Innboksadministrasjon og etiketter

I dagens leksjon skal vi hjelpe deg å forstå hvordan du bedre kan kategorisere innboksen din og organisere meldingene dine med etiketter og noen forhåndsdefinerte men konfigurerbare faner.

SCHOOL NAVIGASJON

1. Bli kjent med Gmail
2. Mobilapp, komponere e-post og samtaler
3. Innboksadministrasjon og etiketter
4. Postfiltre og stjernesystemet
5. Vedlegg, signaturer og sikkerhet
6. Invitasjoner og ferieresponsere
7. Bruk Gmail som en oppgaveliste
8. Flere kontoer, tastatursnarveier og fjernmelding
9. Bruk Gmail-kontoen din til å få tilgang til andre kontoer
10. Strømtips og Gmail Labs

Når Gmail-kontoen din har fått litt damp, og du begynner å motta en mengde meldinger, vil du lære å tømme strømmen til mer håndterbare strømmer. Gmail-filtre lar deg administrere dine innkommende e-postmeldinger, og hjelper deg med å holde din mindre viktige e-post ute av veien og filtrert til en etikett. Før du begynner å lære om filtre i leksjon 4, må du lære å lage og merke, Gmail tilsvarende mapper, og det er det vi skal snakke om i dag.

Først skjønt skal vi snakke om Gmails automatiske faner, Prioriterte innboks og alle innstillingene de inneholder.

Kategoriser innboksen din automatisk ved hjelp av konfigurerbare faner

Gmail tilbyr nå tabbed, automatiske kategorier for innboksen din. Denne funksjonen bryter innboksen din til "Primær", "Sosial", "Kampanjer", "Oppdateringer" og "Forum." Hvis du deltar i mange onlinetjenester, kan denne funksjonen være nyttig.

I utgangspunktet kan meldinger mottatt for bestemte typer nettsteder eller et bestemt innhold, samles inn i ulike deler av innboksen din. Dette kan resultere i en mindre rotete innboks.

Velg hvilke faner som er synlige i innboksen din

Disse kategoriene er konfigurerbare, slik at du kan velge hvilke faner du vil ha tilgjengelig i innboksen din. Hvis du vil endre hvilke faner som er synlige, klikker du på plussikonet til høyre for fanene.

Dialogboksen "Velg faner for å aktivere" viser. Merk av i boksene for kategoriene du vil ha tilgjengelig i innboksen din.

MERK: Hvis du skjuler en fane, vil meldinger fra den kategorien vises i kategorien "Primær" i stedet. Teksten på fanene kan heller ikke endres, og du kan ikke legge til egendefinerte faner. Bruk egendefinerte etiketter i stedet (diskutert i neste avsnitt) for å kategorisere meldingene dine videre.

Du kan også velge hvilke faner som skal vises i innboksen din på "Innboks" -fanen på skjermbildet "Innstillinger", i avsnittet "Kategorier"..

Organiser meldingene dine ved hjelp av innboksstiler og innstillinger

Innboksstiler lar deg organisere Gmail-innboksen din på den måten som passer deg best. Du kan organisere innboksen din ved hjelp av konfigurerbare faner, som tidligere nevnt i denne leksjonen, eller i seksjoner som "Uleset", "Stjernetegnet" og "Viktig".

Endre innbokstypen din

Hvis du vil bytte til en annen innboksstype, åpner du innstillingsskjermbildet og klikker på kategorien Innboks.

I delen "Innboksstype" velger du typen innboks du vil bruke fra rullegardinlisten.

Hver type innboks har sine egne innstillinger. Når du har valgt "Innboks type", vises innstillingene for den typen under "Innboks type" -valget. Gjør endringene dine i innstillingene og klikk på "Lagre endringer".

Du kan også raskt endre noen av innstillingsstilinnstillingene rett i innboksen din, og klikk på nedpilen som befinner seg helt til høyre for hver avsnittsoverskrift..

Gmail Hjelp gir beskrivelser av innboks typer. Du kan eksperimentere med de forskjellige innboksstablene for å se hva som passer best for deg. Du kan alltid bytte tilbake til standard hvis du forandrer deg.

Du kan også raskt endre stilen til innboksen ved å flytte musen over "Innboks" -merket og klikke på nedpilen som vises. Velg ønsket innboksstype fra rullegardinmenyen "Innboksstype". Legg merke til at det å flytte musen over hver stil gir en kort beskrivelse av hver type.

