Slik bruker du fotnoter og sluttnoter i Microsoft Word
Enten du bruker Microsoft Word til personlig eller profesjonell skriving, kan du noen ganger legge til supplerende notater til deler av arbeidet ditt. Kanskje du vil gjøre en sidekommentar på en av dine argumenter, eller du må sitere en forfatters arbeid uten å forstyrre hovedteksten. Heldigvis har Word nyttige verktøy for å legge til fotnoter og sluttnotater til skriving.
Merk: Vi bruker Microsoft Word 2016, men Word har støttet fotnoter og sluttnoter siden minst Word 2007. Avhengig av hvilken versjon av Word du bruker, kan menyene vi går gjennom i denne veiledningen se litt annerledes ut. Men ikke bekymre deg - funksjonene og funksjonene er de samme.
Hva er fotnoter og sluttnoter?
Fotnoter og sluttnoter er begge måter å legge til ekstra biter av informasjon til å skrive utenom hovedteksten. Tenk på dem som verbale sider, bare skriftlig. Du kan bruke fotnoter og sluttnotater for å legge til sidekommentarer i arbeidet ditt eller å citere andre publikasjoner som bøker, artikler eller nettsteder. Den eneste forskjellen mellom fotnoter og sluttnoter er hvor de vises i dokumentet.
Som navnet antyder, er fotnoter festet nederst på siden som inneholder setningen de svarer til. Endnoter, derimot, legges til slutten av en seksjon eller et dokument. Hvilken du bør bruke i skrivingen, avhenger av din personlige preferanse eller - hvis du skriver for skole eller arbeid - organisasjonens publikasjonsstandarder.
Slik legger du inn fotnoter og sluttnotater
Slå opp Microsoft Word, og åpne deretter dokumentet som du vil legge til fotnoter (eller opprett et nytt dokument hvis du bare har startet). Bytt til "Referanser" -fanen på Word's Ribbon.
Her finner du en rekke nyttige funksjoner for å annotere teksten din, inkludert verktøy for å sette inn en innholdsfortegnelse, legge til citater og generere en bibliografi. Den andre gruppen på denne kategorien inneholder de fotnote- og endnotefunksjonene vi vil ha.
For å legge til en fotnote, legg inn innsatspunktet i teksten din der du vil at fotnoten skal vises, og klikk deretter på «Sett inn fotnote» -knappen.
Word legger til et lite oppskriftnummer hvor du plasserte innsatspunktet.
Og så skiftes umiddelbart til fotnotenes rute og plasserer innsatspunktet i den nye fotnoten, slik at du kan begynne å skrive det med en gang.
Fotnoter vises nederst på siden under en kort horisontal linje. Hver gang du legger til en fotnote på denne siden, blir et annet nummer lagt til i listen.
Når du har lagt til fotnoter, kan du sveve markøren over hver setnings referansemarkør for å se en forhåndsvisning av fotnoten i teksten.
Du kan også raskt tappe mellom fotnoter i både hovedteksten og fotnotelisten nederst på siden ved å klikke på "Neste fotnote" -knappen i navigeringsfeltet.
Eller klikk på rullegardinmenyen på knappen "Neste fotnote" for å velge et annet navigasjonsalternativ. Du kan velge å gå til forrige fotnote eller navigere til neste eller forrige slutnote.
Trinnene for å sette inn sluttnotene er i det vesentlige det samme. Plasser innsettingspunktet der du skulle annotere, og klikk deretter på "Sett inn Endnote" -knappen på "Referanser" -fanen i Word's Ribbon.
Akkurat som med fotnoter legger Word et oppskriftnummer med en sluttnot. Men denne gangen vises listen over notater den genererer på slutten av gjeldende seksjon eller slutten av dokumentet (du kan tilpasse hvor de vises, og vi snakker mer om det litt).
Slik konfigurerer du fotnoter og sluttnoter i Word 2016
Ord har grunnleggende standardinnstillinger for fotnoter og sluttnoter, men du kan når som helst justere disse innstillingene fra menyen på fanen Referanser.
Klikk pilen nederst til høyre i "Fotnoter" -menyen.
Dette gir et fotnote- og slutnote-vindu der du kan tilpasse plasseringen, utseendet og formatet til alle fotnoter og sluttnotater.
Endre plasseringen av fotnoter og sluttnotater
Som standard legger Word fotnoter nederst på siden og sluttnotene på slutten av dokumentet, men du kan endre hvor disse notatene vises.
Under "Plassering" i Fotnote og Endnote-menyen, finn alternativet "Fotnoter" (det bør velges som standard når du åpner menyen først). Åpne rullegardinmenyen til høyre for det alternativet, og du kan endre fotnoteposisjonen til bunnen av siden eller under teksten. Hvis du velger sistnevnte alternativ, plasserer Word fotnoter umiddelbart etter hovedteksten i teksten i stedet for nederst på siden.
For å endre standardplasseringen til sluttnotene, velg alternativet "Endnotes", og åpne deretter rullegardinmenyen til høyre. Der kan du endre endnoteplassering til slutten av gjeldende seksjon eller slutten av dokumentet.
Konverter fotnoter til sluttnotater (og vice versa)
Et annet alternativ er å konvertere alle fotnoter til sluttnotene eller omvendt. I stedet for å endre hver enkelt enkelt, lar dette alternativet deg endre alle på en gang. Hvis du jobber med et dokument med mange notater, kan dette alternativet være nyttig.
Under "Location" -delen i fotnote- og slutnote-menyen, klikk på "Konverter" -knappen.
