Microsoft Excel Basics Tutorial - Lære Slik bruker du Excel
Hvis du har Microsoft Office installert, men aldri har rørt Excel før, fordi du heller ikke visste hvordan du bruker det eller ikke visste hva det kunne gjøre for deg, må du lese dette innlegget når du lærer hvordan å bruke Excel!
Microsoft Excel er et kraftig regnearkprogram som kan brukes til alt fra en enkel database helt til et fullverdig Windows-program fullt med Windows-skjemaer, makroer og tilleggsprogrammer. Du kan bruke Excel til å beregne en billånsbetaling, grafdata, administrere kundeoppføringer, holde en adressebok, osv.
Excel brukes for tiden av de fleste store finansinstitusjoner for daglig økonomisk dataanalyse. Den har et stort utvalg av finansielle funksjoner, formler og tilleggsprogrammer som lar deg bruke Excel til å lagre og analysere data på en enkel og rask måte.
I denne opplæringen skal vi gå gjennom det grunnleggende i Excel: lage arbeidsbøker, bruke regneark, skrive inn data, bruke formler, etc. slik at du kan bli komfortabel med programvaren og begynne å lære på egenhånd ved å leke med det.
Første skritt til Excel
Først, la oss åpne Excel og ta en titt på grensesnittet til programmet. Åpne Excel og en ny arbeidsbok blir automatisk opprettet. En arbeidsbok er toppnivåobjektet i Excel. Den inneholder regneark, som inneholder alle de faktiske dataene du vil jobbe med. En arbeidsbok starter med tre regneark, men du kan legge til eller slette regneark når som helst så lenge det er minst ett regneark i en gitt arbeidsbok.
Nå, avhengig av hvilken versjon av Excel du bruker, kan følgende skjerm se helt annerledes ut. Microsoft har endret grensesnittet vildt fra Office 2003 til 2007 til 2010 og endelig i 2013. Dessverre må jeg velge en versjon for å skrive denne opplæringen, og jeg velger for tiden Excel 2010 fordi den har rett mellom 2007 og 2013 og alle tre versjoner bruker det nye båndgrensesnittet. Office 2013 bare gjør utseendet mer rent, men det generelle oppsettet er fortsatt det samme.
Over toppen har du Excel-båndet med flere faner og også en rekke små ikoner øverst i Quick Access-verktøylinjen. Disse små ikonene lar deg utføre svært vanlige Excel-funksjoner som å legge til eller slette rader i regnearket eller frysepanelet, etc..
Hvis du vil tilpasse båndgrensesnittet, dvs. legg til en knapp eller et alternativ som du savner fra en eldre versjon av Excel, kan du gjøre det ved å klikke på Fil og deretter klikke på alternativer.
Klikk nå på Tilpass båndet nederst til venstre, og du vil kunne legge til eller fjerne et hvilket som helst alternativ du muligens vil ha. Som standard viser den de populære kommandoene, men du kan klikke på rullegardinmenyen for å se alle mulige alternativer for ulike faner. Også, et alternativ jeg virkelig liker er å velge Kommandoer ikke i båndet fra rullegardinmenyen. På den måten kan du enkelt se hvilke kommandoer som ikke allerede er på båndet, og legg til noe du føler at du trenger.
Nederst på skjermen ser du tre ark, kalt Sheet1, Sheet2 og Sheet3. Dette er standardnummeret som hver Excel-arbeidsbok starter med.
På eldre versjoner av Excel ble oppgavelinjen plassert på høyre side av skjermen, men det er nå fjernet og alle funksjonene er flyttet til Fil-fanen. Her kan du utføre mange vanlige oppgaver som å åpne en arbeidsbok, lage en ny, skrive ut og mer.
Komme i gang med Excel
Den beste måten å lære noe på er å faktisk gjøre noe nyttig, og Excel er det beste eksempelet på dette! La oss si at du er en videregående eller høyskolelærer, og du vil holde styr på studentens karakterer, beregne gjennomsnittet og fortelle dem den laveste karakteren de vil trenge for å få på sin avsluttende eksamen for å bestå klassen.
