Slik bruker du postboksopprydding for å rense dine Outlook-mapper med søppel

Mailbox Cleanup i Outlook er et sett med verktøy som er utformet for å kvitte seg med søppel fra postkassen. Du kan bruke den til å se på størrelsen på postkassen, rydde opp elementer automatisk etter størrelse og dato, og utfør noen andre funksjoner. La oss gå gjennom dem og ta en titt.

Først må du åpne verktøyet. Gå til Arkiv> Verktøy og klikk på Postkasseopprydding.

Det finnes noen verktøy tilgjengelig, og vi starter med å se på mengden data i postkassen din.

Se gjennom størrelsen på postkassen din

Din Outlook-postkasse består av mapper - Innboks, Sendte elementer, Arkiv og så videre - og å vite størrelsen på mappene hjelper deg å se hvor alle e-postene dine er. For å finne ut, klikk på "Se postkasseformat."

Dette åpner vinduet Mappestørrelse, som viser størrelsen på hver mappe. Som standard åpnes den i kategorien Lokale data. Lokale data er dataene som er lagret på datamaskinen din i .pst og.ost-filene.

Kolonnene viser mappens navn, størrelse og total størrelse (som er størrelsen inkludert eventuelle undermapper). Den beste delen av denne visningen er at den viser deg mapper du kanskje ikke vanligvis anser, som kalenderen. Hvis du har flere år med avtaler og møteforespørsler, kan du enkelt få et anstendig stykke kilobytes i kalenderen som du kan rydde opp ved å slette gamle hendelser.

Hvis du vil se størrelsen på mappene på e-postserveren, klikker du på "Serverdata" -fanen. Første gang du åpner denne fanen, kan det ta litt tid før dataene skal fylles ut. Dette skyldes at Outlook er i kontakt med Exchange-serveren og ber om dataene på filene dine (som beregnes i flyet), og deretter laster ned og viser resultatene.

Hver gang du åpner denne kategorien, vil datainnhentingen bli mye raskere, siden Exchange bare må utføre en forskjellsanalyse, og de fleste mapper endrer ikke størrelsen så mye. Når fanen er lastet, ser du mappestørrelsene på Exchange-serveren. Dette kan ikke være det samme som størrelsen i kategorien Lokale data fordi Outlook ikke nødvendigvis laster ned alle meldingene til datamaskinen.

For eksempel, i kategorien Lokale data er mappen Total størrelse på arkivet 116805 kb, men på fanen Serverdata er Totalstørrelse 363399 kb-en forskjell på 246594 kb (265 MB). Det er mye post som ikke er synlig i de lokale dataene. Hva skjer?

Som standard holder Outlook bare en viss mengde post på din lokale klient for å sikre at e-posten ikke tar for mye plass. På datamaskiner med en harddisk som er større enn 64 GB (som er de fleste av dem i dag), vil Outlook bare beholde e-post fra det siste året på datamaskinen. Eldre mails holdes på e-postserveren, og du kan få tilgang til dem. Du kan laste ned de eldre postene, og endre denne standard hvis du vil. Husk at du kan endre standard slik at den lastes ned mindre post, så hvis du sliter med plass, vil du kanskje endre standard fra 1 år til 6 måneder (eller mindre).

(Merk: Dette påvirker bare kontoer som bruker en Microsoft Exchange-server, for eksempel Hotmail, live.com, O365 og noen bedriftskonto. Hvis du bruker Outlook for å laste ned e-post fra andre leverandører som Google eller Yahoo, ignoreres denne innstillingen og alle post er lastet ned.)

Nå som du vet hvor mye dataene dine inneholder, kan du prioritere hvilke som du rydder opp.

Søker etter gammel eller stor post

Hvis du har e-post i mange forskjellige mapper, kan du søke på tvers av hele postkassen for eldre eller større mails.

Dette er veldig nyttig hvis du vil finne e-poster med store vedlegg som du enten kan slette eller flytte fra Outlook til en harddisk eller skygtjeneste. Hvis du for eksempel vil finne alle postene over 5 MB, kan du endre feltet "Finn gjenstander større enn" til 5000 kb og deretter klikke "Finn" -knappen.

Standard Outlook-søkepanelet kommer tilbake med en liste over mails som er minst 5 MB.

Disse resultatene returnerer bare e-post, men du kan endre "Look" -feltet til en bestemt type fil hvis du vil kaste et større nett.

Fra søkeresultatene kan du åpne hver av e-postene og slette dem eller fjerne vedleggene. Ikke glem å lagre vedleggene før du sletter eller fjerner dem hvis du trenger å lagre dem.

Skru av en AutoArchive

Du kan angi autoarchive-parametere for hver enkelt mappe i Outlook, noe vi tidligere har dekket som en del av et bredere blikk på at Outlook skal fungere jevnt. Hvis du har satt opp autoarkive regler, kan du slå dem av i postboksopprydding ved å klikke på "AutoArchive" -knappen.

Denne prosessen svinger gjennom alle mappene i Outlook, og gjelder alle autoarkivregler du har konfigurert. Hvis du ikke har satt noen opp, kan du være bekymret for å treffe denne knappen ved et uhell, men ikke bekymre deg - standard autoarchive regel er å gjøre ingenting.

Se og tøm de slettede elementene

Hvis du liker å "myk slette" e-posten din ved å flytte dem til mappen Slettede elementer og du sjelden tømmer den, er dette alternativet for deg.

Merk: Noen mennesker liker å bruke mappen Slette elementer som et slags arkiv, kaste ting der inne og aldri tømme mappen. Dette er ikke en god ide, fordi det er mange måter du kan tømme mappen Deleted Items for enkelt. I stedet, hvis du trenger å holde en melding, kan du sette opp et arkiv!

Klikk på "Vis slettede elementer" for å se hvor mye plass de slettede elementene tar opp, ta deretter et dypt pust og klikk "Tom".

Dette vil slette alle elementer fra mappen Slettede elementer. Hvis det skremmer deg, må du på alle måter ta et øyeblikk for å flytte viktige mails til arkivet først, men du bør virkelig tømme dine slettede elementer regelmessig og ikke bruk det som et arkiv.

Se og slett konfliktmails

Det endelige alternativet i Mailbox Cleanup er å slette konfliktmeldinger. Dette er e-poster som Outlook synes å være i konflikt med en eksisterende e-post fordi de har samme headerinformasjon. Vanligvis skyldes dette midlertidige synkroniseringsproblemer med Exchange-serveren, og du bør kunne slette disse e-postene uten problemer. For å se om du har noen e-post i Konfliktmappen, klikk på knappen "Vis konflikter" for å se en filtrert versjon av vinduet Mappestørrelser.

Hvis det er noen e-postmeldinger der, lukker du mappestørrelsesvinduet og klikker deretter på "Slett" -knappen i vinduet Postkasseopprydding.

Det er Mailbox Cleanup-verktøyet. Det er ikke særlig prangende, men det er effektivt og nyttig.