Sørg for at medarbeidere så den viktige e-post med lesemottak og forsinkelsespåminnelses-e-post
Mange spør hvordan du planlegger en epost for en viss dato og med god grunn. Som vi håper våre kollegaer stiller datoer og klokkeslett for møter i deres Outlook-kalender og setter på en påminnelse, er det alltid noen som er beleilig "Fikk ikke e-posten". I dag ser vi på et par enkle å implementere funksjoner i Outlook 2007 for å sikre at de fikk eposten og til og med leser den.
Det første du kan gjøre for å sikre at en e-post ble levert og lest, er ved å be om en leverings- og lesemottak. Med meldingen du komponerer åpen, klikk på alternativer fanen og i sporing delen legger et merke ved siden av både Be om en leverings- og en forespørsel om kvittering. På denne måten kan du holde styr på når meldingen ble levert og når den ble åpnet.
Bare fordi du mottar en kvittering at personen leser e-posten, må du kontrollere at innstillingene ikke er satt til Send alltid svar når en Les kvittering blir bedt om. For å sjekke denne innstillingen, gå til Verktøy Valg Innstillinger E-postalternativer og så Sporingsalternativer tab.
Nå i boksen Sporingsalternativer, sørg for "Send alltid svar" eller "Aldri send et svar". Selvfølgelig vil du kanskje snakke dette med mottakeren, eller du er IT-avdeling.
For enda større sikkerhet vet de om avtalen, klikk på fanen nær nederste venstre hjørne av sporing delen for å komme til Meldingsalternativer. Her kan vi gjøre noen ting, hvorav en er veldig nyttig, og det er å forsinke meldingen levering for en fremtidig dato. Under Leveringsmuligheter kryss av "Ikke lever før" og velg dato og klokkeslett for å sende en påminnelsesmelding. En advarsel til dette er med POP3-kontoer, du må holde Outlook-programmet åpent til det er på tide for meldingen skal sendes.
Du kan også sette viktigheten til Høy og legg til et par ekstra e-postkontoer for svar som skal sendes til ... hei, du vet aldri.
Husk at når du planlegger en e-post som skal sendes på en fremtidig dato, forblir den i din utboks inntil det er på tide å bli sendt.
Med disse enkle alternativene og Deling en kalender bør det være perfekt kommunikasjon om TPS-rapporter. Selvfølgelig, hvis det kommer ned til det, kan du alltid enkelt sende meldingen igjen.
