Slik sender du din professor og får et raskt svar
Foto av uniinnsbruck
Professorer er noen av travleste mennesker rundt. De må foredrag, holde kontortid, arbeide med studenter og kollegaer, delta på konferanser og andre offentlige arrangementer, og gjennomføre, publisere og presentere forskning. Men selv om de er kort tid, er det måter å kommunisere med dem via e-post og få et riktig svar slik at du kan fortsette å gjøre arbeidet ditt med færre tilbakeslag.
Sett et ansikt til navnet
Det er ideelt å møte professoren din person før du sender den første e-posten. Introduser deg selv i den første skolens uke. La din professor vite om dine interesser, dine spørsmål eller noe annet som er unikt for deg. Viser at du bryr deg nok til å lære dem å kjenne mer personlig, oppfordrer dem til å svare på tide når det gjelder dine ønsker. Jo bedre inntrykk du forlater, desto bedre kan de huske deg.
Når det kommer tid til å sende den første e-posten med spørsmål om et oppdrag, vil professoren kunne sette ansiktet ditt til navnet ditt. Det hjelper dem å sette e-posten din i kontekst. Hvis de allerede har kommunisert med deg tidligere, vil de være mer villige til å kommunisere igjen uten å nøle. Og kanskje vil de allerede stole på at du er en seriøs student.
Bruk en detaljert emnelinje
Emnelinjen er alt når det gjelder å få et rettidig svar på e-post. Først av alt, når folk mottar e-post fra sendere de ikke vet, ser de til emnelinjen for spor. Basert på emnelinje alene, kan de slette e-post som ser spammy ut eller bare ubetydelig for dem.
Nå er professorer forpliktet til å svare på student e-post for administrative og klassemessige forhold. Men emnelinjen er fortsatt viktig for å komme frem til professoren din raskt. Utarbeide en faglinje slik at professoren din åpner og leser den umiddelbart - snarere enn å sende den til senere lesing. (Det neste målet er å lage e-posten på en slik måte at rett etter å ha lest, svarer professoren din umiddelbart, men vi kommer til det i en senere del.)
Så før du sender e-posten, begrenser du det til det spesifikke formålet. Angi den hensikten så direkte som mulig i emnelinjen.
I stedet for å bruke, "Jeg vil gjerne registrere deg i klassen din," spesifiser spesielt klassenavnet og hvordan de kan hjelpe deg med å registrere:
Jo mer spesifikk du kan være, desto lettere gjør du til professoren din. En veldig spesifikk overskrift lar dem få vite på et øyeblikk hva som forventes av dem.
Vær høflig og formell
Når du har brukt en god emnelinje, må du forsikre deg om at åpningen din ikke hindrer professoren i å lese hele meldingen. Du vil ikke si "Hei" og deretter fortsette med meldingen. Det setter en uprofesjonell tone som kan være en barriere for effektiv kommunikasjon. Du vil ta feil på siden av høflighet.
Skriv din melding så høflig og respektfullt som mulig, selv om det betyr å tillate litt unøyaktighet. For eksempel, la oss si at du tar en fellesskapsklasse over sommeren for å oppfylle generelle krav. Din instruktør er ikke teknisk professor, men har nettopp startet deltid i år.
Du vil fortsatt adressere dem som "Professor" fordi den er formell, høflig, og det viser at du er ivrig etter å etablere en god kommunikasjon. Err på siden av høflighet til korrigert - når instruktøren insisterer på at du henviser til dem som "Mr. Bob "eller" Joey. "
Her er noen andre måter å holde meldingen din høflig:
- Alltid logg av med ditt navn - helst først og sist hvis det er mange studenter i klassen.
- Lukk med en setning eller setning som viser din takknemlighet for at de leser meldingen din. Det kan være en setning før du signerer navnet ditt, for eksempel "Jeg setter pris på at du ser på denne professoren John." Eller det kan ganske enkelt være en "takk", etterfulgt av navnet ditt.
- Hold deg på emnet; går på tangenter indikerer at du ikke virkelig respekterer sin tid, da de sannsynligvis har hundrevis av andre e-postmeldinger for å komme til.
