Hva er AutoArchive i Outlook, og hvordan fungerer det?
Hvis du har brukt postboksen opprydding verktøyet, har du sett AutoArchive knappen, men du kan være skeptisk til hvordan det fungerer og hva det vil gjøre. Her er hva den gjør og hvordan du kan bruke den.
Hvis du klikker på AutoArchive-knappen, får du en prosess til å svinge gjennom alle mappene i Outlook, og bruke noen AutoArchive-regler du har konfigurert (ikke bekymre deg, standard AutoArchive-regelen er å ikke gjøre noe, slik at du ikke kan skade deg klikker på knappen). Men hvis du vil flytte dine eldre elementer til et arkiv der de er ute av veien, er AutoArchive hvordan du automatiserer prosessen. La oss gå gjennom å sette den opp og kjøre den.
Slik slår du på AutoArchive
Først må du slå på AutoArchive og velge innstillingene. Gå til Arkiv> Valg> Avansert og klikk deretter på "AutoArchive Settings" -knappen.
Så lenge "Kjør AutoArchive hver" -alternativet er slått av (som er standard), vil AutoArchive aldri løpe.
Når du slår "Kjør AutoArchive hver" -alternativet, er alle alternativene nå tilgjengelige.
I motsetning til Folderopprydding, som har ett vindu med innstillinger i Filalternativer, og deretter lar deg kjøre disse innstillingene mot hvilken som helst mappe du liker som en manuell oppgave, er AutoArchive-innstillingene som vises her, standardinnstillingene. Hver mappe som har AutoArchive slått på, kan bruke disse standardinnstillingene, eller du kan bruke forskjellige innstillinger for forskjellige mapper hvis du vil. Vi går gjennom hvordan du gjør det senere, men for nå, la oss se på standardinnstillingene.
Slik konfigurerer du AutoArchive
Det første du må legge merke til er at når AutoArchive er slått på, vil det løpe hver 14. dag. Du kan endre det ved å bruke pil opp og ned eller ved å taste inn et nummer, og du kan velge en verdi fra 1 til 60 dager. Du kan skrive inn et tosifret nummer, men hvis det er mer enn 60, vil Outlook vise en feilmelding når du klikker "OK", og du må endre verdien før du kan lagre.
Det neste alternativet - "Spør før AutoArchive kjører" - gir deg valget om at Outlook skal vise deg en melding før AutoArchive skjer. Denne spørringen lar deg se gjennom innstillingene eller avbryte denne kjøringen av AutoArchive hvis du vil.
Resten av innstillingene vedrører hvilke elementer som skal arkiveres, og hva som skjer under arkivprosessen. Det første alternativet her - "Slett utgåtte elementer (kun e-postmappe)" - gjelder e-postmeldinger som har hatt en utløpsdato lagt til dem. Dette påvirker ikke oppgaver eller hendelser, selv om du slår på AutoArchive for disse mappene.
Resten av innstillingene gjelder for alle elementer, ikke bare e-post. Dette betyr kalenderhendelser, oppgaver, notater og journalposter.
Forutsatt at du lar "Arkiver eller slett gamle elementer" slått på, er standardinnstillingene for Outlook å flytte elementer eldre enn 6 måneder til en ny, separat .pst-fil med navnet Arkiv (som standard), og gjør det synlig i navigasjonsruten i Outlook slik at du kan få tilgang til de arkiverte elementene når du vil. Du kan endre verdien "Ryd ut elementer eldre enn" til noe fra 1 dag til 60 måneder, velg en annen .pst-fil for å arkivere elementene i, eller velg å «Slett gamle elementer permanent».
Vær advart om at denne slettingen omkjører mappen Slettede elementer, og elementene dine blir slettet helt fra Outlook. Du kan fortsatt få tilgang til den på e-postserveren din, avhengig av innstillingene dine, men du bør ikke stole på dette. Bare velg dette alternativet hvis du vil slette elementene for alltid.
Når du klikker "OK", vil AutoArchive bli slått på. Den løper i tråd med "Kjør AutoArchiv hver" verdien du har valgt (hver 14. dag som standard), som starter i dag. Så når du slår den på, bør du regne med at den løper ganske fort. I våre tester tok det mindre enn ti minutter mellom å slå den på og motta spørsmålet om at AutoArchive skulle løpe. AutoArchive kjører bare som standard på noen få mapper, så hvis du vil at den skal kjøre på bestemte mapper - eller du vil tilpasse hvordan den kjører på forskjellige mapper - fortsett å lese.
Slik slår du på og tilpasser AutoArchive for forskjellige mapper
Når du slår AutoArchive på, kjører den som standard bare mot følgende mapper:
- Sendte elementer
- Slettede elementer
- Kalender
- oppgaver
Hvis du vil at den skal kjøre på en annen mappe, må du slå den på for hver mappe (eller slå den av på noen av de fire mappene som du ikke vil at den skal kjøre på). Gjør dette ved å høyreklikke på mappen i navigasjonsruten og klikke på "Egenskaper".
Du kan også få tilgang til mappeegenskaper ved å velge Mappe> Mappeegenskaper i båndet. (For mapper som Kalender og Oppgaver som ikke vises i navigasjonsruten, er dette den eneste måten å få tilgang til mappegenskapene.) Det er også muligheten til å gå direkte til AutoArchive-innstillingene, noe som sparer deg et skritt når du ' re i mappeegenskapene.
I vinduet Mappegenskaper klikker du kategorien AutoArchive for å få tilgang til innstillingene for den mappen.
For de fleste mapper, vil innstillingen "Ikke arkiver elementer i denne mappen" være aktivert som standard. Dette betyr at når AutoArchive-prosessen kjører, blir mappen ignorert og ingen elementer i den blir arkivert. Hvis du vil at mappen skal inkluderes, slå på "Arkiver elementer i denne mappen ved hjelp av standardinnstillingene" alternativet.
Alternativt, hvis du vil at AutoArchive-innstillingene for denne mappen skal være forskjellig fra standardinnstillingene, slår du på "Arkiver denne mappen ved hjelp av disse innstillingene" og endre innstillingene til dine preferanser.
Hvis du vil returnere alle mapper når du vil bruke standardinnstillingene, kan du gå tilbake til Fil> Valg> Avansert> AutoArchive Settings og klikke på "Bruk disse innstillingene til alle mapper nå" -knappen. Det vil endre alle mapper som har "Arkiver denne mappen ved hjelp av disse innstillingene" slått på for å ha "Arkiver elementer i denne mappen ved hjelp av standardinnstillingene" slått på i stedet.
Når du har standardinnstillingene for AutoArchive, og innstillingene per mappe, kan du la prosessen til å fungere stille i bakgrunnen, frigjøre plass til deg og holde mappene dine for å bli for oppblåst.
