Slik filtrerer du hvilke elementer Outlook-nedlastinger fra Exchange

Hvis du har begrenset diskplass eller en sakte internettforbindelse, vil du kanskje begrense hvilke ting Outlook laster ned. Vi har vist deg hvordan du kontrollerer elementene som Outlook laster ned basert på produktets aldre, men det er ikke veldig fleksibelt. Det fungerer også bare på e-postmeldinger i postkassen din (og for Outlook 2016 og senere, delegere postkasser), så hvis du har tilgang til offentlige eller delte mapper, eller du har mange kalenderhendelser og oppgaver, trenger du et annet alternativ. Skritt fremover mappsynkronisering, som lar deg filtrere de tingene Outlook overfører på en mappe for mappe.

Merk: Mappsynkronisering fungerer sammen med alle støttede versjoner av Outlook-klienten når du er koblet til en Microsoft Exchange Server, inkludert Hotmail eller Outlook.com. Hvis du kobler til en annen tjeneste, som Gmail eller en personlig e-postserver, kan du konfigurere disse alternativene, men Outlook kan ignorere dem.

Du kan få tilgang til synkroniseringsalternativene for en mappe ved å klikke Mappe> Mappegenskaper.

Du kan også høyreklikke mappen i navigasjonsruten og deretter klikke på "Egenskaper" -kommandoen.

Gå til "Synkronisering" -fanen i mappens egenskaper-vindu.

Den gode nyheten er at det bare er en ting å gjøre på denne kategorien: opprett filteret ditt. Klikk på "Filter" -knappen for å åpne filtervinduet og komme i gang.

Filter-vinduet lar deg velge tilstanden (eller betingelsene) som en melding må møte for Outlook, for å laste den ned til denne mappen. Enhver e-post som ikke oppfyller disse betingelsene, eksisterer fortsatt på serveren, og du kan få tilgang til disse e-postene via Outlook-nettapplikasjonen eller Outlook online.

Hver mappe kan ha forskjellige synkroniseringsfiltre, så hvis du lager et filter i innboksen din, påvirker det ikke noen annen mappe. Du må opprette et eget filter for hver mappe, så det er bare veldig fornuftig å bruke dette på mapper med mange elementer.

Akkurat nå er innboksen min full av e-postmeldinger der jeg har blitt bekreftet på ting som ikke er så viktig, så vi skal lage et filter som bare synkroniserer e-post sendt til meg og hvor jeg er den eneste personen på " Å "linje.

For å gjøre dette, legg til et navn i boksen Sendt til, aktiver avkrysningsboksen "Hvor jeg er", og velg deretter "den eneste personen på Til linje" fra rullegardinmenyen til høyre.

Klikk på "OK" -knappen, og en advarsel vil vises.

Denne meldingen betyr at eventuelle e-postadresser som samsvarer med filteret ditt, lastes ned til mappen, og eventuelle e-postmeldinger som ikke samsvarer med filteret ditt, fjernes fra den lokale mappen. E-postene som ikke samsvarer, vil ikke bli slettet - de vil fortsatt være tilgjengelige i Outlook-webapps, og hvis du endrer eller fjerner filteret, kan Outlook laste dem ned igjen.

Klikk "OK" på meldingen, og deretter "OK" i egenskapsvinduet. Start Outlook på nytt, og filteret bør brukes umiddelbart, men det kan ta litt tid å synkronisere på mapper med tusenvis av e-postmeldinger. Når e-postfilteret ditt har synkronisert, kan du komprimere postboksen din for å maksimere plassøkningen.

For å fjerne filteret, gå tilbake til filtervinduet og klikk på "Fjern alt" -knappen. Lukk de åpne vinduene og start Outlook på nytt for å bruke endringene.

Dette synkroniseringsverktøyet er perfekt for delte postkasser der du bare vil se e-post sendt til deg eller laget ditt. Du kan også bruke den til å slutte å vise e-post eller kalenderhendelser som er eldre enn en bestemt alder, filtrere ut store vedlegg, stoppe synkronisering av e-postadresser fra bestemte adresser og mye mer. Filterkriteriene er mange og varierte, så hvis du vil filtrere bestemte e-postmeldinger, bør du kunne finne en kombinasjon av filterkriterier som lar deg gjøre det.