Forbered ditt Word-dokument for massefordeling

Denne gjesteartikkelen ble skrevet av Askar, nerden bak DemoGeeks tekniske nettsted.

Hvis du jobber på et lag eller når du arbeider med kundene dine, vil du kanskje sørge for at du distribuerer dokumentene dine på riktig måte, slik at informasjonen i dokumentet når den riktige målgruppen og konfidensialiteten til informasjonen blir respektert.

Word 2007 har en funksjon som du kan formelt forberede ditt Word-dokument for riktig distribusjon til en gruppe mennesker eller til og med til noen personer med viss troverdighetsfaktor.

Forberedelse

Start Word 2007 og opprett dokumentet slik du vil.

Når du er fornøyd med dokumentet og er klar til å distribuere, ta en pause et øyeblikk før du trykker på e-postprogrammet og følg disse enkle trinnene for å få dokumentet klart for distribusjon. Husk at disse trinnene er isolert, og hva det betyr er at du kan velge og velge trinnene du ønsket å følge.

Klikk på Office-knapp og klikk på "Forberede"Menyalternativet. Det er 7 forskjellige alternativer du bør kunne se. Jeg forklarer hver av disse alternativene, slik at du kan velge og velge riktig kombinasjon av alternativer for distribusjonskravene dine.

Dokumentegenskaper

Den første i listen er "Eiendommer' alternativet som du kan legge til metadatainformasjon om dokumentet.

Du kan skrive inn navnet på dokumentforfatteren, tittelen, emnet, søkeordene, kategorien, statusen og kommentarene.

Noen av disse kan ses gjennom Fil >> Eiendommer dialog.

Husk at når du er ferdig med dokumentet, vil du ikke kunne se disse egenskapene, men til da kan du knytte egenskaper med dokumentet ditt til andre for å få en ide om dokumentet før du åpner det.

Inspiser dokument

Det andre alternativet i listen er "Inspiser dokument"Alternativet. Som en del av forberedelsen til å distribuere dokumentet kan du inspisere dokumentet for kommentarer, revisjoner, revisjonsmerker, blekkannonsering. Du kan inspisere for skjulte metadata eller personlig informasjon som er lagret med dokumentet. Du kan inspisere for eventuelle egendefinerte XML-data som er lagret med dokumentet. Du kan også inspisere for hvilken som helst informasjon om overskrifter, bunntekster og for eventuelle vannmerker. Til slutt kan du også inspisere eventuelle skjulte tekster i dokumentet.

Velg inspeksjonsalternativene du vil forsikre deg om før du distribuerer dokumentet, og når du trykker på "Undersøke"Knappen Word vil inspisere dokumentet og vil varsle deg om eventuelle gjenstander det finner på inspeksjonen.

Varene som trenger din oppmerksomhet, vil bli merket med et utropstegn, og du kan velge å inspisere om du vil.

Krypter dokument

Tredje i listen er "Krypter dokument"Alternativet. Velg dette alternativet hvis du vil at dokumentet kun skal vises av bestemte personer du stoler på. Det lar deg kryptere dokumentet med et passord etter eget valg, og brukerne må skrive inn dette passordet for å vise dokumentet.

Velg et passord som du kan distribuere til gruppen. Mitt råd er ikke å velge et passord som du personlig bruker, men heller et passord som ingen kan bruke den til å spore tilbake til dine elektroniske kontoer eller sensitive kontoer som du bruker personlig.

Bekreft passordet en gang til. Passord er saksensitiv og sørg for å bevare / huske passordet, da det ikke er mulig å gjenopprette passordet hvis du glemmer det, og det er ingen måte å åpne filen hvis du glemmer passordet.

Når du er kryptert, bør du kunne se at menyalternativet har en liten bakgrunnsfarge for å indikere at dette dokumentet er kryptert.

Når folk i distribusjonsgruppen prøver å åpne et kryptert dokument, blir de bedt om å skrive inn et passord.

Uten et passord vil de ikke kunne åpne dokumentet i det hele tatt.

Begrens tillatelse

Fjerde på listen er "Begrens tillatelse"Alternativet. Du kan bruke alternativet "Begrens Tillatelse" for å begrense hva folk kan gjøre med dokumentet. Hvis dokumentet er følsomt, kan du bruke "begrense tillatelser" for å begrense dem fra å redigere, kopiere og skrive ut dokumentet.

Restrict Permission bruker Windows Rights Management klient til å implementere begrensningene.

Du kan bli bedt om å installere Windows Rights Management verktøy. Ikke bekymre deg, gå videre og installer den, den er fra den klarerte kilden. Når du er installert, bør du kunne konfigurere hva folk kan gjøre med dokumentet.

Legg til en digital signatur

Femte i listen er "Legg til en digital signatur"Alternativet. Digitale signaturer sikrer integriteten til dokumentet. Tenk på digitale signaturer som en papir signatur, men gjort elektronisk for enkelhets skyld. Når et dokument har digital signatur, betyr det integritet og tillit til dokumentet. Dette ville være nyttig hvis du distribuerer dokumentet til en meget stor gruppe publikum.

Klikk på "Legg til en digital signatur"Alternativet og Word vil spørre deg med dialogboksen ovenfor for å søke etter digitale signaturleverandører på Office Marketplace.

På Office Online Marketplace bør du kunne finne en digital signaturleverandør som du kan bruke til å signere dokumentet.

Kjør Kompatibilitetskontrollen

La oss hoppe over til det siste alternativet "Kjør Kompatibilitetskontrollen"Først. Hvis du har brukt noen funksjoner som er spesifikke for Word 2007, og hvis du mistenker at publikum kan bruke eldre versjoner av Word, vil du kanskje kjøre kompatibilitetsboksen for å sikre at dokumentet ditt kan leses av hele publikumet.

Word 2007 vil kjøre et sett med forhåndsdefinerte kompatibilitetskontroller, og hvis det finner noen kompatibilitetsproblemer, vil det liste dem på dialogboksen ovenfor, hvis ikke, er det bra å flytte til siste trinn før distribusjon av dokumentet.

Merk som endelig

Dette bør være det siste trinnet du ønsket å følge før du distribuerer dokumentet til gruppen. Som navnet indikerer, vil denne handlingen markere dokumentet som alt satt til distribusjon.

Da dette gjør betydelige endringer i dokumentet, blir du bedt om å forsikre deg om at du vil markere dokumentet som endelige.

Når et dokument er merket som Endelig, kan dokumentet ikke redigeres og rengjøres av eventuelle bevislestninger, kommentarer mm.

Avsluttede dokumenter får et nytt ikon på statuslinjen som ser mer ut som en gummistempel på papir.

Å få et dokument utarbeidet for distribusjon kan hjelpe deg med å unngå visse åpenbare feil du gjør når du distribuerer et dokument til en stor gruppe mennesker. Du trenger ikke å følge alle trinnene; heller du kan velge og velge hvilken du vil / foretrekker. Word 2007 er fleksibelt nok til å gjøre det du ber om å gjøre når du forbereder et dokument for distribusjon.

Jeg håper du finner dette nyttig, og jeg håper du bruker Word 2007s evne til å fullføre et dokument riktig før distribusjon. Har du spørsmål eller kommentarer, vennligst gi meg beskjed i kommentarene.