Postfiltre og stjernesystemet

Dagens Geek School-leksjon vil utvide vår diskusjon av etiketter i Gmail for å inkludere filtre og deretter flytte på sporing av viktige e-post med stjerner.

SCHOOL NAVIGASJON

1. Bli kjent med Gmail
2. Mobilapp, komponere e-post og samtaler
3. Innboksadministrasjon og etiketter
4. Postfiltre og stjernesystemet
5. Vedlegg, signaturer og sikkerhet
6. Invitasjoner og ferieresponsere
7. Bruk Gmail som en oppgaveliste
8. Flere kontoer, tastatursnarveier og fjernmelding
9. Bruk Gmail-kontoen din til å få tilgang til andre kontoer
10. Strømtips og Gmail Labs

Etiketter er flotte, men de kan brukes mye mer effektivt ved å inkorporere filtre, slik at meldinger som kommer til å møte visse kriterier, automatisk har en etikett eller etiketter påført. Dette bidrar sterkt med organisasjonen og kan i stor grad redusere innboks kaos.

Opprett et nytt filter ved hjelp av søkeboksen

For å opprette et nytt filter, vil vi spesifisere søkealternativer i "Søk" -boksen og opprette et filter fra søket. For å gjøre dette, klikker du på nedpilen i boksen "Søk".

Skriv inn søkekriteriene i søkefeltet. Du kan velge å søke etter meldinger fra en bestemt person eller et helt domene (@ example.com), med bestemte ord i emnet, samt andre forhold.

For å opprette et filter basert på dette søket, klikk koblingen "Opprett filter med dette søket".

Filteralternativene vises. Merk av i boksene som angir hva du vil gjøre med meldinger som samsvarer med søkekriteriene.

For eksempel valgte vi å merke alltid meldinger som kommer inn fra den angitte e-postadressen med "HTG School" -merket, og å merke disse meldingene som "viktig". Vi bestemte oss også for å bruke filteret til alle eksisterende e-post fra denne personen.

MERK: Hvis du vil at etikettene dine skal fungere som mapper, kan du velge "Hopp over innboksen (arkiver den)" for automatisk å flytte e-post til etiketter når de kommer. Dette holder e-postene dine mer organisert, men du kan risikere å savne en viktig melding fordi den ikke vises automatisk i innboksen din.

Når du har angitt filterkriteriene, klikker du på "Opprett filter".

MERK: Når du velger å videresende en melding som en handling i et filter, vil bare nye meldinger bli påvirket. Eventuelle eksisterende meldinger som filtret gjelder for, blir ikke videresendt.

En melding viser at filteret ditt ble opprettet. Legg merke til i det skjermbildet, alle meldinger fra den personen er merket med "HTG School" -merket.

Meldingene ble også merket som viktige automatisk (merketikoner til venstre for senderne er fylt med gul).

Opprett et nytt filter ved hjelp av skjermbildet Innstillinger

Du kan også opprette et filter i "Innstillinger".

Gå til "Innstillinger" -skjermen som tidligere beskrevet, og klikk på "Filtrene" -koblingen øverst.

Klikk koblingen "Opprett et nytt filter".

Angi søke- og filterkriteriene på samme måte som nevnt i forrige metode, og klikk på "Opprett filter" i dialogboksen for filtervalg.

I stedet for å ende opp igjen i innboksen din, blir du returnert til skjermbildet "Filters" og ditt nye filter er oppført. Du kan redigere, slette eller velge den som skal eksporteres (eksporterende filtre blir diskutert senere i denne leksjonen).

Klikk på "Innboks" -merket for å gå tilbake til innboksen din.

Bruk en bestemt melding til å opprette et nytt filter

Du kan også opprette et filter basert på en eksisterende melding. For å gjøre dette, velg en melding i meldingslisten eller i en etikett.

Klikk på "More" handlingsknappen og velg "Filter meldinger som disse" fra rullegardinmenyen.

Legg merke til at feltet "Fra" i dialogboksen "Filter" automatisk fylles inn. Skriv inn andre filterkriterier du vil ha, og klikk "Opprett filter med dette søket."

Angi filterkriteriene dine ved å velge filteralternativer i neste dialog som beskrevet tidligere.

MERK: Du kan bruke denne metoden til å sette opp filtre for å automatisk slette uønskede e-poster når du mottar dem.

Påfør samme filter til mange avsendere

Du kan bruke ett filter til å administrere meldinger fra en rekke forskjellige e-postadresser. For eksempel kan vi spesifisere for å merke meldinger fra flere personer med "HTG School" -merket. For å gjøre dette, åpne dialogboksen for søkealternativer ved hjelp av nedpilen i boksen "Søk".

Legg til hver e-postadresse i "Fra" -feltet, adskilt med ordet "ELLER", og klikk "Opprett filter med dette søket."

Hvis du vil bruke den samme etiketten på meldinger fra en av disse e-postadressene, merker du av for «Bruk etiketten» og velger ønsket etikett fra popuplisten. Påfør andre handlinger for dette filteret og klikk på "Opprett filter".

