Legg raskt inn en innholdsfortegnelse til et Word-dokument

Nå som jeg er tilbake på skolen igjen etter en lang tid, er jeg også tilbake til å måtte lage ulike PowerPoint-presentasjoner og skrive rapporter opp i Word. Det er mange funksjoner i Word som de fleste aldri bruker, med mindre de er i skolen.

En av disse funksjonene er innholdsfortegnelsen. Word har en flott funksjon som lar deg lage et flott innholdsfortegnelse automatisk hvis du vet hvilken type overskrifter du skal bruke. Det store er at selv om du allerede har et Word-dokument med mye innhold, er det veldig enkelt å redigere det slik at du kan generere innholdsfortegnelsen automatisk.

I denne artikkelen skal jeg gå gjennom prosessen med å sette opp ditt Word-dokument med de riktige overskriftene og deretter snakke om hvordan du lager innholdsfortegnelsen. Jeg skal også snakke om hvordan du kan tilpasse innholdsfortegnelsen til din smak.

Oppsett og visningshodder i Word

Det første du vil gjøre før du kan lage en innholdsfortegnelse, er å sette opp topptekstene dine. Som standard er de tillatte overskriftene du kan bruke H1 (Overskrift 1), H2 (Overskrift 2) og H3 (Overskrift 3).

Du finner disse overskriftene i Styles boks på hoveddelen Hjem fane i båndet. Dette er de eneste tre du kan bruke til en standard TOC. Hvis du legger til et egendefinert TOC, kan du også bruke det H4 (Overskrift 4), H5 (Overskrift 5), H6 (Overskrift 6), Subtitle, Tittel, og TOC Overskrift.

Når du går gjennom dokumentet ditt for å legge til de forskjellige overskriftene, kan du velge fra noen av de ovennevnte overskriftene hvis bare H1, H2 og H3 føler seg for begrenset. Du må bare sette inn et egendefinert TOC og endre noen innstillinger, som jeg også nevner.

Det er veldig enkelt å bruke overskrifter til tekst i Word. Bare klikk på linjen med teksten, og klikk deretter på overskriften stilen du vil bruke.

Gå gjennom dokumentet og legg til så mange av disse overskriftene som du vil. Legg merke til at når du legger til overskrifter, vil det være vanskelig å se topptekstene, selv om du har synlige merker. For å raskt se alle overskriftene i et Word-dokument, klikk på Utsikt kategorien, og merk av i boksen under Navigasjonsrute.

Når du gjør dette, vises en rute på venstre side av dokumentet, og du vil kunne se de forskjellige overskriftene, underoverskrifter, osv..

Ved å klikke på noen av elementene i listen, kommer du til den overskriften i Word-dokumentet. Dette er en fin måte å raskt se overskriftstrukturen din før du oppretter ditt endelige TOC.

Legge til en innholdsfortegnelse i Word

Nå som vi har alle våre hoder oppsett riktig, la oss gå videre og sette inn en innholdsfortegnelse. Først begynner vi med standard TOC-oppsettet i Word. Før du starter, kan det være lurt å legge til en tom side i begynnelsen av dokumentet.

For å gjøre det, gå toppen av din nåværende første side og klikk deretter på Sett inn og Tom side. Klikk nå på referanser, Innholdsfortegnelse og velg fra en av Automatisk valg på toppen.

En manuell tabell vil bare være fillertekst i formatet av en innholdsfortegnelse, men du må manuelt gjøre alle endringene. Når du setter inn automatisk TOC, bør du se noe slikt:

Rått! Nå har du et pent formatert TOC i ditt Word-dokument! Når du har lagt inn TOC, kan du fremdeles gjøre endringer i overskriftene i dokumentet, men endringene blir ikke reflektert automatisk i TOC.

For å oppdatere TOC, klikk bare på innsiden av det og klikk deretter på Oppdater tabell på toppen.

Det vil spørre deg om du vil oppdatere bare sidetallene eller hele tabellen. Hvis du har endret, satt inn eller slettet overskrifter, bør du velge hele bordet. Hvis du bare har lagt til mer innhold i dokumentet ditt, men ikke har lagt til eller fjernet noen overskrifter, kan du velge kun sidetal.

Tilpass innholdsfortegnelsen

Hvis du brukte overskrifter andre enn H1, H2 og H3, vil du legge merke til at de ikke vises i TOC. For å kunne bruke disse ekstra overskriftene må du velge Tilpasset innholdsfortegnelse når du setter i TOC.

Dette vil hente opsjonsdialogen for TOC. Du kan endre noen grunnleggende innstillinger som om du vil vise sidetallene og om du vil justere tallene eller ikke. Under Generell, Du kan velge mellom flere stilarter, og du kan også velge å vise flere nivåer utover tre, som er H3-overskriften.

Hvis du klikker på alternativer, Du kan velge ekstra elementer for å bygge TOC med. Hvis du ruller ned, kan du velge Subtitle og TOC overskrift.

For å tilpasse utseendet på innholdsfortegnelsen, må du klikke på endre knapp. Hvis du bare høyreklikker på TOC og valgte Font eller Avsnitt, det vil ikke formatere TOC. Når du klikker på Endre, får du en annen dialog der du kan redigere hvert TOC-nivå. TOC 1 er H1, TOC2 er H2, etc.

Klikk på den andre endre knappen, og du vil kunne endre formateringen for den aktuelle overskriften. Så hvis du vil, kan du gjøre alle H1 overskriftene dristige og en annen skriftstørrelse.

Hvis du klikker på Format knappen nederst, kan du tilpasse enda flere innstillinger som avsnitt, faner, ramme, ramme, nummerering, etc. Her er min TOC med H1 som fet og med større skriftstørrelse.

Til slutt, hvis du trykker på CTRL-tasten og deretter klikker du på noe i TOC, blir du brakt til den siden. Men hvis du synes det er irriterende å trykke på CTRL-tasten, kan du endre dette ved å gå til Fil - alternativer og deretter klikke på Avansert.

Gå videre og fjern markeringen av Bruk CTRL + Klikk for å følge hyperkoblingen eske. Nå kan du bare klikke på elementene i TOC som koblinger uten å holde nede CTRL-tasten. Dessverre fungerer dette bare på din lokale kopi av Word. Når du sender den til noen, og hvis de ikke har den innstillingen endret, må de CTRL + klikk. Det handler om det når det gjelder innholdsfortegnelse i Word. Nyt!