Organiser og kategoriser meldingene dine ved hjelp av etiketter

Vi introduserte deg kort til etiketter i leksjon 1 i denne serien. Etiketter lar deg organisere e-postmeldingene dine i kategorier. De ligner på mapper, men i motsetning til mapper kan du bruke mer enn én etikett til en enkelt melding.

MERK: Gmail støtter maksimalt 5000 etiketter, inkludert underetiketter. Hvis du overskrider denne grensen, kan det hende at Gmail-opplevelsen din er tregere, og det kan oppstå feil. Fjern etikettene du kanskje ikke bruker lenger. Slette etiketter sletter ikke meldinger.

Opprett en ny etikett

Du kan opprette dine egne egendefinerte etiketter for å holde innboksen din organisert og til og med flytte meldinger ut av innboksen til etikettene dine (som fungerer som mapper). Vi viser deg hvordan du lager en etikett som er nestet under en annen etikett, som en undermappe i en mappe.

Hvis du vil opprette en ny egendefinert etikett som vil være hovedmappen, klikker du på «Mer» i listen med etiketter på venstre side av hoved Gmail-skjermen.

Når listen utvides, klikker du koblingen "Opprett ny etikett".

Skriv inn et navn på etiketten i dialogboksen "Oppgi et nytt etikettnavn" i dialogboksen "Ny etikett". Klikk på "Opprett" for å fullføre opprettelsen av den nye etiketten.

MERK: Fordi dette er foreldremerket som inneholder underetiketten, vil vi ikke nest denne etiketten.

Hvis du vil opprette en underetikett under foreldremerket du nettopp har opprettet, klikker du på "Opprett ny etikett" på nytt.

I dialogboksen "Ny etikett" skriver du inn navnet på underetiketten du vil opprette i redigeringsboksen "Vennligst skriv inn et nytt etikettnavn". Velg avmerkingsboksen "Nestetikett under", velg overordnetiketten du nettopp opprettet fra rullegardinlisten, og klikk "Opprett".

Du kan også opprette en nestet etikett ved å skrive inn parentesetiketten, etterfulgt av et skråstrek (/), og deretter skrive inn det nestede etikettnavnet - alt i redigeringsboksen "... nytt etikettnavn". For eksempel kan vi skrive inn "Personlig / Venner" i redigeringsboksen, og ikke merk av for "Nestetikett under".

MERK: Overordnetiketten må allerede eksistere for å opprette en nestet etikett under den. Du kan ikke lage begge etikettene samtidig. I vårt eksempel må vi først opprette "Personlig" etiketten før du lager den nestede "Venner" -iketten.

Den nestede etiketten ser ut som følgende eksempel.

Den nye foreldre-etiketten, med den nestede etiketten, legges også til i listen over etiketter som er tilgjengelige på handleknappen "Etiketter", i tillegg til listen over etiketter som er tilgjengelige på handlingen "Flytt til" -knappen.

Påfør etiketter til meldinger

Det er to måter å bruke etiketter på meldinger på. Du kan legge til etiketter på meldinger mens du forlater meldingene i innboksen din. Du kan også flytte meldinger til etiketter som du vil flytte dem til mapper. Vi vil vise deg begge metodene.

Påfør etiketter til meldinger mens du forlater dem i innboksen din.

Denne metoden lar deg enkelt påføre flere etiketter til en enkelt melding.

Hvis du vil bruke en etikett på en melding mens du holder meldingen i innboksen din, merker du av i ruten til venstre for meldingen for å velge den (eller åpne meldingen). Deretter klikker du på "Etiketter" -knappen og velger en eller flere etiketter fra rullegardinmenyen.

Husk at du kan bruke mer enn én etikett til en melding. Menyen "Etiketter" går ikke bort når du velger etikettene dine, så du kan velge flere etiketter samtidig.

Hvis du vil bruke de valgte etikettene i meldingene, klikker du på "Bruk" nederst på menyen.

Merkene vises da til venstre for meldingsens emnelinje.

Hvis du har en lang liste med etiketter, kan du begynne å skrive et etiketts navn etter å ha klikket på "Labels" -knappen for å finne etiketten på listen.