- Ikke anta at de vil gjøre hva det er du ber om. Det er noen ting professorer må gjøre for studenter, for eksempel å gi deg tillatelse til å gå inn på et kurs hvis du oppfyller forutsetningene. Men likevel, ikke anta at de vil gjøre hva du spør. Du vil ikke vise disrespect eller gi dem grunn til å revurdere hvordan og om de vil hjelpe deg. Så spør høflig, og angi så få forutsetninger som mulig.
Bruk riktige navn og etiketter
Som allerede dekket, bruk riktige etiketter innenfor din spesifikke faglinje og henvis professoren din høflig. Pass på at etiketter, tall, datoer og klokkeslett er korrekte. Hvis du ikke er klar over en møtetid eller ved et uhell refererer til feil test, må professoren din bruke ekstra tid til å dobbeltsjekke og muligens sende deg en e-post for klarhet. Dette gjør et potensielt raskt svar til en samtale som spenner over flere e-postadresser.
Hold deg til poenget
Når du går på en tangent i en e-post eller avslører mer (personlig) informasjon enn nødvendig for oppgaven ved hånden, blir den til slutt din professors dyrebare lesetid - så vel som din egen tid. Sticking til punktet er en av flere måter å kutte på tid brukt til å sende e-post og redusere behovet for å skrive ekstra e-post for avklaring.
Slå ut unødvendige ord og uttrykk, for eksempel, "Jeg lurte på om," eller "Tror du at du muligens kunne ..." I stedet bare spør spørsmålet. Det kan være skremmende å være så ærlig med professoren din, men med praksis vil det ikke være tilfelle for lenge. Fordi du lærer å få poenget på profesjonell måte, og som bygger tillit.
Her er et eksempel på en melding som tar lengre tid å lese og er mer distraherende i lengre form:
Som du ser, får kondensert form meldingen på tvers av mer effektivt:
Hold det kort
Å holde det kort ligner på å holde på punkt. Ideelt sett vil du ikke ha mer enn tre til fire setninger i et avsnitt. Og du vil ikke legge ut en melding med for mange avsnitt. Med mindre du deler tilbakemeldinger eller en personlig historie som vil hjelpe din professor til å kjenne deg og bedre forstå hvordan de kan hjelpe deg ut.
Gjør en direkte forespørsel
Selv om du har en god emnelinje, trenger du fortsatt å følge opp i selve meldingen. Du gjør det ved å gjøre forespørselen din direkte. Det kan være tydeligere om du uttrykker forespørselen som et spørsmål. Eller hvis du bruker åpnet til "Vennligst ... [forespørsel her]." Husk at hvis du sender din professor bare for å få sin mening om et emne, er det fortsatt en forespørsel fordi du ber om at de tar deg tid til å dele hva de vet.
Gjør forespørselen så klar at professoren din ikke vil ha spørsmål om hva du ber om dem. Hvis du kan oppnå dette viktige trinnet, kan du hjelpe din professor til å handle umiddelbart etter å ha lest e-posten din. Og ikke bare vil du få et raskt svar fra dem, men du vil også komme inn på den ventetiden klassen mye tidligere.
Følge opp
Selv om du lykkes med å anvende de ovennevnte prinsippene ved å sende e-post til professoren din, og du ikke får et passende svar, kan det være at professoren din ennå ikke har fått e-posten din, eller som ikke er tilgjengelig for en stund. Ikke bekymre deg for hva årsakene er, bare følg opp høflig hvis du ikke har hørt tilbake fra dem på over to dager. Ulike campuser har forskjellige politikker eller kulturer (selv om de er ukjente) for hva som anses som en rettidig respons, så det kan variere avhengig av institusjon eller kontekst.
Bruk prøveprinsippene som er nevnt ovenfor, til din oppfølgings-e-post. Hvis du for en eller annen grunn fortsatt ikke kommer gjennom, kan en annen oppfølgings e-post være riktig etter en annen tre til fire dager (igjen, avhengig av situasjonen). Eller det kan være tid å snakke med professoren din i person. Hvis det er tilfelle, sørg for at du finner ut av dem hvordan du best kommuniserer via e-post.
Effektivt å kommunisere med din professor etter behov, forbedrer sjansene dine for å lykkes i en bestemt klasse. Hold kommunikasjonen i tide, jevn og produktiv, slik at du kan holde fokus på arbeidet ditt.
