Slik deler eller samarbeider på et Word-dokument med andre

Leter du etter en måte å samarbeide med andre på et Word-dokument? I så fall kan du gjøre det veldig enkelt i Word selv. Funksjonen har eksistert for et par versjoner av Office, og det fungerer selv om mottakeren ikke har Word installert på systemet.

Merk at for å komme i gang med dokumentdeling i Word må du lagre dokumentene dine i skyen. Ikke alle dokumentene dine, men minst den som skal deles. Det betyr at du må konfigurere en OneDrive-konto først og deretter logge deg på din Microsoft-konto fra Word.

Del Word Doc

Når du har OneDrive-oppsettet riktig i Word, fortsett og klikk på Dele knappen øverst til høyre på skjermen.

Dette vil ta opp en rute på høyre side av skjermen. Hvis dokumentet ikke er lagret i skyen ennå, må du klikke på Lagre i skyen knapp.

Dette vil hente opp Lagre som dialog, som allerede skal settes til OneDrive. Gi filen et navn og lagre det.

Når det har blitt lagret og lastet opp til skyen, gå tilbake til Dele dialog og du kan nå invitere folk til å bli med. Skriv inn en e-postadresse, velg om de kan redigere den eller bare se den og deretter inkludere en valgfri melding.

På mottakersiden kommer en epost som inneholder en lenke til dokumentet som er lagret i senderens OneDrive-konto:

Når brukeren klikker på lenken, vil den ta dem til en nettleserversjon av Word kalt Word Online, hvor dokumentet kan redigeres.

Klikk på Rediger i nettleser knappen, og du får det kjente båndgrensesnittet på skrivebordet Word-programmet. Brukeren kan redigere dokumentet uten at det trenger Word installert eller trenger å ha en OneDrive-konto.

Dokumentet sparer automatisk, slik at brukeren ikke trenger å bekymre seg for å prøve å lagre dokumentet selv. På slutten vil du se en melding dukker opp og sier at andre mennesker redigerer dokumentet og spør om du vil dele endringer automatisk når de skjer. Jeg anbefaler å klikke Ja her.

Merk at du ikke vil se endringene fra andre brukere før du lagrer dokumentet. Hvis du klikker på Fil, vil du se en ny melding på Info-fanen som sier Dokumentoppdateringer tilgjengelig.

Gå videre og lagre dokumentet ditt, og du får en annen melding som forklarer at nye endringer som blir gjort av andre, vil bli vist med et grønt overlegg.

Klikk på OK og bla gjennom dokumentet. Alt i grønt er det som er blitt endret eller lagt til av noen andre. I testingen, hvis noen slette noe fra dokumentet, viste det ikke noe i grønt.

Merk at når du lagrer dokumentet, forsvinner det grønne høydepunktet til nye endringer er gjort. Hvis du vil holde oversikt over hvilke endringer som gjøres, bør du aktivere Sporendringer på dokumentet før du deler det, ellers er det vanskelig å fortelle hva som skjer, spesielt hvis flere personer redigerer dokumentet.

Over, jeg har aktivert Sporendringer på Anmeldelse fanen og nå i tillegg til den grønne markerte teksten, har jeg også de røde vertikale linjene i venstre kolonne. Siden sletting ikke vises i grønt, kan du bare se dem ved å spore endringer. Klikk på den røde linjen, og den vil vise deg det slettede innholdet i streiken.

Samlet sett er Word et godt verktøy for å samarbeide i sanntid med flere forfattere eller redaktører, og synkroniseringsaspektet fungerer veldig bra. En funksjon jeg la merke til er at når noen andre redigerer et bestemt avsnitt, forhindrer det andre fra å redigere den delen til den første personen er ferdig. Dette sikrer at folk ikke overskriver de samme seksjonene samtidig. Hvis du har noen spørsmål, vær så snill å kommentere. Nyt!