Slik registrerer du makroer og automatiserer kjedelige oppgaver i Microsoft Word

Makroer er grunnleggende biter av programmering som lar deg treffe en hurtig knapp eller tastatursnarvei for å utløse en forhåndsinnspilt handling. Slik gjør du enkle i Word.

Hva er en makro?

En makro er egentlig bare et opptak av en rekke knappetrykk, klikk og skriving. Når du spiller inn en makro, slår du bare inn rekord, utfører trinnene du vil automatisere, stopper opptaket, la Word opprette programmeringen for deg, og tilordne makroen til en knapp eller hurtigtast. Når du vil utføre denne rekke handlinger i fremtiden, aktiverer du bare makroen.

Du kan bruke makroer for alle slags ting. Ærlig, mulighetene er ganske ubegrensede. For eksempel kan du sette opp en makro som lager en ny bunntekst med bedriftens informasjon, formater teksten, men du vil, og til og med legger inn sidetall. Så, hvorfor ikke bare gjøre dette ved å bruke en mal med litt boilerplate-tekst? Vel, det kan du. Men hva skjer når du har et eksisterende dokument som du vil legge til tingene?

Du kan også lage makroer for å sette inn allerede formaterte tabeller med en bestemt størrelse, søke etter en bestemt stykkeformat, eller bare sette inn tekst.

Vi skal bruke det svært grunnleggende eksemplet på å sette inn litt tekst for å gå gjennom hvordan du registrerer en makro. Men bruk fantasien og eksperimentet. Du vil bli overrasket over hvor mye du kan gjøre med dem.

Slik registrerer du en makro

Først oppretter du et nytt, blank Word-dokument for å fungere. Du kan lagre makroene i en systembasert database, slik at du ikke trenger å opprette nye for hvert dokument du jobber med. I det tomme dokumentet, bytt til "Vis" -fanen på båndet, klikk på "Makroer" -rullegardinmenyen, og klikk deretter "Record Macro" -kommandoen.

Gi deretter makroen et passende navn og skriv en kort beskrivelse. Det er et viktig skritt, spesielt hvis du planlegger å lage mange makroer. For vårt eksempel skal vi lage en form for innspilling av tekst, som skriver navnet: "Lwaxana Troi, datter av det femte hus, innehaver av den hellige kalkun av Rixx, arving til Betaseds Hellige Ringer", noe vi ville ikke gjerne skrive igjen og igjen hvis det var vår fulle tittel.

Velg om du vil tilordne makroen til en knapp eller tastatursnarvei. Og til slutt, velg hvor du skal lagre makroen din. Standarden er å lagre den i Words hovedmal (en fil med navnet Normal.dotm) slik at du kan bruke den i alle dokumentene. Men du kan også lagre den bare i gjeldende dokument hvis du vil. Klikk på "OK" -knappen når du er ferdig.

Forklaring av denne explainer, viser vi etableringsprosessen for både knapp og tastatur. Og merk at du alltid kan klikke på "Makroer" menyknappen og redigere disse innstillingene senere hvis du vil endre dem.

Hvis du velger alternativet "Knapp", presenteres du med en skjerm som lar deg velge hvor du skal lagre den nye knappen. Standarden er å plassere den på Hurtig tilgang-verktøylinjen. Klikk navnet på makroen i den venstre kolonnen, og klikk deretter på «Legg til» -knappen for å legge til makroen i listen over knapper for verktøylinjen som vises til høyre. Når du er ferdig, klikk på "OK" -knappen.

Hvis du tilordner makroen til en hurtigtast, ser du skjermen nedenfor i stedet. Kontroller at navnet på makroen er valgt i "Kommandoer" -panelet, klikk inne i boksen "Trykk ny snarveisnøkkel", og trykk deretter på tastaturkombinasjonen du vil bruke. Du kan velge nesten hvilken kombinasjon av Ctrl, Alt, Skift og hvilken som helst annen primærnøkkel, men husk at du trenger en som ikke allerede er tilordnet en Word eller Windows / MacOS snarvei.

For vår joke Star Trek-makro, kommer vi til å holde Ctrl, og deretter trykke L, slett L, og deretter trykk T-all uten å slippe Ctrl. Den resulterende snarveien uttrykkes som "Ctrl + L, T." Denne utvidelsen med flere bokstaver er en måte å unngå konflikter med vanlige standard snarveier. Når du er ferdig, klikk på "Tilordne" -knappen, og klikk deretter på "Lukk" -knappen.

Nå er du plassert tilbake i det viktigste skrivegrensesnittet til Word. Programmet er i opptaksmodus, så utfør alle handlinger du liker. Du kan klikke på knapper, åpne menyer, sette inn objekter - du nevner det. Word klokker og registrerer hva du gjør som en makro. Og ikke bekymre deg for å ta deg tid. Word dupliserer ikke disse handlingene med den hastigheten du utfører dem. I stedet tar det de faktiske handlingene du gjør, og oppretter et skript for å kjøre dem.

For vårt eksempel, gjentar vi bare vårt ganske nære navn og tittel:

Mens du lager din makro, kan du klikke på "Pause opptak" -knappen hvis du trenger å justere noe eller lage noen raske notater. Klikk på "Fortsett opptaker" -knappen for å fortsette å jobbe med makroen din.

Når du er ferdig, åpne menyen "Makroer" igjen, og klikk deretter på "Stopp innspilling" -kommandoen.

Det er det. Word lager en makro fra opptaket ditt og lagrer det som en knapp eller tastaturgenvei (hva du bestemte deg for).

Hvis du vil kjøre makroen, klikker du på knappen du tildelte eller slo tastaturgenveien du definerte. Hvis du velger knappalternativet, ser du makroknappen i "Hurtig tilgangsverktøylinje" øverst i vinduet.

Selvfølgelig er dette et super enkelt eksempel vi har gitt deg. Du kan bruke Word til å lage noen ganske sofistikerte makroer. Avanserte brukere kan til og med manuelt programmere egne (eller manuelt justere sine innspilte makroer). Men denne veiledningen bør i det minste komme i gang med å lage noen grunnleggende makroer.

Bildekreditt: Mopic / Shutterstock