Høres ut som et enkelt problem, og det er (når du får formelen i hodet ditt)! Excel kan gjøre dette for deg veldig raskt, så la oss se hvordan.
Først av, la oss skrive inn noen data i cellene i Excel. I Excel er kolonnene merket med start fra A og fortsetter til Z og videre. En celle er bare et bestemt radnummer og en kolonne, dvs. A1 er den aller første cellen i et Excel-regneark.
La oss skrive studenter inn i brønnen A1 og skriv deretter inn EN gjennom E som studentnavn fortsetter ned kolonne A som vist nedenfor:
La oss nå komme inn Test 1, Test 2, og Test 3 inn i celler B1, C1 og D1 henholdsvis. Nå har vi et 5 × 4 rutenett, så la oss fylle ut noen falske testkarakterer også som vist nedenfor:
La oss nå lære noen av grunnleggende om formatering av celler i Excel. For øyeblikket ser vårt bord ikke veldig fint ut siden teksten og tallene er justert annerledes og overskriftene ikke er visuelt skilt fra dataene. Først må vi sitte alle dataene slik at ting ser bedre ut. Klikk på cellen A1 og dra musen ned til cellen D6 å markere hele datasettet:
Deretter klikker du på Hjem-fanen og klikker på Senterjustere knapp. Gitteret er nå pent sentrert med alle dataene direkte under overskriftene.
La oss nå se nærmere på hvordan vi kan formatere Excel-celler. La oss endre fargen på første rad til noe annet, slik at vi tydelig kan skille toppteksten fra dataene. Klikk på cellen A1 og dra musen mens du holder knappen nede i cellen D1. Høyreklikk og velg Formatere celler.
Nå er det to alternativer du har på dette tidspunktet. Du vil legge merke til i bildet ovenfor, en vanlig høyreklikk-meny som starter med Cut, Copy, etc., men du vil også legge merke til en slags flytende verktøylinje rett over menyen. Denne flytende menyen er en slags populær verktøylinje som lar deg raskt endre skrifttypen, endre tekststørrelsen, formatere cellen som penger eller prosentandel, lar deg endre bakgrunns- eller skriftfargen og legge til grenser til cellen. Det er praktisk fordi du ikke trenger å åpne dialogboksen Format Cells separat og gjøre det der.
Hvis du må gjøre litt mer avansert formatering ikke tilgjengelig i hurtigverktøylinjen, så fortsett og åpne dialogboksen. I denne veiledningen vil jeg vise dialogen, så vi kan se den. I dialogboksen Formatceller klikker du på Patterns kategorien og velg en farge fra paletten. Jeg valgte gul for å gjøre det tydelig.
Klikk på OK, og du vil nå se at fargen har blitt endret for de valgte cellene.
La oss også legge til noen grenser mellom cellene, slik at hvis vi bestemmer oss for å skrive ut Excel-arket, vil det være svarte linjer mellom alt. Hvis du ikke legger til grenser, skrives linjene du ser i Excel som standard ikke ut på papir. Velg hele nettet og gå til Formatere celler en gang til. Denne gangen går du til Grense fane. Klikk på Utenfor og Innsiden knapper og du bør se den lille skjermboksen rett under knappene endres tilsvarende med grensene.
Klikk på OK, og du bør nå ha svarte linjer mellom alle cellene. Så nå har vi formatert vårt rutenett for å se mye bedre ut! Du kan også gjøre denne typen formatering for dine data på samme måte som du føler deg hensiktsmessig.
Bruke formler og funksjoner i Excel
La oss nå komme til den morsomme delen: Bruke Excel-funksjoner og formler for å faktisk gjøre noe! Så vi vil først beregne gjennomsnittsgraden for våre 5 studenter etter deres første tre eksamener. Excel har en gjennomsnittsfunksjon som vi kan bruke til å beregne denne verdien automatisk, men vi skal gjøre det litt annerledes for å demonstrere formler og funksjoner.
Legg til en overskrift som heter Sum i kolonne F og Gjennomsnittlig i kolonne G og format dem på samme måte som vi gjorde de andre topptekstene.
