.
Når du klikker på "OK", legges din delegat til. De kan nå legge til postkassen din i Outlook-profilen deres og få tilgang til hva du har gitt dem tilgang til.
