Slik setter du en utløpsdato når du deler filer på Google Disk
Deling av en fil fra Google Disk er en fin måte å la kunder og entreprenører få tilgang til dokumenter uten at de skal laste dem ned. Hvis du bare vil at folk skal ha midlertidig tilgang til filer, kan du angi en automatisk utløpsdato når du deler dem. Dette er hvordan.
Merk: For å bruke denne funksjonen, som eieren av dokumentet, må du ha en betalt G Suite-konto. Folk med hvem du deler dokument gjør ikke trenger en betalt konto for å se dokumentene.
Slik setter du en utløpsdato på Google Drive-filer
Brann opp Google Disk som er koblet til din G Suite-konto, høyreklikk filen du vil dele, og klikk deretter "Del" på hurtigmenyen.
Legg til e-postadressene til alle personene du vil dele filen med, og klikk deretter på "Send" -knappen. Hvis du sender invitasjonen til en Gmail-konto, blir de automatisk lagt til i listen over personer som kan få tilgang til filen. Hvis du sender til en annen type adresse, vil hver person motta en e-post med en link som henvender seg til filen.
Høyreklikk filen og klikk kommandoen "Del" igjen.
Denne gangen med aksjeopsjonene åpne, klikker du på "Avansert" linken.
Ved siden av hver persons kontaktinformasjon ser du et tidsurikon. Klikk på den for å angi en utløpsdato.
Herfra klikker du på rullegardinmenyen "Tilgang utløper" for å velge 7 dager, 30 dager eller for å angi en egendefinert utløpsdato.
Ved å velge alternativet "Tilpasset dato" åpnes en kalender for deg å velge en mer presis dato.
Hvis du vil angi en utløpsdato for noen andre, klikker du timeren ved siden av navnet sitt. Du må angi en utløpsdato for hver person.
Til slutt klikker du på "Lagre endringer" for å fullføre endringene du har gjort til alle brukerne.
Det er en advarsel her som du bør være oppmerksom på. Som standard kan folk du deler med laste ned, skrive ut eller kopiere filen, og hvis de gjør det, får de tilgang til disse kopier etter en utløpsdato du angir. Du kan angi deres tillatelse for å se bare og slå på "Deaktiver alternativene for nedlasting, utskrift og kopiering for kommentatorer og seere" for å forhindre dette, men de vil ikke kunne redigere dokumentet.
Likevel, hvis du har folk som bare trenger midlertidig tilgang til å vise eller kommentere på et dokument, fungerer denne funksjonen bra.
