Slik stopper du noen som videresender en møteforespørsel i Outlook
Hvis du noen gang har hatt et problem med potensielle møtedeltakere som videresender forespørsler til andre, har vi gode nyheter. Hvis du har den nyeste versjonen av Outlook (2016 eller 365), eller du er en Office 365-abonnent ved hjelp av Outlook-nettapp, kan du forhindre at folk videresender møteforespørsler.
Å få et møte sammen med de riktige deltakerne kan være frustrerende. Du må finne en tid som alle er tilgjengelige. Deretter må du finne et ledig rom. Så håper at deltakerne ikke videresender møteforespørselen til noen ekstra som ikke trenger å delta, eller verre, send møtet til en underordnet til å delta i stedet. Vi kan ikke tvinge folk til å være ledige, og vi kan ikke få deg til å møte et møterom, men hvis du bruker Outlook, kan vi vise deg hvordan du kan forhindre at folk videresender din møteforespørsel. La oss ta en titt.
Oppdater: En av våre lesere har gjort oppmerksom på at denne teknikken bare er tilgjengelig på Windows-versjonen av Outlook og ikke MacOS-versjonen. Takk for at du peker på dette, Floris!
Stopp en forespørsel fra å bli videresendt i Outlook eller Outlook Web App
Å stoppe en møteforespørsel fra å bli videresendt, er like enkelt som å bla en enkelt innstilling før du sender ut forespørselen.
I hele Outlook-klienten, med en åpen møteforespørsel, bytter du til "Møte" -fanen. Klikk på "Response Option" -knappen, og klikk deretter "Tillat videresending" veksle på rullegardinmenyen for å skru den av (den er slått på som standard).
I Outlook Web App, sørg for at du har en møteforespørsel åpen og minst én deltaker lagt til. Klikk på "Attendees" tannhjulet og klikk deretter på "Tillat videresending" veksle for å slå av det for dette møtet..
Dessverre er det ikke mulig å få alternativet Tillat videresending som standard slått av. Du må slå av den hver gang du oppretter en ny forespørsel.
Så hva skjer hvis noen forsøker å sende min møteforespørsel?
Tre ting kan skje når noen prøver å videresende en melding som du har slått av alternativet Tillat videresending:
- Hvis deltaker bruker samme versjon av Outlook som deg (og hvis de jobber for samme selskap, er det svært sannsynlig at de er), da vil de ikke få muligheten til å videresende møteforespørselen.
- Hvis de er på en eldre versjon av Outlook, vil de kunne videresende møteforespørselen, men Microsoft Exchange vil blokkere leveransen og sende deltakerne en "ufordelbar" melding.
- Hvis de bruker et ikke-Microsoft-e-postsystem, som Gmail, vil de kunne videresende møteforespørselen uten noen begrensninger. Dette skyldes at tredjepartssystemer ikke er forpliktet til å respektere Microsofts "ikke fremover" -flagg. I fremtiden er det mulig at de vil begynne å respektere det (dette er ofte en "du skal klø på ryggen, og jeg skal klø meg", der noen som Google vil at Outlook skal respektere et Gmail-spesifikt flagg, så en avtale er ferdig ), men det er også fullt mulig at ingen system bortsett fra Outlook noensinne vil respektere flagget.
Likevel, så lenge du setter opp møter med folk i organisasjonen din, bør dette fungere bra.
