Slik separerer du første og siste navn i Excel

Hvis du bruker Excel mye, har du sannsynligvis kjørt over en situasjon der du har et navn i en enkelt celle, og du må skille navnet til forskjellige celler. Dette er et svært vanlig problem i Excel, og du kan sannsynligvis gjøre et Google-søk og laste ned 100 forskjellige makroer skrevet av forskjellige personer for å gjøre det for deg.

Men i dette innlegget vil jeg vise deg hvordan du konfigurerer en formel slik at du kan gjøre det selv og faktisk forstå hva som skjer. Hvis du bruker Excel mye, er det sannsynligvis en god ide å lære noen av de mer avanserte funksjonene, slik at du kan gjøre mer interessante ting med dataene dine.

Hvis du ikke liker formler og ønsker en raskere løsning, blar du ned til Tekst til kolonner avsnitt, som lærer deg hvordan du bruker en Excel-funksjon for å gjøre det samme. I tillegg er teksten til kolonnefunksjonen også bedre å bruke hvis du har mer enn to elementer i en celle du trenger å skille fra. For eksempel, hvis en kolonne har 6 felt kombinert sammen, vil bruk av formlene nedenfor bli veldig rotete og kompliserte.

Separate Names i Excel

For å komme i gang, la oss se hvordan navnene vanligvis lagres i et Excel-regneark. De vanligste to måtene jeg har sett er fornavn etternavn med bare en plass og etternavn, fornavn med et komma som skiller de to. Når jeg har sett en mellomstart, er det vanligvis fornavn midinitial etternavn som nedenfor:

Ved å bruke noen enkle formler og kombinere et par av dem sammen, kan du enkelt skille fornavnet, etternavnet og midten initialen til separate celler i Excel. La oss begynne med å trekke ut den første delen av navnet. I mitt tilfelle skal vi bruke to funksjoner: venstre og søk. Logisk er det vi trenger å gjøre:

Søk i teksten i cellen for et mellomrom eller komma, finn posisjonen og ta deretter ut alle bokstavene til venstre for den aktuelle posisjonen.

Her er en enkel formel som gjør jobben gjort riktig: = VENSTRE (NN, SØK ("", NN) - 1), hvor NN er cellen som har navnet lagret i det. -1 er der for å fjerne ekstra plass eller komma på slutten av strengen.

Som du kan se starter vi med den venstre funksjonen, som tar to argumenter: strengen og antall tegn du vil ta tak i, fra begynnelsen av strengen. I det første tilfellet søker vi etter et mellomrom ved å bruke doble anførselstegn og plassere mellomrom. I andre tilfelle ser vi etter et komma i stedet for et mellomrom. Så hva er resultatet for de 3 scenariene jeg har nevnt?

Vi fikk fornavnet fra rad 3, etternavnet fra rad 5 og fornavnet fra rad 7. Flott! Så avhengig av hvordan dataene dine er lagret, har du nå hentet enten fornavnet eller etternavnet. Nå for neste del. Her er hva vi trenger å gjøre logisk nå:

- Søk i teksten i cellen for et mellomrom eller komma, finn posisjonen og trekk deretter posisjonen fra total lengde på strengen. Her ser du hvordan formelen ser ut:

= HØYRE (NN, LEN (NN) -SEARCH ("", NN))

Så nå bruker vi den riktige funksjonen. Dette tar også to argumenter: Strengen og antall tegn du vil ta tak i, fra slutten av strengen som går til venstre. Så vi vil ha lengden på strengen minus plasseringen av mellomromet eller kommaet. Det vil gi oss alt til høyre for det første rommet eller kommaet.

Flott, nå har vi den andre delen av navnet! I de to første tilfellene er du ganske mye ferdig, men hvis det er en mellombegynner i navnet, kan du se at resultatet fortsatt inneholder etternavnet med den midterste starten. Så hvordan får vi bare etternavnet og bli kvitt den midterste starten? Lett! Bare kjør den samme formelen igjen at vi pleide å få den andre delen av navnet.

Så vi gjør bare en annen rett og denne gangen bruker vi formelen på det kombinerte midter- og etternavnet celle. Det vil finne plassen etter den midterste innledende og deretter ta lengden minus plasseringen av mellomromstallet av tegnene fra slutten av strengen.

Så der har du det! Du har nå delt fornavnet og etternavnet i separate kolonner ved hjelp av noen få enkle formler i Excel! Åpenbart vil ikke alle få sin tekst formatert på denne måten, men du kan enkelt redigere den slik at den passer til dine behov.

Tekst til kolonner

Det er også en annen enkel måte at du kan skille kombinert tekst i separate kolonner i Excel. Det er en funksjon som heter Tekst til kolonner og det fungerer veldig bra. Det er også mye mer effektivt hvis du har en kolonne som har mer enn to deler av data.

For eksempel, under har jeg noen data hvor en rad har 4 datastykker, og den andre raden har 5 deler data. Jeg ønsker å dele det i henholdsvis 4 kolonner og 5 kolonner. Som du kan se, ville det være upraktisk å prøve å bruke formlene ovenfor.

I Excel, velg først kolonnen du vil skille fra. Deretter går du videre og klikker på Data og klikk deretter på Tekst til kolonner.

Dette vil hente veiviseren til tekst til kolonner. I trinn 1 velger du om feltet er avgrenset eller fast bredde. I vårt tilfelle velger vi avgrenset.

På neste skjermbilde velger du avgrenseren. Du kan velge mellom tab, semikolon, komma, plass eller skriv inn en egendefinert en.

Til slutt velger du dataformatet for kolonnen. Normalt, Generell vil fungere fint for de fleste typer data. Hvis du har noe spesifikt som datoer, så velg det formatet.

Klikk Bli ferdig og se hvordan dataene dine er magisk separert i kolonner. Som du kan se, ble en rad omgjort til fem kolonner og den andre i fire kolonner. Funksjonen Tekst til kolonner er veldig kraftig og kan gjøre livet ditt lettere.

Hvis du har problemer med å skille navnene ikke i formatet jeg har over, legg inn en kommentar med dataene dine, så prøver jeg å hjelpe. Nyt!