Dialogboksen Konverter notater dukker opp, og gir deg tre alternativer: 1) Konverter alle fotnoter til sluttnotater, 2) Konverter alle sluttnoter til fotnoter, og 3) Bytt fotnoter og sluttnotater. Velg ønsket alternativ, og klikk deretter på "OK" -knappen.
Endre utformingen av fotnoter og sluttnotater
Som standard oppretter Word fotnote- og sluttnotelister med samme layout som siden de vises på. Du kan imidlertid justere dette fra vinduet Fotnote og Endnote ved å klikke på rullegardinmenyen "Kolonner" og velge antall kolonner du vil bruke.
Du kan angi fotnoter og sluttnoter for å vises i opptil fire forskjellige kolonner på siden.
Tilpass formatet til fotnoter og sluttnotater
Word lar deg også velge mellom flere alternativer for formatering av hvordan fotnoter og sluttnoter er nummerert. Det er generelt en god ide å velge et annet nummereringssystem for hver notatype, spesielt hvis du bruker en kombinasjon av fotnoter og sluttnoter i samme dokument. Dette hjelper deg og leseren din raskt å skille mellom de to med et øyeblikk.
I delen Format klikker du på rullegardinmenyen til høyre for alternativet "Nummerformat". Velg ønsket tallformat.
Du kan også merke dine notater med et egendefinert symbol i stedet for et standard nummereringssystem. Ved siden av Custom Mark-alternativet klikker du på "Symbol" -knappen.
Symbolmenyen åpnes. Velg symbolet du vil bruke til å merke dine notater, og klikk deretter på "OK" -knappen.
Ditt valgte ikon skal vises i boksen "Tilpasset mark", og Word vil nå bruke dette symbolet til å merke notatene dine.
Standardnumre, fotnoter og sluttnoter i individuelle serier starter med "1" (eller en, Jeg, Jeg, etc.) og fortsetter gjennom hele dokumentet. Du kan imidlertid tilpasse både startpunktet og kontinuiteten til notatene dine.
Hvis du vil at fotnotene eller sluttnotene skal starte et annet sted enn det første nummeret i serien (for eksempel, 2 i stedet for 1), klikk på pilene i rullegardinlisten "Start på" for å øke eller redusere begynnelsesverdien. Et eksempel på hvor dette kan være nyttig er hvis du skriver en bok som inneholder sluttnoter, og du lagrer hvert kapittel som et eget Word-dokument. Du kan konfigurere hvert kapittel dokument for å begynne å nummerere sluttnotene der siste kapittel slått av.
For å endre kontinuiteten til nummereringsserien din, klikk på rullegardinmenyen ved siden av "Nummerering" -alternativet.
Du får se tre alternativer for nummerering av fotnoter og sluttnoter: Kontinuerlig, Start hver seksjon og Start hver side på nytt. Hvis du vil at fotnoteene og sluttnotene skal nummereres kontinuerlig fra begynnelsen av dokumentet til slutten, velger du alternativet "Kontinuerlig". Hvis du foretrekker å ha notater nummerert etter kapittel eller seksjon, velger du alternativet "Start på nytt hver seksjon". Eller velg "Start på nytt hver side" for å nummerere notatene dine etter side.
Bruk dine endringer i dokumentet
Etter at du har konfigurert alternativene ovenfor, må du velge hvordan du vil at endringene skal brukes i dokumentet. Nederst på menyen, klikk på rullegardinmenyen ved siden av alternativet Bruk endringer til.
Hvis du vil at endringene skal gjelde for hver side og del av dokumentet, velger du alternativet "Hele dokumentet". Eller velg "Denne delen" for å bare bruke endringer i delen av dokumentet du er inne i. (Vær oppmerksom på at dette alternativet ikke vises hvis du ikke har seksjoner i dokumentet ditt.)
Når du er fornøyd med innstillingene dine, klikker du på "Apply" -knappen nederst til høyre i menyen.
Du kan også sette inn en ny fotnote med de valgte innstillingene ved å klikke på "Sett inn" -knappen i nedre venstre hjørne av menyen.
Hvordan krysreferanse fotnoter og sluttnoter i Word 2016
Hvis du vil bruke samme fotnote eller endemote mer enn en gang i hele teksten, er det en enkel måte å gjøre det uten å sette inn det samme igjen og igjen.
Plasser innsettingspunktet der du vil ha en referanse inn i teksten. På fanen Referanser klikker du på "Cross-Reference" -knappen.
I kryssreferanse-vinduet velger du enten "Fotnote" eller "Endnote" fra rullegardinmenyen "Referansetype".
Deretter klikker du på "Sett inn referanse til" -rullegardinmenyen.
Alternativet "Fotnote nummer" legger inn fotnotenes nummer i vanlig tekst, mens alternativet "Fotnote nummer (formatert)" legger inn tallet til fotnoten i oppskrift. Alternativet "Sidetall" legger inn nummeret på den refererte siden i stedet for fotnotenummeret. Alternativet "Over / Under" legger enten ordet "Over" eller "Under" avhengig av hvor den opprinnelige fotnoten vises i forhold til kryssreferansen. Velg ønsket alternativ.
Med Word kan du lage hyperkoblinger mellom kryssreferanser, slik at du enkelt kan finne samme fotnote overalt i dokumentet. Alternativet "Sett inn som hyperkobling" er merket som standard, slik at du kan klikke på en kryssreferanse og automatisk bli tatt til den delen av dokumentet som inneholder den opprinnelige fotnoten. Vi anbefaler at du forlater dette valget, men du kan fjerne merket hvis du foretrekker det.
.
