Slik refererer du tekst fra andre dokumenter i Microsoft Word
Du har sannsynligvis litt tekst du skriver ofte i Word-dokumenter, for eksempel adresser. I stedet for å skrive inn denne teksten hver gang du trenger den, kan du sette denne vanlige teksten inn i et Word-dokument og referere det til andre dokumenter. Det endres automatisk i alle dokumentene dine hvis du endrer det.
Si at du vil legge inn adressen i sidene til dokumentene dine, men adressen endres fra tid til annen. Du kan lagre adressen i et eget, vanlig Word-dokument og bruke et felt i rapporten for å trekke teksten fra det vanlige dokumentet, og oppdater når det endres. Vi viser deg hvordan du gjør dette.
For å begynne, opprett et nytt Word-dokument som vil fungere som ditt lager for adressen du vil sette inn i andre Word-dokumenter. Lagre det på et sted som vil være tilgjengelig for andre dokumenter. For eksempel, ikke lagre det på en nettverksstasjon som du ikke alltid har tilgang til.
Vi skal bruke bokmerker for å henvise til adressen i vårt vanlige dokument. Skriv strengen med tekst du vil sette inn i andre dokumenter (i vårt tilfelle adressen). Opprett et bokmerke ved å markere navnet og gå til Sett inn> Bokmerke og gi det et navn, som "Adresse". Se vår guide til bokmerker i Word for informasjon om hvordan du lager dem.
Vær oppmerksom på at bokmerkene ikke kan ha mellomrom. Vi anbefaler at du legger navnet på bokmerket over hvert element i den vanlige informasjonsfilen, slik at du enkelt vet hvilket navn du vil bruke for hvilket element. Dette er spesielt nyttig hvis du planlegger å ha mange gjenbrukbare elementer i dette vanlige dokumentet. I vårt eksempel legger vi til adressen vår til det vanlige informasjonsdokumentet og legger bokmerkenavnet "Adresse" over elementet.
Når du har lagt til elementet i det vanlige dokumentet, kan du lagre og lukke. Åpne dokumentet der du vil sette inn adressen og plasser markøren der du vil at teksten skal gå. For vårt eksempel skal vi legge til en bunntekst og sette inn adressen der.
Vi skal bruke feltkoden INCLUDETEXT for å referere til bokmerket vi opprettet i det vanlige dokumentet. For å gjøre dette, trykk "Ctrl + F9" for å sette inn parentes for feltkoden.
MERK: Du kan ikke bare skrive inn normale parenteser rundt feltkoder. Du må bruke "Ctrl + F9" for å sette inn riktig type braketter.
Markøren plasseres automatisk mellom parentesene. Skriv inn følgende tekst mellom brakettene, erstatt den "" med den absolutt fulle banen til det vanlige Wordet ditt med navnet du vil sette inn. Erstatt "" med bokmerkenavnet du tilordnet elementet i det vanlige dokumentet.
INCLUDETEXT ""
MERK: Ikke skriv inn parentesene i feltkoden.
For eksempel skrev vi følgende mellom feltkodens parenteser:
INCLUDETEXT "C: \\ Brukere \\ Lori \\ Dokumenter \\ Vanlig Informasjon \\ CommonInformation.docx" Adresse
MERK: Du må bruke doble tilbakeslag i banen, som vi gjorde. Sørg også for at du bruker raske sitater, ikke smarte sitater, når du skriver inn koden ovenfor i feltet.
For å hente adressen fra det vanlige dokumentet og sette det inn i feltkoden du nettopp har tastet inn, høyreklikk på feltkoden og velg "Oppdater felt" fra popupmenyen.
Adressen vises i dokumentet. Braketter vises fortsatt rundt adressen hvis du har "Vis bokmerker" -alternativet på. Igjen, se vår artikkel om bokmerker for å lære å slå av dette alternativet. Feltkoden kan også være skyggelagt. Du kan imidlertid også slå av denne.
Hvis du vil endre feltkoden, kan du vise koden igjen i stedet for resultatet. For å gjøre dette, høyreklikk på det resulterende elementet og velg "Bytt feltkoder" fra popup-menyen. Teksten du skrev inn i feltkoden vises igjen, og du kan redigere den. Bare oppdater feltet for å vise det nye resultatet.
Når du har opprettet ditt vanlige dokument, kan du bruke det til å lagre andre elementer du ofte skriver inn i Word-dokumentene dine. Bruk bare et eget INCLUDETEXT-felt i Word-dokumentene dine for hvert stykke informasjon du vil automatisk sette inn fra ditt vanlige dokument.
