Slik bruker du Trello til å gjøre administrerende prosjekter en bris

Trello kan være en fin måte å håndtere prosjekter på, kommunisere med teamet ditt, organisere ideer og tjene som en slags "Internett-whiteboard" der folk kan brainstorme sammen og samarbeide i en felles plass.

Etter at du har opprettet et brett, kan du begynne å legge til medlemmene av prosjektet som skal gjøre opp laget. For å gjøre dette, klikk på "Vis meny" -fanen på høyre side, sett her.

Når du har samlet alle medlemmer av styret ditt og klar til å gå, kan du begynne å legge til nye lister. Titlene på disse listene kan være alt avhengig av typen prosjekt du oppretter, arbeidsflyten av hvordan du vil administrere individuelle oppdrag, og hvordan du foretrekker å administrere innholdet ditt samlet.

Som et eksempel har vi oppført noen forskjellige ideer nedenfor. I hver liste finner du alternativet "Legg til et kort", som du kan klikke her.

Når kortet er opprettet i listen, klikker du på det, og du får se et vindu som ser slik ut:

Og det er i disse kortene hvor den virkelige organisasjonen starter. Alt fra å legge til medlemmer til "Abonner på et kort" (som betyr at de vil motta et varsel enten på e-post eller telefon når en ny handling skjer), for å merke et kort for underdelen skjer i knappene av til siden.

Du kan redigere beskrivelsen av et kort (i.e- "Brainstorm only", en lenke til relevant forskning, YouTube-klipp, etc.), samt opprette en "sjekkliste", se til side her.

Sjekklister er en fin måte å håndtere individuelle kort på og sørge for at alle medlemmer av teamet er konsekvent oppdatert på hvor et bestemt prosjektstykke er til enhver tid. For å legge til en sjekkliste og fylle den med nye elementer, bare musen over til "Checklist" -knappen, klikk "Legg til", og begynn å fylle opp oppgavene.

Andre innstillinger i hvert kort inkluderer muligheten til å legge til en forfallsdato, som kan oppdateres eller endres av medlemmer som har fått tillatelse på kortet.

Aktivitetsmåten finner du i høyre side meny, og så lenge et kort ikke er merket som "Privat", kan alle handlingene i teamet ditt ses fra en enkelt å følge strømmen.

En annen flott funksjon av Trello er at alle dine filer og mapper kan festes rett inn i kortene selv. Ikke mer grave gjennom en endeløs rekke Dropbox-mapper med kompliserte passord eller prøver å få noen til å organisere sine Driftstillatelser riktig, med Trello alt du trenger er der og klar til å laste ned rett fra serveren.

Men hvis teamet ditt ikke er klar til å "slippe" deres Dropbox ennå, integreres tjenesten automatisk med mange av de mest populære skygtjenestene, og lar deg legge til innhold direkte fra din egen koblede konto..

Deretter er det her etikettene kommer inn.

Etikettene er en universell moniker som lett kan gjøre det mulig å skille delene dine i underdeler, og så videre. Si for eksempel at du har noe i "Tilordnet" -listen, men du vet ikke hvilken avdeling artikkelen tilhører?

Etiketter lar deg raskt fargekode bestemt innhold, slik at den som er festet til kortet, raskt kan gjenkjenne hvem den tilhører og hva formålet med oppgaven er. Denne visuelle cue gir et enkelt organisasjonssystem, ikke mye i motsetning til de fargede fanene, vil du se på toppen av mapper lined tilbake i et arkivskap.

Til slutt kan du velge å "dele" et kort med noen via e-post, eller bare koble den til i arbeidsflyten din utenfor Trello-nettverket.

Noen av de ekstra, morsomme funksjonene til Trello inkluderer muligheten til å legge til vennlige klistremerker til et kort eller medlem, hvorav noen er inkludert i Basic medlemskapet og et helt ekstra bibliotek som åpnes hvis du registrerer deg for Trello Gold månedlig abonnement.

Business Class vil få deg de samme klistremerkene, men i stedet for å betale $ 5 per måned som helhet, kan du i stedet velge å gi premiummedlemskap til hver av dine ansatte med en rabatt på € 3,75 per person.

Ytterligere innstillinger i menylinjen gjør det mulig å kontrollere tillatelsene for medlemmer av teamet ditt, blant annet hvem som kan lese kortene, hvem som kan kommentere dem, og hvem har muligheten til å arkivere, slette eller flytte eldre oppdrag som allerede har tjente deres formål.

Her finner du også "Power Ups" -menyen, inkludert muligheten til å se alle oppdragene og deres eiere i et kalenderformat komplett med forfallsdato og samsvarende tidsplaner, samt muligheten til å la gruppemedlemmene " stemme "på bestemte kort.

Ideen bak stemmegivningen er at hvis alle ikke kan bli enige om en ide eller hvilken oppgave å jobbe på neste, kan du åpne gulvet opp til avstemning. Hvilket alternativ som får flest stemmer er det neste prosjektet som sendes gjennom.

Hvis ett bord ikke er nok, er det alltid muligheten til å gjøre mer. Å skille arbeidsstyrken din på denne måten kan bidra til å fjerne for mye overskyting mellom ulike avdelinger og er alltid et godt alternativ hvis du er bekymret for tillatelser eller at folk ser private prosjekter i aksjon før de er klare for allmennheten.

Når et kort har tjent sin hensikt, kan du kaste det pent bort i arkivet med et trykk på en knapp. Arkivet vil holde innholdet i opptil 30 dager før det slettes permanent, så vær sikker på at du aldri sender noe inn i dette området av Trello med mindre du er helt sikker på at du er ferdig med det for godt.

Trello kan være en nyttig, lett tilgjengelig måte for deg og medlemmene av hele laget ditt for å holde deg organisert gjennom det hektiske kaoset på arbeidsdagen. Ved å utnytte alle sine mange funksjoner og triks, kan du holde hodet klart, prosjektene dine på sporet, og bredden på dine oppgaver publisert i tide, hver gang.