Slik setter du opp regler i Apple Mail

Selv om e-post kan være avtagende i popularitet, gir vei til flere øyeblikkelige midler for elektronisk kommunikasjon, er det fortsatt viktig komponent til folks profesjonelle repertoar. Men untamed, kan e-post raskt gå ut av hånden, og derfor er det viktig å bruke regler og filtre.

Apple Mails regler gir deg mulighet til å prioritere hva som er viktig, mens det er usikkert hva som ikke er. En god regler ordning vil raskt redusere e-rot, samtidig som du gir en sjanse til å reagere på prioriterte meldinger på en mer rettidig måte.

Apple Mail gjør det enkelt å sette opp regler, slik at du kan smertefritt arkivere, flagg og varsle deg om nye meldinger, slik at du ikke alltid vil se etter den viktige meldingen fra sjefen din eller kollegaen.

For å sette opp regler må du først åpne Apple Mails preferanse, som er gjort ved å velge Mail-menyen og deretter "Preferences" eller ved å bruke kommandoen +, tastaturkombinasjon.

I preferansene klikker vi på den siste fanen til høyre, "Regler" og deretter "Legg til regel".

I dette eksempelet oppretter vi en regel for å lede en e-post fra en bestemt avsender til en bestemt postkasse. Før vi gjør dette, må vi imidlertid sørge for at postkassen allerede er konfigurert. Hvis det ikke er det, kan vi klikke på "Postkasse" -menyen og velge "Ny postkasse ..." fra menyvalgene. Nå velger du hvor du vil at den nye postkassen skal oppholde seg og gi den et passende navn. (I mitt tilfelle kaller jeg det "Lowell", der all e-post fra sjefen min vil gå.)

Tilbake i våre reglerinnstillinger bygger vi vår nye regel, som vil være veldig enkel. Avsenderen i spørsmålet - sjefen min - har to e-postadresser som de vanligvis bruker, så vi vil inkludere både i vår regel for å sørge for at e-post som kommer fra enten adressen, blir sendt til vår nye postkasse.

For å legge til en annen e-postadresse, må vi klikke på "+" -tegnet, dette vil legge til et ekstra felt for en annen e-postadresse.

Med denne nye regelen, noen post som kommer fra enten e-postadressen vil være flyttet til den bestemte postkassen. Dette betyr at det vil hoppe over innboksen, så vi må sørge for at vi sjekker postboksen ofte for å sikre at vi ikke går glipp av noe.

Dessverre kan du ikke bruke Boolean med Mail regler, så alle deler av regelen du konfigurerer trenger å ha sitt eget element. Det ville være enkelt å bruke "OR" -operatøren i vår regel når du angir en e-postadresse, men vi kan ikke-hver har en egen linje.

Hvis vi ønsket å sørge for at eventuelle meldinger fra denne avsenderen forblir i innboksen, men fremdeles er arkivert til den nye postkassen, kan vi endre regelen slik at de kopieres i stedet for flyttet.

Det er bare et enkelt eksempel, så la oss prøve noe litt mer komplisert. Si at vi vil sette opp en regel som vil flagge bestemte meldinger, rute dem til en spesiell postboks og videresende en kopi til en annen e-postadresse. Slik gjør vi det:

Så med denne regelen blir meldingen kopiert til vår Viktige postkasse mappe, bakgrunnen vil bli skygget i rødt, og den blir videresendt til en egen e-postkonto. Vi kunne fortsette å legge til kriterier for vår regel, men du får nok ideen.

Disse er morsomme, så la oss prøve en og gjøre det litt lengre. I denne regelen er det mange ting som skjer.

Først, om motivet eller innholdet i vår melding inneholder ordene "roller derby", da meldingen blir flyttet til en spesiell mappe. Ved mottak av denne meldingen vil Mail varsle oss ved å spille en lyd, sende oss et varsel og sprette ikonet i Dock. Endelig vil det endre bakgrunnen til rosa og markere den med et grønt flagg.

Det høres ut som mye for en bestemt type melding, men hvis du virkelig vil vite når noe kommer, kan du sikkert sørge for at Mail varsler deg.

Før vi avslutter, ta en titt på våre Regelpreferanser enda en gang fordi det er noen ganske verdifulle funksjoner som du kanskje vil bruke.

Når en regel er "Aktiv", vil det bli merket i boksen ved siden av det. Hvis du vil slå av en regel, og dermed gjøre den inaktiv, må du bare fjerne merket for det. Dette vil ikke fjerne regelen, så hvis du vil beholde den og bare suspendere bruken av den for en tid, så deaktiver den.

"Edit" -funksjonen er slik at du kan gå tilbake og endre en regel når det trengs. Alternativt kan du bare dobbeltklikke på en regel du vil endre.

"Dupliser" -knappen kan komme til nytte fra tid til annen når du vil gjenta en regel en gang til, med bare noen mindre endringer, men vil ikke lage den flere ganger over.

Endelig, hvis du trenger å slette en regel, klikker du på "Fjern" -knappen, eller bare velg regelen og trykk "Slett" -knappen på tastaturet ditt..

Hvis du har flere e-postkontoer, er det definitivt en fin måte å sette opp alle dine forskjellige meldinger på fine, fine steder slik at ingenting blir savnet eller tapt i shuffle. Du trenger ikke å være en ekspert for å bruke dem heller. Mail gjør det veldig enkelt å sette opp selv noen få enkle regler, slik at du kan finne viktige meldinger på bare noen få klikk. Når du får tak i det, vil du sannsynligvis skape enda mer komplekse regler som går utover det vi har vist deg her i dag.