Nå skal vi først bruke Excels summerfunksjon til å beregne summen av de tre karakterene for hver student. Klikk i cellen F2 og skriv inn "= Sum ("Uten anførselstegn. = Signaturet forteller Excel som vi planlegger å sette en type formel i denne cellen. Når du skriver inn den første parentesen, vil Excel vise en liten etikett som viser deg hvilke typer variabler denne funksjonen tar.
Ordet SUM er en innebygd funksjon i Excel som beregner summen av et spesifisert utvalg av celler. På dette punktet etter den første parentesen, kan du velge rekkevidde av celler du vil oppsummere! Du trenger ikke å skrive cellene en etter en! Gå videre og velg celler B2 til D2, og du vil se at formelen automatisk oppdateres og er blå.
Når du har valgt rekkevidde, skriver du inn den avsluttende parentesen (Skift + 0) og trykk Tast inn. Og nå har du summen av tallene! Ikke for hardt rett !? Du kan imidlertid si at det ville være en kongelig smerte å gjøre dette for et sett på 100 eller 500 studenter! Vel, det er en enkel måte å kopiere formelen automatisk til de andre studentene.
Klikk på cellen F2 og flytt deretter musen langsomt til nedre høyre kant av cellen. Du vil merke at markøren endrer seg fra et feitt hvitt kryss til et tynt svart kryss og nederst til høyre i cellen er en liten svart boks.
Klikk og hold musen nede når den endres, og dra den til raden til den siste studenten. Og med det, bruker Excel den samme formelen, men oppdaterer de nåværende radcellene, slik at summen beregnes for hver rad ved hjelp av den radenes data.
Deretter klikker du i celle G2 og skriv = tegnene for å betegne vi starter en formel. Siden vi vil dele summen med 3 for å få gjennomsnittet, skriv inn = tegnet og velg sumcellen F2. Fortsett med formelen ved å skrive inn "/ 3", som betyr at divide med 3.
Trykk på Enter og du har nå angitt din egen gjennomsnittlige forumla! Du kan bruke parentes og utføre alle matematiske funksjoner på samme måte. Gjør det samme som vi gjorde med gjennomsnittskolonnen og klikk på den lille svarte boksen nederst til høyre i cellen G2 og dra den ned til bunnen. Excel beregner gjennomsnittet for resten av cellene ved hjelp av formelen.
Og til slutt, la oss sette inn en mer formel for å beregne hva hver student måtte komme på finalen for å få en A i klassen! Vi må vite tre deler av informasjonen: deres nåværende karakter, bestått karakter for klassen og hvilken prosent endelig er verdt av total karakter. Vi har allerede sin nåværende karakter som vi har beregnet og vi kan anta at 70 er bestått og sluttbeløpet er verdt 25% av den totale karakteren. Her er formelen, som jeg fikk fra dette nettstedet.
Final Grade = Eksamen Verdi x Eksamen Score + (1 - Eksamen Verdi) x Nåværende karakter
Final Grade vil være 70 siden det er bestått poengsum vi antar, Exam Worth er .25 og vi må løse for eksamenspoeng. Så vil ligningen bli:
Eksamen Score = (Endelig karakter - (1 - Eksamen Verdi) x Aktuell karakter) / Eksamen Verdi
Så la oss lage en ny overskrift i kolonne I og i celle I2, begynte å skrive "= (70- (1-.25) *"Og velg deretter celle G2 og fortsett deretter med") /. 25"Og trykk deretter på Enter. Du bør nå se karakteren som kreves, og også formelen i formellinjen over kolonnens navn. Som du kan se nedenfor, må Student A få minst 49 for å sikre at de får en 70 bestående poengsum for sin endelige klasse.
Igjen, ta tak i den nedre sorte boksen i cellen og dra den ned til bunnen av datasettet. Og viola! Du har nå brukt Excel-funksjoner, opprettet dine egne formler i Excel og formaterte celler for å gjøre dem visuelt tiltalende.
Håper dette hjalp! Jeg prøver å skrive mer som dette for mer avanserte funksjoner i Excel og andre Office-produkter. Vennligst legg igjen dine kommentarer på denne Excel-opplæringen! Nyt!