Bruk en etikett til en melding og flytt den ut av innboksen din

Hvis du vil bruke en etikett på en melding og flytte meldingen ut av innboksen din samtidig, drar du meldingen til ønsket etikett i listen til venstre. Når du beveger musen over listen, vil den ekspandere for å vise etiketter som for øyeblikket kan bli skjult.

Merk at du kan bruke denne metoden til å identifisere meldingen som spam, i tillegg til å bruke "Rapporter spam" -knappen. Bare dra de fornærmende meldingene inn i "Spam" -merket.

Flytting av en melding til "Papirkurv" -merket sletter meldingen. Dette er det samme som å velge en melding, eller åpne den, og klikke på "Slett" -knappen.

Åpne en etikett

Å åpne en etikett er som å åpne en mappe. Alle meldinger knyttet til den aktuelle etiketten er oppført. Hvis du vil åpne en etikett, klikker du ønsket etikett i listen over etiketter på venstre side av Gmail-hovedskjermbildet. Hvis den ønskede etiketten ikke er synlig, klikker du på "Mer" for å få tilgang til hele listen.

Alle meldinger knyttet til etiketten vises. Legg merke til søkeordet i "Søk" -boksen. Gmail fyller automatisk inn "Søk" -boksen med riktig filter for å vise de valgte meldingene. Vi diskuterer filtre senere i denne leksjonen.

Merk at hvis du bruker en etikett på en melding uten å flytte meldingen til den aktuelle etiketten (og ut av innboksen) og så åpner du etiketten, vises "Innboks" -merket på meldingen, noe som indikerer at meldingen fortsatt ligger i innboksen.

For å gå tilbake til innboksen din, klikk på "Innboks" -merket i listen til venstre.

Hvis du vil flytte meldingen tilbake til innboksen din, åpner du bare etikettmappen for å få tilgang til meldingen, og drar meldingen tilbake til innboksen. Merk at meldingen fortsatt har etiketten påført den.

Fjern en etikett fra en melding

Hvis du bestemmer deg for at du ikke vil ha en bestemt etikett knyttet til en melding, kan du enkelt fjerne den.

For å gjøre dette, velg meldingen ved hjelp av avmerkingsboksen til venstre for meldingen, eller åpne meldingen. Klikk på "Etiketter" handlingsknappen, fjern markeringen i rullegardinmenyen du vil fjerne fra meldingen, og klikk deretter "Apply."

MERK: Du kan fjerne flere etiketter fra en melding om gangen. Velg bare alle etikettene du vil fjerne i rullegardinmenyen "Labels" før du klikker "Apply."

Endre farge på en etikett

Du kan tilordne farger til etikettene dine slik at du enkelt kan se dem i innboksen din. Som standard er alle etikettene farget med en lys grå bakgrunn og mørkegrå tekst. "Personlig / Venner" -merket i bildet nedenfor bruker standardfargen. De andre merkene, "HTG School" og "Admin", har andre farger brukt på dem.

For å endre fargen på en etikett, flytt musen over ønsket etikett. Klikk på nedpilen til høyre for etiketten for å få tilgang til rullegardinmenyen.

Flytt musen over alternativet "Label color" og velg en tekst- og fargekombinasjon ved å klikke på den.

Du kan også bruke alternativet "Fjern farger" for å fjerne farge fra etiketten og gå tilbake til standard.

Hvis du ikke vil ha noen av de viste kombinasjonene, kan du velge en tilpasset kombinasjon ved å klikke på "Legg til tilpasset farge". Velg en "Bakgrunnsfarge" og en "Tekstfarge" i dialogboksen Legg til egendefinert farge som viser.

Forhåndsvis den valgte kombinasjonen der den står "Preview Label Color."

Konfigurer One-Click Access til standard og egendefinert Gmail-etiketter

Du kan enkelt opprette en klikk tilgang til etiketter.

For å gjøre dette, åpne en etikett som vi diskuterte tidligere i denne leksjonen, og dra deretter faviconet på siden fra adressefeltet til verktøylinjen Bokmerker. Nå kan du klikke på dette bokmerket for å få tilgang til alle meldingene dine knyttet til denne etiketten.

Skjul og vis etiketter i Gmail

Hvis du har en lang liste med etiketter i Gmail, kan det hende du vil at enkelte etiketter er synlige som du bruker oftere mens du gjemmer resten.

