Slik bruker du samtaleoppryddingverktøyet i Outlook
Noen mennesker liker å holde deres Outlook-mapper perfekt kontrollert, med e-postene pent kategorisert og lagret i en logisk, minimal mappestruktur. De fleste av oss er ikke sånn, så Microsoft har gitt verktøy for å hjelpe. Et av disse verktøyene er det lite kjente samtalen opprydding verktøyet, som sletter eller flytter overflødige e-poster fra en samtale. Slik fungerer det.
Du kan kjøre Conversation Clean Up-verktøyet mot en enkelt samtale, en mappe eller en mappe og alle undermapper. Det ser etter e-postmeldinger som er overflødige, noe som betyr de som er inkludert i sin helhet i en annen melding i samtalen. Den sletter deretter (som standard) eller flytter disse e-postene til en annen mappe, avhengig av hvordan du har konfigurert den. Dette hjelper med å holde postkassen fylt med flere kopier av samme melding.
Først må du angi parametrene for samtaleopprydding. Gå til Arkiv> Valg> E-post, og rul deretter ned til delen "Samtaler opprydding".
Som standard sletter samtalebrytende elementer, men hvis du vil flytte overflødige elementer til en mappe i stedet, kan du klikke på "Bla gjennom" og velge mappen du vil flytte dem til. Dette er praktisk hvis du vil dobbeltsjekke for deg selv at meldingene verktøyet finner virkelig er overflødige. Konversasjonsopprydding-verktøyet er pålitelig i vår erfaring, men noen ganger er det ingen erstatning for å sjekke ting selv.
Du kan sannsynligvis forlate de andre standardalternativene fordi de er fordi de gir mye mening, men hvis situasjonen din eller preferanser er forskjellige, gå videre og slå parametrene på eller av slik du finner det. Når du har innstillingene slik du vil, klikker du på "OK" for å gå tilbake til Outlook.
Nå må du åpne verktøyet. På "Hjem" -fanen klikker du på "Opprydding" -knappen. På rullegardinmenyen får du muligheten til å rydde opp samtalen som er valgt i mappen, hele mappen eller hele mappen og alle undermappene.
Du kan også få tilgang til denne menyen ved å klikke på Mapp> Ryd opp mappe hvis du ikke trenger "Ryd opp samtalen" -alternativet.
Vi går med "Clean Up Folder" for nå, men prosessen er den samme om du rydder opp en samtale, en mappe eller en mappe og dens undermapper. Og for et ett-klikk-alternativ, kan du høyreklikke en mappe i navigasjonsruten og velge "Clean Up Folder".
Første gang du kjører dette verktøyet, vises en advarsel som gir deg muligheten til å endre innstillingene, kjøre verktøyet eller avbryte operasjonen.
Hvis du vil at verktøyet skal løpe uten å se denne popupen, må du aktivere alternativet "Ikke vis denne meldingen igjen".
Klikk "Clean Up Folder" for å kjøre verktøyet (hvis du slår på "Ikke vis denne meldingen igjen" alternativet, vil verktøyet løpe så snart du velger det). Når verktøyet kjører, noe som kan ta litt tid hvis du kjører det for første gang i en mappe med mange meldinger, vises en statusmelding i linjen nederst i Outlook.
Du kan fortsette å bruke Outlook mens dette kjører. Når statusmeldingen forsvinner, er verktøyet ferdig. Det vil ikke fortelle deg at det er ferdig - verktøyet er designet for å løpe i bakgrunnen for å hjelpe deg, ikke bombardere deg med meldinger - men det vil fortelle deg om det ikke kan finne noen meldinger å rydde opp.
Det er alt der er til det. Når vi kjørte dette verktøyet på en eksempelmappe med 2487 e-poster, fant den 502 mails som kunne slettes. Over en femtedel av e-postene i mappen var overflødig, så det er en øyeåpner og et verktøy som er verdt å bruke hvis du går tom for plass eller er lei av å vade gjennom samtaler.
