Bruk betinget formatering for å gjøre viktige Outlook meldinger stå ut

Outlook lar deg lage og tilpasse mappevisninger på mange måter, for eksempel å legge til og fjerne kolonner eller gruppere og sortere meldinger. Du kan også bruke regler for å lage Outlook-visningsmeldinger på forskjellige måter basert på deres egenskaper (som avsender, emnelinje eller tidsstempel). Dette kalles betinget formatering. La oss se på hvordan det fungerer.

Oppdater: En av våre lesere har gjort oppmerksom på at betinget formatering bare er tilgjengelig på Windows-versjonen av Outlook og ikke MacOS-versjonen. Takk, Christy!

Starter

For å komme i gang med å konfigurere betinget formatering, gå til Vis> Vis innstillinger.

Du kan også få tilgang til avanserte visningsinnstillinger ved å høyreklikke på mappehodet og velge kommandoen "Vis innstillinger".

Innstillingsvinduet Avansert visning lar deg tilpasse mappevisningen. Klikk på knappen "Betinget formatering".

Dette bringer deg til vinduet Betinget formatering som du skal bruke til å sette opp forskjellige regler for hvordan meldinger formateres.

Elementene som vises i "Regler for denne visningen" -listen er standardreglene som følger med en ikke tilpasset mappevisning. For eksempel kan du se at "uleste meldinger" vises i fet, blå Segoe UI-skrift med en størrelse på 11 poeng.

Hvordan reglene fungerer

Reglene er betingelsene som en melding må møte for Outlook, for å kunne bruke formateringen. I standardreglene, for eksempel, blir "Unread Messages" -regelen aktivert når en melding er merket som ulest. Når denne regelen er aktivert, bruker Outlook den dype, blå, 11-punkts Segoe UI-fonten til å vise den.

Outlook bruker regler i rekkefølge fra toppen av listen. Regler høyere oppe på listen har forrang over regler lavere ned. Hvordan fungerer dette i praksis? La oss si at du har to regler, en øverst på listen som endrer skriften til grønt, og en nedre ned i listen som endrer skriften til rød. Hvis en melding oppfyller betingelsene for begge reglene, blir skriften endret til grønt fordi denne regelen er høyere opp på listen - regelen som setter skrift til rød, ignoreres.

Med standardreglene kan du bare endre skriften. Du kan ikke slette standardregler, eller flytte bestillingen rundt, eller endre vilkårene for regelen. Du kan slå standardreglene av, men ved å fjerne markeringen i "Regler for denne visningen" -listen.

Slik legger du til en ny regel

I vinduet Betinget formatering klikker du på «Legg til» -knappen. En ny regel kalt "Untitled" vil bli lagt til i listen. Gi regelen et navn, og klikk deretter på knappen "Tilstand".

Filter-vinduet lar deg bestemme tilstanden eller betingelsene som posten skal møte for å bli formatert.

Vi skal bare bruke et enkelt eksempel her og få det til å se etter meldinger som ble sendt av "Rob Woodgate" og inneholde ordet "Outlook" i feltet Emne.

For å gjøre dette, klikker du først på "Fra" -knappen, som åpner adresseboken, og velger en kontakt.

Deretter legger vi til "Outlook" i feltet "Søk etter ordet", og sørger for at alternativet "Emnefelt bare" er valgt fra rullegardinlisten "In". Klikk på "OK" når du er ferdig.

Tilbake i betinget formatering, klikk på "Font" -knappen.

Vi skal lage meldinger som samsvarer med filteret vi setter opp, vises i lilla og fet skrift. Sett opp dine ønsker, klikk på "OK" -knappen, klikk "OK" igjen for å lukke vinduet Betinget formatering, og deretter en gang til for å lukke vinduet for forhåndsvisning av innstillinger.

Reglene blir brukt umiddelbart. Du kan se under disse meldingene som oppfyller betingelsene våre, er nå fet og lilla.

Dette er bare et enkelt eksempel - du kan legge til mange forhold, selv svært komplekse. Tilbake i det filtervinduet kan du bytte til "Flere valg" -fanen for å se en rekke tilleggsbetingelser du kan velge.

Her kan du velge å matche en melding om:

Det har blitt tildelt en bestemt kategori
Det er lest eller ulest
Det har vedlegg eller ingen vedlegg
Den er merket som høy, normal eller lav prioritet
Den er flagget av deg, av noen andre, av ingen, eller merket som fullført
Teksten du søker etter, må samsvare med saken
Det er en bestemt størrelse, større eller mindre enn en bestemt størrelse, eller mellom to størrelser

Bytt til "Avansert" -fanen, og du kan opprette kompliserte forhold.

På fanen Avansert kan du velge hvilket som helst felt fra hvor som helst i Outlook, og velg en betingelse du vil matche. Dette kan være ganske enkelt, for eksempel å tilpasse avsenderen til en eksakt adresse, men du har mange alternativer å velge mellom. La oss si at du vil at regelen din skal samsvare med e-postmeldinger du mottok. Klikk på "Field" -knappen, pek på "Date / Time Fields", og klikk deretter på "Mottatt" -alternativet.

Klikk på rullegardinmenyen "Tilstand" for å velge din tilstand.

Valgene er mye større enn du kanskje forventer:

Når som helst
I går
I dag
I morgen
I de siste 7 dagene
I de neste 7 dagene
Forrige uke
Denne uka
Neste uke
Forrige måned
Denne måneden
Neste måned
På
På eller etter
På eller før
Mellom
eksisterer
Eksisterer ikke

Og de andre feltene du kan velge, tilbyr like mange alternativer.

Velg din tilstand, legg til en verdi, og klikk på "Legg til i liste" -knappen.

Du kan legge til så mange forhold til listen som du vil. For å gi deg en ide om hvor mange felt det er, her er en titt på bare "Alle postfelt" -menyen.

"Alle kontaktfelt" -menyen har over fire kolonner med muligheter - så mange vi ikke kunne passe det inn i et fornuftig skjermbilde. Så vi kommer ikke til å gå gjennom hvert av feltene og betingelsene, men nå vet du hvor de er og hvordan de skal brukes.

Du kan sette opp flere forhold i en regel for å få ting så spesifikke som du vil. Ønsker å ha Outlook-skjermmeldinger i en rød 16pt skrift hvis de kommer fra en bestemt kontakt mottatt de siste sju dagene, inneholder et bestemt ord i emnet, og inkludere et vedlegg? Ikke et problem.

Slik sletter du en regel

Hvis du har opprettet en regel, og du ikke lenger vil ha det, er det enkelt å slette. I vinduet Betinget formatering velger du regelen du vil slette, og klikker på "Slett" -knappen. Bare husk at du bare kan slette regler du har opprettet-ikke Outlooks innebygde standardregler.

Du kan legge til så mange forhold som du vil, og har så mange regler som du vil. Og som vi viste deg før, når du har de betingede formatteringsreglene satt slik du vil, kan du kopiere visningen til en annen mappe eller til alle mapper hvis du vil.