Slik deler du Outlook-kalenderen
Det er enkelt å dele Outlook-kalenderen din, men hvordan du gjør det, betyr det at du ikke vil at folkene du deler det, sliter med å få tilgang til det. La oss se på hvordan du deler en Outlook-kalender, om mottakeren er i samme organisasjon som deg eller ikke.
Enten du deler Outlook-kalenderen med noen i organisasjonen din (det vil si personer med samme e-postdomen som deg) utenfor organisasjonen din, er prosessen for deling lik. Imidlertid er måten mottakeren får tilgang til den delte kalenderen din litt annerledes, spesielt hvis personen utenfor organisasjonen ikke bruker Outlook. Det er fortsatt ganske enkelt skjønt, og vi vil dekke hvordan det fungerer slik at du kan peke folk her hvis de sliter med å få tilgang til den delte kalenderen din.
Deling din kalender med en kollega
Hvis du vil dele en kalender med noen som jobber for samme organisasjon, er prosessen ganske enkel. Åpne kalenderen i Outlook, og klikk deretter Hjem> Del kalender> Kalender.
Hvis du bruker Outlook for mer enn én konto, må du sørge for at du velger kalenderen for kontoen du vil dele.
Vinduet "Kalenderegenskaper" åpnes på fanen "Tillatelser", og viser deg hvem som for øyeblikket har tilgang til kalenderen din. Som standard er Outlook konfigurert slik at alle i organisasjonen din kan se når du er opptatt, men ingenting annet. IT-personene dine kan ha endret dette på flere forskjellige måter, så vi vil fokusere på å dele kalenderen med en person i organisasjonen din.
For å dele kalenderen din med noen, klikk på "Legg til" -knappen.
Dette åpner adresseboken din og viser som standard folkene i organisasjonen din. Legg til personen du vil dele kalenderen med, og klikk deretter "OK".
Personen du har valgt, vises i Tillatelsesvinduet. Som standard har de et tillatelsesnivå for "Kan se alle detaljer", som du kan endre hvis du vil.
Når du er ferdig, klikk "OK" for å dele kalenderen din.
Hvis du vil vise en kalender som noen har delt med deg, klikker du på Hjem> Legg til kalender> Åpne delt kalender.
I vinduet som åpnes, skriv inn navnet på personen som har delt en kalender med deg, og klikk deretter OK.
Kalenderen vil nå vises slik at du kan se under listen "Delte kalendere" til venstre.
Deling din kalender med noen ekstern
Hvis du vil dele en kalender med noen som jobber utenfor organisasjonen, er prosessen svært lik. Åpne kalenderen i Outlook, og klikk deretter Hjem> Del kalender> Kalender.
Hvis du bruker Outlook for mer enn en konto, må du sørge for at du velger kalenderen for kontoen du vil dele.
Vinduet "Kalenderegenskaper" åpnes på fanen "Tillatelser", og viser deg hvem som for øyeblikket har tilgang til kalenderen din.
For å dele kalenderen din med noen, klikk på "Legg til" -knappen.
Dette vil åpne adresseboken din. I rullegardinmenyen "Adressebok" klikker du på "Kontakter".
Dette vil vise alle eksterne kontakter i adresseboken. Hvis du vil dele kalenderen med en ekstern person, og de ikke vises her, må du legge dem til som en kontakt først.
Legg til personen du vil dele kalenderen med, og klikk deretter "OK".
Personen du har valgt, vil bli lagt til i Tillatelser-vinduet. Som standard har de et tillatelsesnivå for "Kan vise alle detaljer", som du kan endre hvis du vil. I motsetning til å dele med personer i organisasjonen din, kan du ikke gi eksterne personer "Kan redigere" eller "Delegere" rettigheter.
Når du er ferdig, klikk "OK" for å dele kalenderen din.
Hvordan mottakeren aksepterer invitasjonen din til å vise en kalender, er hvor prosessen er forskjellig fra å dele med noen i din organisasjon.
Personen du har delt kalenderen din, har sendt en e-postmelding.
Hvis de klikker "Godta og vise kalender", blir de tatt til Outlook.com for å logge inn på en Microsoft-konto, der den delte kalenderen blir gjort tilgjengelig.
Denne prosessen er ganske sømløs, men ikke mye hjelp hvis mottakeren bruker et ikke-Microsoft-produkt. Vi viser deg hvordan du legger til den delte kalenderen i en Google-kalender, da dette er den mest populære kalenderappen, men du kan legge til en delt kalender for stort sett en anstendig kalenderapp du bryr deg om å nevne.
Nederst på e-postadressen er en kobling "denne nettadressen".
Høyreklikk denne nettadressen og klikk "Kopier koblingsplassering" (eller tilsvarende kommando avhengig av hvilket program du bruker for å vise posten).
Åpne Google Kalender, klikk på de tre punktene ved siden av "Legg til kalender", og velg deretter "Fra URL".
Lim inn nettadressen du kopierte fra e-posten, og klikk deretter på «Legg til kalenderen».
Kalenderen vises i listen "Andre kalendere" på venstre side.
Dette er ikke et veldig vennlig format skjønt, spesielt hvis det er mer enn én delt kalender å vise. Du kan omdøpe det ved å svinge over navnet, klikke på de tre punktene som vises på slutten, og deretter klikke på "Innstillinger."
Endre Navn-feltet for å være det du vil at det skal være, og klikk deretter på pilen ved siden av "Innstillinger".
Du har nå et mye vennligere kalendernavn.
Nettadressen du kopierte fra e-postadressen er en nettadresse til den delte kalenderen i iCalendar-formatet (.ics), som til tross for navngivelse av likhet, ikke har noe å gjøre med Apple. I stedet er det et åpent format for kalenderinformasjon som har eksistert i over 20 år. Hver kalenderapp du sannsynligvis vil bruke, vil akseptere en .ics-formatskalender, så mens vi har gått gjennom prosessen med å legge til dette i en Google-kalender, bør koblingen fungere i Apple Calendar, Yahoo! Kalender, Lyn for Thunderbird, eller en annen kalenderapp du bruker.
