Slik beskytter du arbeidsbøker, regneark og celler fra redigering i Microsoft Excel

Du har jobbet hardt med regnearket ditt. Du vil ikke at noen skal rote det opp. Heldigvis gir Excel noen ganske gode verktøy for å hindre folk i å redigere ulike deler av en arbeidsbok.

Beskyttelse i Excel er passordbasert og skjer på tre forskjellige nivåer.

Workbook: Du har noen muligheter for å beskytte en arbeidsbok. Du kan kryptere den med et passord for å begrense hvem som kan åpne den. Du kan gjøre filen åpen som skrivebeskyttet som standard slik at folk må velge å redigere den. Og du beskytter strukturen til en arbeidsbok slik at alle kan åpne den, men de trenger et passord for å omorganisere, omdøpe, slette eller lage nye regneark.
regneark: Du kan beskytte dataene på de enkelte regnearkene fra å bli endret.
Celle: Du kan også beskytte bare bestemte celler på et regneark fra å bli endret. Teknisk innebærer denne metoden å beskytte et regneark og deretter tillate visse celler å være unntatt fra den beskyttelsen.

Du kan til og med kombinere beskyttelsen av de forskjellige nivåene for forskjellige effekter.

Beskytt en hel arbeidsbok fra redigering

Du har tre valg når det gjelder å beskytte en hel Excel-arbeidsbok: krypter arbeidsboken med et passord, gjør arbeidsboken skrivebeskyttet, eller beskytt bare strukturen i en arbeidsbok.

Krypter en arbeidsbok med et passord

For den beste beskyttelsen kan du kryptere filen med et passord. Når noen forsøker å åpne dokumentet, ber vi Excel om å få et passord først.

For å konfigurere det, åpne Excel-filen og hodet til Fil-menyen. Du vil se kategorien "Info" som standard. Klikk på "Beskytt arbeidsbok" -knappen og velg deretter "Krypter med passord" fra rullegardinmenyen.

I vinduet Krypter dokument som åpnes, skriv inn passordet ditt og klikk deretter "OK".

Merk: Vær oppmerksom på advarselen i dette vinduet. Excel gir ingen måte å gjenopprette et glemt passord, så sørg for at du bruker en du vil huske.

Skriv inn passordet ditt igjen for å bekrefte, og klikk deretter på "OK".

Du vil bli returnert til Excel-arket ditt. Men når du lukker den, vil neste gang du åpner den, spørre Excel deg om å skrive inn passordet.

Hvis du vil fjerne passordbeskyttelsen fra filen, åpner du den (som selvsagt krever at du oppgir det nåværende passordet), og deretter følger du de samme trinnene du brukte for å tildele passordet. Bare denne gangen, gjør passordfeltet tomt og klikk deretter "OK".

Lag bare en arbeidsbok

Å lage en arbeidsbok åpen som skrivebeskyttet er super enkel. Det gir ikke noen reell beskyttelse, fordi alle som åpner filen, kan muliggjøre redigering, men det kan tjene som et forslag om å være forsiktig med å redigere filen.

Nå, når noen (inkludert deg) åpner filen, får de en advarsel om at filens forfatter foretrekker at de åpner den som skrivebeskyttet, med mindre de trenger å gjøre endringer.

Hvis du vil fjerne skrivebeskyttet innstilling, går du tilbake til Fil-menyen, klikker på "Beskytt arbeidsbok" -knappen igjen, og slår av "Alltid åpen skrivebeskyttet" -innstillingen av.

Beskytt arbeidsbokens struktur

Den endelige måten du kan legge til beskyttelse på arbeidsboknivå, er å beskytte arbeidsbokens struktur. Denne typen beskyttelse forhindrer personer som ikke har passordet fra å gjøre endringer på arbeidsboknivå, noe som betyr at de ikke vil kunne legge til, fjerne, endre navn på eller flytte regneark.

Skriv inn passordet ditt og klikk "OK".

Bekreft passordet ditt og klikk "OK".

Alle kan fortsatt åpne dokumentet (forutsatt at du ikke også krypterte arbeidsboken med et passord), men de vil ikke ha tilgang til strukturkommandoene.

Hvis noen vet passordet, kan de få tilgang til disse kommandoene ved å bytte til "Review" -fanen og klikke på "Beskytt arbeidsbok" -knappen.

De kan da skrive inn passordet.

Og de strukturelle kommandoene blir tilgjengelige.

Det er imidlertid viktig å forstå at denne handlingen fjerner arbeidsbokstruktursikkerheten fra dokumentet. For å gjenopprette den må du gå tilbake til filmenyen og beskytte arbeidsboken igjen.

Beskytt et regneark fra redigering

Du kan også beskytte individuelle regneark fra redigering. Når du beskytter et regneark, låser Excel alle cellene fra redigering. Beskytter regnearket ditt betyr at ingen kan redigere, reformatere eller slette innholdet.

Klikk på "Review" -fanen på det viktigste Excel-båndet.

Klikk på "Beskytt ark".

Skriv inn passordet du vil bruke til å låse opp arket i fremtiden.

Velg tillatelsene du vil at brukerne skal ha for regnearket etter at det er låst. For eksempel vil du kanskje tillate folk å formatere, men ikke slette, rader og kolonner.

Klikk "OK" når du er ferdig med å velge tillatelser.

Skriv inn passordet du har laget for å bekrefte at du husker det, og klikk deretter på "OK".

Hvis du trenger å fjerne den beskyttelsen, går du til "Review" -fanen og klikker på "Unprotect Sheet" -knappen.

Skriv inn passordet ditt og klikk deretter "OK".

Arket ditt er nå ubeskyttet. Vær oppmerksom på at beskyttelsen er helt fjernet, og at du må beskytte arket igjen hvis du vil.

Beskytt bestemte celler fra redigering

Noen ganger kan du bare beskytte bestemte celler fra redigering i Microsoft Excel. For eksempel kan du ha en viktig formel eller instruksjoner som du vil beholde. Uansett årsak, kan du enkelt låse bare bestemte celler i Microsoft Excel.

Start med å velge cellene du ikke vil være låst. Det kan virke counterintuitive, men hei, det er Office for deg.

Høyreklikk på de valgte cellene og velg kommandoen "Format Cells".

I vinduet Format Cells, bytt til "Beskyttelse" -fanen.

Fjern avkrysningsboksen "Låst".

Og klikk deretter "OK".

Nå som du har valgt de cellene du vil tillate redigering av, kan du låse resten av regnearket ved å følge instruksjonene i forrige avsnitt.

Merk at du først kan låse et regneark og deretter velge de cellene du vil låse opp, men Excel kan være litt flaky om det. Denne metoden for å velge celler du vil være ulåst og så låse arket fungerer bedre.