Slik bruker du Microsoft Words sammenligningsfunksjon
Hvis du har et samarbeidsprosjekt med arbeidere, eller du bare arbeider med flere revisjoner av ditt eget arbeid, er det viktig å kunne spore trinnvise endringer. I Microsoft Word er evnen til å sammenligne alle forskjeller i to nesten identiske dokumenter bygget inn i Sammenlign-verktøyet. Slik bruker du det.
Først åpne Word og en hvilken som helst dokumentfil. (Det kan være en av de som du sammenligner, et annet dokument helt eller bare et tomt prosjekt.) Klikk på "Review" -fanen øverst på skjermen for å åpne båndmenyen, og klikk deretter på "Sammenlign" -knappen Det vil være nær høyre side av menyen.
Klikk på "Sammenlign" igjen hvis en annen meny åpnes. Deretter velger du de to dokumentene i det nye vinduet: dokumentet "Original" (eller tidligere) og dokumentet "Revidert" (eller senere). Hvis du ikke ser enten i rullegardinmenyen, klikker du på mappikonet til høyre for å bla gjennom dokumentet ved hjelp av nettleseren din.
Under «Etikett endres med», kan du sette et notat for å holde deg oppdatert om hvilken forskjell som tilhører hvilket dokument. Her skal jeg merke min "senere" siden det er den siste revisjonen av manuskriptet. Du kan bare legge til en kode i det reviderte dokumentet, men du kan bytte mellom dem med dobbeltpilikonet.
Klikk på "Mer" knappen for å se avansert alternativ. De fleste av disse er selvforklarende, og alle alternativer er aktivert som standard. Merk alternativet "Vis endringer ved", som viser individuelle endringer, enten ett tegn om gangen (veldig sakte) eller ett ord om gangen.
Klikk "OK". Word åpner et komplisert utseende av rutene i et enkelt dokument. Fra venstre til høyre har du en detaljert liste over endringer, en fullstendig oversikt over "Revidert" dokumentet med røde merker på venstre margin som indikerer endringer, og en dobbel rute som viser de opprinnelige og reviderte dokumentene stablet. Rulling med museskiven ruller alle tre primærruten på en gang, men du kan bruke rullefeltene til høyre for hver for å bla de enkelte ruter til hver.
Revisjonen er den mest nyttige her. Det viser hver endring, hva som ble fjernet, og hva ble lagt til, i rekkefølge fra toppen av dokumentet til bunnen. Det er en fantastisk måte å se forskjellene i teksten og formateringen på et øyeblikk. Hvis du klikker på noen av oppføringene i vinduet Revisjoner, rulles de andre rutene i den aktuelle posisjonen øyeblikkelig. Ryddig!
Når du har brukt kategorien Revisjoner for å finne den spesifikke revisjonen, kan du høyreklikke på den aktuelle teksten i senterpanelet. Klikk på "Godta" eller "Avvis" (etterfulgt av tilhørende handling) for å beholde eller tilbakestille endringen, henholdsvis.
Du kan lagre dette sammenlignede dokumentet som en egen fil som ikke vil påvirke noen av dokumentene du ser på. Bare klikk på Arkiv> Lagre som, og lagre det som et annet Word-dokument.
Vær oppmerksom på at funksjonen Sammenlign ikke er tilgjengelig hvis et dokument har passordbeskyttelse eller endringene er beskyttet i Word. Du kan endre denne innstillingen i de enkelte dokumentene ved å klikke på Review> Track Changes.
