Slik begrenser du datainngang i Excel med data validering

Hvis du bruker Excel-regneark til å samle inn data fra andre personer, men finner ut at de ofte fyller dine nøye planlagte celler med feil informasjon, kan data validering hjelpe.

Dette verktøyet lar deg begrense bestemte celler for å bare tillate riktig formatert data. Hvis noen går inn i noe som ikke skal være der som "lunsj på flyplassen" i stedet for "$ 15.68" på en kostnadsrapport, avviser Excel innspillet til de får det riktig. Tenk på det som en passiv-aggressiv måte å sørge for at folk ikke kaster bort tiden din.

Som et eksempel, her er det grunnleggende regnskapsarkivet for How-To Geek. La oss si at vi vil sørge for at folk bare oppgir numeriske verdier som er formatert som valuta (det vil si noen siffer, etterfulgt av et desimaltegn, etterfulgt av to flere siffer) i bestemte celler.

Først velger du alle cellene du vil begrense.

Bytt til "Data" -fanen på båndet, og klikk deretter på "Data Validation" -knappen. Hvis vinduet ditt ikke er i full størrelse og du ikke kan se etikettene, er det ikonet med to horisontale bokser, et grønt merke og en rød krysset sirkel.

I vinduet Data Validation klikker du på "Tillat" rullegardinmenyen på fanen "Innstillinger". Her kan du angi en bestemt type inngang for å tillate de valgte cellene dine. For vår kostnadsrapport vil vi insistere på at brukerne legger inn et tall med to desimalverdier, så vi ville velge alternativet "Desimal". Du kan også velge andre kriterier, for eksempel å sørge for at en celle inneholder tekst, en tid eller dato, tekst av en bestemt lengde, eller til og med din egen tilpassede validering.

Uansett hvilken type data du velger i rullegardinmenyen Tillat, endrer du de tilgjengelige alternativene på resten av fanen Innstillinger. Siden vi ønsker en numerisk verdi som tilsvarer valuta, setter vi rullegardinmenyen "Data" til "mellom" -innstillingen. Deretter konfigurerer vi en minimumsverdi på 0,00 og en maksimumsverdi på 10000,00, noe som er mye mer enn nok til å dekke våre behov.

For å teste det vår, klikk "OK" for å bruke valideringsinnstillingene, og prøv å sette inn en feilverdig verdi. For eksempel, hvis vi skriver "pannekaker" for frokostverdien i stedet for kostnaden av måltidet, får vi en feilmelding.

Selv om det begrenser folk til å skrive inn bare riktig type data, gir den ikke noen tilbakemelding på hvilken type data som kreves. Så, la oss sette opp det også.

Gå tilbake til Data Validation vinduet (Data> Data Validation on the Ribbon). Du har to alternativer her (og du kan bruke begge dem hvis du vil). Du kan bruke kategorien "Input Message" til å få et popup-verktøytips for å vise folk hvilken type data du vil ha når de velger en celle for hvilken data validering er slått på. Du kan også bruke kategorien Feilvarsel for å tilpasse feilen de ser når de skriver inn feil type data.

La oss bytte til kategorien "Innmeldingsmelding" først. Her må du kontrollere at "Vis meldingsmelding når cellen er valgt" er slått på. Deretter gir inntastingsverktøyet en tittel og litt tekst. Som du kan se nedenfor, klikker du bare på en av cellene, og lar folk få vite hva som forventes.

På "Feilvarsel" -fanen kan du tilpasse feilmeldingen folk ser når de skriver inn feil type data. Pass på at "Vis feilvarsel etter at ugyldige data er skrevet inn" er slått på. Velg en stil for feilmeldingen din fra rullegardinmenyen "Style". Du kan gå med Stop (den røde sirkelen med X), Advarsel (gul trekant med utropstegn), eller Informasjon (blå sirkel med små bokstaver "i"), avhengig av hvor sterk du vil at meldingen kommer over.

Skriv inn en tittel for meldingen, teksten til meldingen selv, og trykk deretter "OK" for å fullføre.

Nå, hvis noen prøver å angi feil data, er denne feilmeldingen litt mer nyttig (eller sarkastisk, hvis du foretrekker det).

Det er litt ekstra legwork som setter opp data validering, men det kan spare mye tid senere hvis du bruker regneark for å samle inn data fra andre personer. Det er også nyttig for å hindre dine egne feil. Og dette er dobbelt så sant hvis du har satt opp formler eller noen form for automatiseringsoppgaver som er avhengige av dataene.