6 tips mot ikke å ha meningsløse møter
Enten det var ad hoc eller en planlagt, synes de fleste møter ikke å hjelpe i det hele tatt når det gjelder å få jobbet gjort. Du ville tro at få alle som er involvert i prosjektet til å sitte ned og snakke gjennom problemene som skjæret opp, da brainstorming for måter å løse dem med, ville være nyttig på en eller annen måte. Vel, disse gutta på WebEx sier at møter er meningsløse. Og jeg er helt sikker på at de fleste av dere er enige fordi noen gikk og gjorde dette: en kalkulator for å finne ut hvor mye penger var bortkastet bare ved å ha møter!
Vitser til side, et dårlig administrert møte vil ta ansatte vekk fra hva de blir betalt for å gjøre, forlater telefonene uten tilsyn, e-postmeldinger ubesvarte. Og verste av alt kommer folk flest unna møtet med mer å gjøre enn oppnådd - flott, akkurat det jeg trengte, flere ting å gjøre. Men det er ikke å si at møter skal være helt tatt ut av arbeidsplassen. Her er noen forslag for å hjelpe fremskynde ting i et møte.
1. Gikk i seksti minutter
Det bør være en forbrytelse for møter for å vare lenger enn en time. Heck, det burde være a synd til planlagt møter for å vare så lenge. Logikken er enkel: Hva er meningen med å ta medarbeiderne bort fra sitt arbeid slik at de kan snakke om hva de gjør?
(Bildekilde: Fotolia)
Hvis det bare er en rapport, kan de alltid sende deg et forslag, eller få det gjort med et 23 kb e-postvedlegg. Hvis alt du vil ha skal holdes i løkken, ta avdelingsleder inn på kontoret eller ta en kupp med ham eller henne etter jobb, få den informasjonen du trenger og slipp dem tilbake i naturen 15 minutter senere.
Ukentlige fremdriftsmøter kan neppe være hjelpsomme, siden det meste av arbeidet trenger lenger enn en uke for å komme til fruksjon, og det ville vær dumt å bare sitte og stirre på hverandre hvis vi ikke har noe å rapportere.
Poenget er: Møter bør øke produktiviteten og ikke forsinke prosesser. Gjør alle møtesaker, og få dem til å telle.
2. Nod-ders, hold ut
Det er mange møter der det hovedsakelig var en person som snakket og alle andre var enige om taleer. Hvis møter var der bare for å høre folk ekko støtte, kan du også plassere et opptak av høyttaleren i møterommet for alle å nekte til.
(Bildekilde: Fotolia)
Å fikse dette, har bare beslutningstakere i rommet. Og du vil ha de som ikke er redd for å snakke sine tanker. Du vil ha den utøvende som vil kjempe for avdelingens stykke av budsjettet der inne. Du vil ha sjefen som kan avverge ekstra og irrelevant arbeidsbelastning på vegne av deg. Du vil ha den modige veilederen til å fortelle sjefen din, "Nei, pappa. Vi er ikke får deg en ny bil. Teamet ønsker å gå til Bangkok i år, og vi skal drikke champagne i flyet! "
Poenget er: Hvis du kommer til å bli sittende fast i et møte, vil det ha en liten variasjon i de avgjørelsene som er gjort, noe som gjør det verdt din time.
3. Hva snakker vi om igjen?
Hvor mange ganger i løpet av et møte, har en av dine jevnaldre, spør sjefen din noe som er irrelevant for emnet ved hånden, og de bruker minst en time til å finne ut når du lurer på telefonen din, prøver å ikke se seg irritert?
Det er ikke uvanlig å få tankens tankespor avsporet av et plutselig spørsmål, men hvis du ved å besvare det spørsmålet, og alle de andre problemene på listen over agendaer går ubesvarte, vil dette påvirke produktiviteten til resten av personalet.
(Bildekilde: Fotolia)
Gjør det et poeng å ha a begrenset Antall dagsordener som skal oppnås gjennom hvert møte, og sørg for at den som står for møtet, oppnår forhåndsdefinerte dagsordener; intet mer, intet mindre. Bruk seksti minutters mark som drivkraft for å få agendaene ryddet ut så snart som mulig. Hvis det er andre ting å delta på, og hvis det bare er mellom noen få mennesker I stedet for hele laget som sitter inne i møterommet, be dem om å ta det ut, før eller etter møtet.
Poenget er: Hold deg oppdatert for å gjøre møtene dine verdifulle.
4. Ideer er billige; komme med løsninger
Ingenting staver en dårlig slutt på et møte enn å ha deltakere som kommer inn med et tomt sinn. I dag vil tomme forslag bare ikke kutte det. Bosses ønsker track records. Ledere vil ha avkastning. Ledere vil ha mulighet. Og de vil ikke bare tente lyspærer, de vil ha bevis på at en ide kan og vil arbeid. For å få det beviset, bør du først gjøre dine undersøkelser.
(Bildekilde: Fotolia)
Når du ikke gjør det, skjer dette.
Ashkin Fureit: Du vet hva, jeg tror vi burde prøve å bytte til en ny leverandør.Du: Hvem har du i tankene?Ashkin Fureit: Åh, jeg vet ikke noen nye leverandører. Jeg tenkte bare at det ville være en god ide å bytte til en ny siden dette er alltid sent.
Gruppen begynner å passere ballen rundt, kaster bort ytterligere 15 minutter, før du hopper til neste agenda. I det neste møtet blir den samme leverandøren fortsatt brukt.
Hvis Ashkin allerede hadde i sine hender kontaktene til alternative leverandører, deres sitater og deres foreslåtte leveringsdatoer, kunne laget bestemme hvor og da hvilken ny leverandør å ta. Dette problemet ville vært løst på mindre enn fem minutter.
Poenget er: Ta eierskap av dine ideer og begynn på forhånd. Stopp foreslå briljante ideer bare for å vente på at noen andre skal utføre den.
5. Krystallklar kan bare kutte den
Hvor ofte kommer du ut av et møte og tenker at sjefen din hadde sagt en ting, men det var ikke det du hørte? Få alt fjernet før du rydder ut. Hvis kommunikasjon er et vedvarende problem, er det en god idé å få din leder til å gjenta seg selv mens du har andre vitner i rommet.
(Bildekilde: Fotolia)
Poenget er: Forklar lagets mål før du begynner å kjøre på forskjellige målposter.
Hvis dette ikke virker, prøv det neste tipset.
6. Gi meg et minutt
Møte minutter er gode verktøy for å få ting i gang hvis du vet hvordan du gjør dem riktig. For det første bør det ha en rekke ting: hva har blitt bestemt; hva må gjøres og hvem har ansvaret for å gjøre det og frister for det. Det første ville sikre at møtet var faktisk nyttig for noe, den andre sikrer at alle har blitt tildelt sine respektive roller, og den tredje lettere gjør dem svette.
(Bildekilde: Fotolia)
Hvis du kommer ut uten å vite hva som nettopp har skjedd i møterommet, vil minuttet hjelpe deg og alle andre får lagrene dine rett. Ellers, hva er møter for?
Poenget er: Ingen lurer rundt når ting blir blekket.
Konklusjon
Man vet bedre enn å generalisere, og derfor vil jeg gjerne vite dine synspunkter på møter: jobber de? Er de nødvendige på dagens arbeidsplass? Har kontoret avvist stressende ukentlig eller månedlig ritual som er kontormøtet? Del dine tanker i kommentarfeltet nedenfor.