Skjul en etikett

Hvis du vil skjule en etikett i Gmail, klikker du på etiketten du vil gjemme i listen over etiketter under "Compose" -knappen, og drar den til "Mer" -linken under listen over synlige etiketter.

MERK: Koblingen "Mer" blir "Mindre" -linken mens du flytter etiketten til den.

Etiketten er flyttet slik at den er oppført under "Kategorier", som vises når du klikker "Mer" for å utvide listen over etiketter. Hvis "Mindre" lenken er tilgjengelig i stedet for "Mer" -linken, kan "Kategoriene" vises bare ved å flytte musen over listen over etiketter.

Lag en skjult etikett synlig

For å lage en skjult etikett synlig, klikk "Mer" (om nødvendig) for å vise "Kategorier" -delen. Klikk og dra ønsket etikett fra "Kategorier" -delen til "Innboks" -merket.

Etiketten flyttes tilbake til hovedliste med etiketter, i alfabetisk rekkefølge.

Skjul forhåndsinnstillingssystem Gmail-etiketter som Starred, Sent Mail, Drafts, Spam eller Trash

De forhåndsdefinerte Gmail-etikettene kan også skjules. For å skjule noen av disse etikettene, klikk "Mer" under listen over etiketter.

Klikk på "Administrer etiketter" under "Kategorier".

Skjermbildet "Etiketter" -innstillinger vises.

I delen "Systemetiketter" finner du systemetiketten du vil gjemme, og klikker skjul lenken i kolonnen "Vis i etikettliste"..

MERK: Etiketten er ikke helt skjult, men den flyttes under "Mer" -linken.

Tilgang etikettinnstillinger på Innstillingsskjermbildet

Innstillingsskjermen "Etiketter" kan også nås med "Innstillinger" -knappen. Vi vil referere til ulike deler av Innstillinger-skjermen i hele denne serien. Prosedyren for tilgang til "Innstillinger" vil alltid være den samme.

For å få tilgang til filterverktøyene på skjermbildet "Innstillinger", klikk på "Innstillinger" -knappen øverst til høyre i hoved Gmail-vinduet.

Velg deretter "Innstillinger" fra rullegardinmenyen.

En gang på skjermen "Innstillinger" kan du få tilgang til innstillinger for "Etiketter", "Filtre", "Innboks", "Temaer" og andre deler og funksjoner i Gmail.

Skjul etiketter med ingen ulest post automatisk i Gmail

Med muligheten til å skjule etiketter og automatisk sende meldinger til disse etikettene ved hjelp av filtre (se neste avsnitt), kan du kanskje lure på hvordan du forteller om du har uleste meldinger i de skjulte etikettene. Du kan enkelt velge å vise skjulte etiketter når det er uleste meldinger i dem. På den måten savner du ikke noen viktige meldinger.

For å sette opp Gmail, så skjuler det etiketter med mindre de inneholder uleste meldinger, får du tilgang til innstillingsskjermbildet "Etiketter" ved hjelp av en av metodene som tidligere er nevnt.

For hvert system og egendefinert etikett du vil gjemte hvis den ikke inneholder ulest post, klikker du på koblingen "Vis hvis ulest".

Legg merke til at i listen over "System" etiketter kan du bare skjule etikettene "Draft" og "Spam" hvis de ikke inneholder uleste meldinger. Denne funksjonen gjelder ikke for «Kategorier» og «Sirkler».

Du kan raskt bruke denne innstillingen til alle dine egendefinerte etiketter ved å klikke på pil ned ved siden av "Vis i etikettliste" øverst i "Labels" -delen og velge "Vis alt hvis ulest" fra rullegardinmenyen.

Nestemann…

Dette bringer oss til slutten av leksjon 3. Du bør ha en ganske solid forståelse av hvordan du beholder innboksen din, organisert med forskjellige faner, stiler og innstillinger. Best av alt, du har det bra på vei til å mestre e-posten din ved hjelp av etiketter!

I neste leksjon vil vi utvide vår diskusjon av etiketter for å inkludere filtre - for eksempel hvordan du bruker filtre til å automatisk bruke etiketter, samt hvordan du tar dine eksisterende filtre og eksporterer dem til en annen Gmail-konto.

Så, for å lukke ting ut, introduserer vi stjernesystemet, som hjelper deg med å holde oversikt over viktige e-poster.