Å holde oversikt over endringer gjort til et dokument

Nå som du har satt opp malen for dokumentet i leksjon 1, og det første utkastet til dokumentet ditt er skrevet, er det redigeringstid. Hvis du har flere personer som samarbeider på dokumentet, kan du bruke funksjonen Sporendringer i Word for å vite hvilke endringer som ble gjort og hvem som gjorde dem.

SCHOOL NAVIGASJON

1. Bruke maler for å sikre vanlig layout og formatering
2. Å holde oversikt over endringer gjort til et dokument
3. Bruk av kommentarer til å angi endringer i et dokument
4. Begrensning og beskyttelse av dokumenter og maler
5. Versjonering, sammenligning og kombinering av dokumenter

Når du endrer et dokument med "Sporendringer" slått på, vises alle endringer du gjør i dokumentet som en farget markering, hver anmelder blir tildelt en annen farge.

Slettet tekst forsvinner ikke - det er krysset ut og lagt til tekstvisninger understreket. Dette lar deg se alle endringene i dokumentet før du gjør dem permanente og velger å godta eller avvise hver endring. Vi vil vise deg hvordan du aksepterer og avviser endringer senere i denne leksjonen.

I denne leksjonen vil vi vise deg hvordan du slår på "Sporendringer" -funksjonen og bruker de forskjellige visningene. For å sikre at andre anmeldere sporer endringene, kan du låse "Spor endringer" -funksjonen på. Når alle endringene er gjort, må hver endring vurderes. Vi vil vise deg hvordan du aksepterer og avviser endringer. Tilpass "Track Changes" -funksjonen ved hjelp av de mange tilgjengelige alternativene.

Slå på sporendringer

For å slå på "Spor endringer", klikk på Review-fanen og klikk på "Spor endringer. "

Når "Track Changes" er på, vises knappen med en blå bakgrunn.

Nå vil eventuelle endringer du gjør i dokumentet vises som fargete markeringer.

Endre Markup View og skjul spore endringer

Når du slår på "Spor endringer", er det forskjellige måter å vise oppmerkningen på. "All Markup" -visningen viser alle de faktiske revisjonene i dokumentet ditt, som vist ovenfor. Dette er standardvisningen for dokumenter åpnet med "Track Changes" på. Men hvis du har mange revisjoner i dokumentet, kan det bli forvirrende å lese det med alle revisjonene som vises.

For å forbedre lesbarheten til dokumentet ditt, kan du bruke "Simple Markup" -visningen, som gjemmer komplekse markeringer. Legg merke til at hver endring er markert med en vertikal strekk til venstre for teksten. Klikk på denne linjen for å bytte fra "All Markup" -visning til "Simple Markup" -visning.

MERK: Bytteoppdateringsvisninger påvirker alle de sporet endringene i dokumentet, ikke bare det der du klikket på den vertikale linjen.

Visningen "Enkel merking" skjuler de spore endringene i teksten og kollapser kommentarer (diskuteres i leksjon 3) i små ballonger, og de vertikale stolpene som viser sporet endringer, vises i rødt. Klikk på linjen igjen for å bytte til "All Markup" -visningen, og se alle endringer i inline-sporet.

Du kan også endre markupvisninger ved hjelp av rullegardinmenyen "Vis for gjennomgang" i "Sporing" -delen av "Review" -fanen.

I tillegg til "Simple Markup" og "All Markup" visninger kan du også velge "No Markup" for å se den endelige versjonen av dokumentet, som om alle de spore endringene ble akseptert (vi diskuterer å godta og avvise endringer senere i denne leksjonen) eller "Original" for å vise originalversjonen av dokumentet. Alternativene "No Markup" og "Original" skjuler både inline markup.

MERK: Alternativene "No Markup" og "Original" hjelper også når du skriver ut et dokument som har markert endringer i det. Hvis du skjuler de spore endringene, vil de ikke skrive ut.

Vis revisjoner i ballonger i stedet for Inline

Som standard vises de fleste revisjoner inline, med selve teksten merket opp. Du kan imidlertid velge å vise revisjonene i ballonger, som flytter flest revisjoner til høyre margin. Dette kan gjøre dokumentet enklere å lese og ballongene gir mer detaljert informasjon om enkelte markeringer.

Hvis du vil vise revisjoner i ballonger, klikker du på "Review" -fanen og klikker deretter "Vis markering" i "Sporings" -delen. Velg "Ballonger" og deretter "Vis revisjoner i ballonger" fra rullegardinmenyen.

De fleste revisjoner vises i "Markup Area" i høyre margin. En hvilken som helst lagt tekst vises imidlertid fortsatt inline.

For å se markeringene inline igjen, velg Ballonger fra rullegardinmenyen "Vis markering" igjen, og velg deretter "Vis alle revisjoner inline" eller "Vis bare kommentarer og formatering i ballonger."

MERK: Skjul de spore endringene blir ikke kvitt dem. Du må godta eller avvise hver endring for å fjerne dem helt før du distribuerer det endelige dokumentet. Vi diskuterer å akseptere og avvise endringer litt senere i denne leksjonen.