Viktig veiledning til å administrere Google-kontakter
Sammen med alle de kollektive Google-appene har Contacts vist seg å være et veldig dynamisk adresseboksystem. Det som først startet i GMail, har nå blitt tilpasset til sin egen nettbaserte applikasjon der du kan legge til, redigere, slette og kategorisere Google Kontakter.
Disse lister kan synkroniseres med Android-telefonen din eller til og med iPhone / OS X-kontaktlisten din - hvis du kan konfigurere den riktig. Derfor er det viktig å holde disse kontaktene organisert og enkelt å bla gjennom.
Dessverre er Google langt fra å være den beste husholdersken, og utviklingsplattformen er fortsatt i sin barndom. Jeg har lagt til noen nyttige tips nedenfor for at Google-brukere skal organisere sin enorme kontaktliste.
The Great Division
Hvis du startet med Gmail, har du sannsynligvis fått en veldig stor kontaktliste. Innenfor standardinnstillingen Alle kontakter Menyen er en liste over hver person du noensinne har sendt, svarte på, eller ringet eller skrevet via Google Voice. Det har også kontaktene som noen gang har meldt deg via Google Chat.
Det er fint at Google har gitt flere standardkategorier til å begynne med. Du kan organisere familiemedlemmer og venner i egne grupper, men dette kan virke litt plagsom siden Google+ bruker Sirkler nå. Den enkleste måten å administrere og konfigurere dupliserte kontakter på, er via Google + -profilen din, hvis du er bruker. Ellers vil du kanskje dele kontaktene for virksomheten fra de til personlig bruk.
Du kan opprette nye grupper på sidelinjen-linken under etiketten “Ny gruppe”. Alle nye grupper lagres under “Kontaktene mine” som er mestergruppen du ikke kan slette. Så vanskelig som det høres ut, er den mest pålitelige måten å organisere alle kontaktene på, å manuelt gå gjennom gruppen Andre kontakter.
Jeg har hatt min Google-konto i ca 5 år nå, og for øyeblikket har gruppen min andre kontakter over 6000 personer. Mange av disse er tomme e-postadresser jeg har kommunisert med tidligere. Hvis du ikke vil administrere databasen denne størrelsen, kan du bare organisere folkene du kjenner til Mine kontakter. Dette kan da være din go-to-mappe for kontakter, siden det er denne mappen som vil synkronisere med hvilken som helst sammenkoblet Android-mobilenhet.
Kontakter i GTalk
For å legge til kontakter i GTalk må du først sende ut en chatforespørsel til noen, eller godta forespørsler om å chatte med deg. Etterpå blir de automatisk lagt inn i gruppen Mine kontakter. Denne prosessen legger også til for- og etternavn i kontaktskjermen.
Nå er et problem jeg har kjørt inn når jeg bruker GTalk, på skrivebordet i Windows. Når du først laster ned Google Talk og logger på, blir du presentert med din normale budsjettliste. Dette inkluderer alle online, tomgang og frakoblet.
Problemet med det er at det også inneholder alle kontaktene du har, som ikke er en del av Chat; I stedet trekker det data fra gruppen Alle kontakter. For meg betyr dette over 5000 personer og e-postadresser som jeg ikke bryr meg om, og hvorav mange ikke engang bruker chat, er i min GTalk.
Hvis du vil deaktivere denne funksjonen, ser du til bunnen av appen for en “Utsikt” knapp. Klikk en gang for å åpne en meny og se etter “Vis alle adressebokkontakter”. Dette har et merke som standard, noe som betyr at den er aktivert. Bare klikk en gang for å deaktivere, og du vil legge merke til en drastisk rydding av Chat-listen din.
Arbeider i Kontakter Webapp
Den nye og oppdaterte oppsettet for Google Kontakter gjenspeiler mange av de siste designplanene. Det ser veldig ut som Google Dokumenter og oppfører seg også i en lignende funksjon som den nyere GMail. Alt i hovedkolonnen finner du standardkontakter som er oppført med sitt fulle navn, e-postadresse, telefonnummer og andre detaljer.
Fra venstre sidefelt kan du bla gjennom andre kontaktgrupper og til og med se gjennom Google+. Hvis du ikke bruker sine sosiale nettverk funksjoner, vil denne listen være tom. Fra koblingen Importer kan du legge til en CSV-fil eller et vCard for eventuelle alternative kontakter.
Hovedmenyen har noen ekstra funksjoner, og du kan også legge til en ny kontakt direkte. Du kan bla gjennom flere sider fra knappene på høyre side.
I tillegg på girmenyen finner du en Innstillinger-kobling. Denne menyen viser innganger for å øke kontaktlisten opptil 500 per side og i tillegg skifte tastaturgenveier på og av. Du kan få en fullstendig liste over tastatursnarveier fra Googles støttesenter.
Brukerprofildetaljer
Fra hovedkontaktvisningen kan du klikke på en hvilken som helst brukerrad for å åpne en mer detaljert visning. På toppen finner du kontaktens navn, profilbilde, jobbtittel, firma, sammen med gruppene og sirkler du har dem i.
I skjermbildet nedenfor kan du se at min venn Nathans kontakt er lagret i Mine kontakter og “venner” sirkel i min google+.
Mye av alle disse dataene kan trekkes fra den andre kontaktens Google-konto, forutsatt at de har fylt ut de respektive feltene. Du kan imidlertid også redigere kontaktinformasjonen manuelt manuelt, dvs. flere telefonnumre, e-postadresser eller webadresser. Google gir deg selv underkategorier som bloggen, Hjemmeside, og Profil.
Det store tekstområdet til høyre har plassholderteksten “Legg til et notat”. Ingen av disse opplysningene vises offentlig eller deles med kontakten din. Jeg har personlig aldri følt behov for å bruke denne delen. Men det er et flott sted å lagre ekstra meta informasjon du ikke vil glemme en kontakt. Dette kan være minneverdige datoer som jubileer, årlige sammenkomster, eller en kommende avtale eller møte.
Sammenslåing Duplikater
Dette er en funksjon som mangler fra andre vanlige kontaktbøker. Fra en hvilken som helst Google Contacts-listevisning klikker du på knappen "More" for å vise ekstra alternativer. Klikk deretter på “Finn og slå sammen duplikater” link.
Hvis ingenting kan bli funnet får du en liten popup-melding som klargjør at du ikke har duplikater. Ellers vil Google få opp en liten liste over kontakter som har gjenta oppføringer i flere gruppelister.
Vanligvis finner jeg duplikater mellom mine hovedkontakter og min Google+ kretser. Hvis du ønsker å beholde disse skiltene, bør det heller ikke være et problem. Men etter min kunnskap bør sammenslåing av begge oppføringer ikke påvirke noe utenfor kontakter.
Importere og eksportere
Hvis du ikke har tid til å gå gjennom alle gruppene dine og slette unødvendige oppføringer, kan eksportfunksjonen være den raskeste løsningen. Klikk på "More" -knappen og velg “Eksport” lenke for å få opp et nytt vindu.
Herfra kan du velge gruppen du ønsker å målrette (jeg har valgt Alle kontakter) sammen med utdataformatet.
vCard-oppføringer er litt vanskeligere å luke gjennom. .CSV-filen for Outlook eller lignende Microsoft-produkter skal åpnes riktig i Excel. Herfra kan du gå gjennom alle rader og til og med slette store blokker av kontakter samtidig. Dette gjør det enklere å rydde opp listen enn å prøve å arbeide innenfor grensesnittet på 500 sider i kontaktbehandleren.
Når du er ferdig med organisasjonsaktiviteten, må du bare lagre filen og importere til Google Kontakter. Jeg anbefaler å lagre denne kopien under et annet filnavn, slik at du ikke overskriver den opprinnelige listen. for sikkerhets skyld.
Google Chat i GMail
Den nye chat-appen i nettleseren inneholder både Gmail og Google+. Funksjonaliteten er mye mer raffinert innen GMail, så det er mye lettere å leke med chatkontaktene dine. Jeg har slått av min chat klient på G + som jeg ofte føler at G + er litt for mye å håndtere.
Hvis du allerede er logget ut, klikker du bare på logg inn-lenken mot toppen av widgeten. Hvis du ikke finner chat, klikker du bare på talebobleikonet nederst i venstre kolonne. Hvis du svinger i dette chat-widgetområdet, vil du legge merke til at en ny rullegardinmeny-lenke vises øverst til høyre. En av innstillingene er merket “Vis i chatteliste”. Som standard vises det bare "Mest populære" kontakter, noe som kan være irriterende siden du ikke kan se hvem andre er online.
Jeg endrer alltid dette til Alle kontakter, så jeg kan få tilgang til hele min chatteliste. Det er verdig å merke seg at denne alle kontaktene ikke er den samme som din “Alle kontakter” gruppe. I stedet viser det bare alle kontakter som er autorisert til å chatte med deg.
Arbeider Små
Hvis du svinger over kontaktene dine på chattelisten, får du se et lite sideoppslag med profilbilde, navn og e-post. Denne menyen vises ikke i Google+ chattelisten - enda en grunn til å holde fast i GMail.
Nå er den beste måten å organisere kontaktene dine på, å søke i boksen rett over chatstatusen din. Når du skriver, vil Google tilby forslag fra personer, og du kan velge å legge til dem i chatlisten din, sende dem en e-post eller til og med blokkere dem.
Hvis personen er i din chatliste, vil de allerede ha et lite varselikon til venstre for navnet deres. Den grønne boblen betyr at de for øyeblikket er online, rød betyr opptatt, rav betyr betyr tomgang og grå betyr offline. Basert på dette grensesnittet ser jeg sjelden ut om min chatliste. Jeg kan få tilgang til alle mine kontakter og praktisk talt alle funksjoner jeg trenger rett fra søkeboksen.
Hjelpsomme linker
- Navigere i Google Kontakter
- Importerer, eksporterer og synkroniserer kontakter
- Slik: Synkroniser Google Kontakter med iPhone
- Den komplette håndboken for å fikse Google Kontakter
- 5 gode tips for å administrere Google & Android-kontaktene dine
Konklusjon
Med bare disse få ressursene for å komme i gang, bør det ikke ta lang tid å tilpasse seg Google Contacts-systemet. Det er utbredt støtte for å importere kontakter fra et tredjepartsprogram, pluss massevis av sammenkobling. Google+ har også åpnet et nytt kapittel for brukere av deres chat- og e-posttjenester.
Hvis du har vært ute etter å rydde opp dine Google-kontakter, vil det bare ta litt tålmodighet og utholdenhet. Å få organisert føles bra, og Google tilbyr deg verktøyene for å få det til å skje. Brukere av Chat Chat-klienten for Google Chat vil også føle seg lettet med så enkel tilgang til å organisere kontaktene til vennene sine. Hvis du har ideer eller lignende forslag til å administrere kontakter i Google, vennligst del med oss i det etterfølgende diskusjonsområdet nedenfor.