MERK: Husk å merke av for "Søk også filter til samsvarende samtaler" hvis du vil bruke dette filteret til meldinger du allerede har mottatt fra disse to e-postadressene.

Eksporter og importer filtre

Nå som du har lært hvordan du konfigurerer filtre, har du sannsynligvis opprettet noen svært nyttige filtre som du kanskje vil bruke i andre Gmail-kontoer. Du kan eksportere filtre fra en konto og importere dem til en annen.

Eksporter et filter

For å eksportere et filter, må du først få tilgang til skjermbildet "Filters" på skjermbildet "Innstillinger" (ved hjelp av "Innstillinger" -knappen). Deretter velger du filteret du vil eksportere i listen, og klikker på "Eksporter".

MERK: Du kan velge flere filtre som skal eksporteres samtidig.

I dialogboksen "Lagre som", naviger hvor du vil lagre filteret. Filteret lagres som en XML-fil med et standardnavn som du kan endre hvis du vil, bare vær sikker på å forlate utvidelsen som .xml og klikk "Lagre".

Nå har du en fil du kan sikkerhetskopiere, overføre til en annen datamaskin, dele med en venn, eller importere til en annen Gmail-konto.

Importer et filter

For å importere et filter til Gmail-kontoen din, få tilgang til "Filtrene" på "Innstillinger" -skjermbildet, og klikk koblingen Importer filtre.

Under "Import Filters", klikk "Choose File."

MERK: Hvis du forandrer deg om å importere filteret, klikker du på koblingen "Avbryt import".

I dialogboksen "Åpne" navigerer du til stedet der du lagret ditt eksporterte filter. Velg filen og klikk på "Åpne".

Filnavnet er oppført ved siden av "Velg fil" -knappen. Klikk på "Åpne fil" for å åpne filen og importere filtrene i den.

En melding vises under "Søk" -boksen mens filterfilen åpnes. Dette kan ta en stund, avhengig av hvor mange filtre som er i filen.

Alle filtre i den valgte filen er oppført under "Import Filters." Velg filtre du vil importere. Hvis du vil bruke de importerte filtre til eksisterende e-postmeldinger (akkurat som du ville når du oppretter et nytt filter), merk av for "Bruk nye filtre til eksisterende mail", og klikk "Opprett filtre."

En dialogboks viser fremdriften i filteropprettingsprosessen. Du kan avbryte opprettelsen av filtre ved å klikke på "Stopp".

Når filtre er opprettet, vises de i listen på "Filters" -skjermen.

Hold styr på viktige e-poster ved hjelp av stjernesystemet

I Gmails stjernesystem kan du markere de viktigste e-postadressene dine, slik at du enkelt kan finne dem senere. Standardmeldinger er som standard merket med en gul stjerne, men du kan legge til andre farger og typer stjerner.

Stjerner vises til venstre for avsenderens navn i innboksen din.

Legg til en stjerne i en melding

Hvis du vil legge til en stjerne i en melding i innboksen din, klikker du på stjerneikonet ved siden av avsenderens navn, som vist på bildet ovenfor.

Du kan også legge til en stjerne i en melding mens den er åpen. For å gjøre dette, klikk på stjerneikonet øverst til høyre i meldingen til høyre for datoen. I samtaler vil det være til høyre for den første meldingen øverst i samtalen.

Hvis du vil legge til en stjerne i en melding du komponerer, klikker du på "Flere alternativer" -pilen nederst til høyre i vinduet "Komponere"..

Flytt musen over "Label" alternativet og velg deretter "Add star" fra undermenyen.

I meldingen "Sendt e-post" har meldingen du sendte, stjålet.

Bruk flere stjernedesigner på dine meldinger

Gmail lar deg bruke flere farger og typer "stjerner" for å skille meldinger fra hverandre.

Denne funksjonen er nyttig hvis du vil markere flere meldinger med varierende nivåer av betydning. For eksempel kan du bruke en lilla stjerne for meldinger du vil lese igjen, og et rødt utropstegn for meldinger du må følge opp på.

Klikk på "Innstillinger" -knappen og velg "Innstillinger" fra rullegardinmenyen. På "Generelt" -fanen, bla ned til "Stjerner" -delen. Dra ikoner fra delen Ikke i bruk i delen "Til bruk" for å legge til forskjellige typer stjerner. Hvis du har mer enn én type stjerne i bruk, klikker du på stjernenikonet ved siden av en e-postmelding gjennom alle stjernene som er i bruk. Hvis du stjerne en melding mens den er åpen, brukes bare den første stjernetypen.

Finn stjernede meldinger

For å se alle dine stjernemerkede meldinger, klikk på "Starred" -merket på venstre side av hoved Gmail-vinduet. Du kan også søke etter stjernemerkede meldinger ved å skrive "er: stjernes" i "Søk" -boksen.

Finn meldinger med en bestemt type stjerne

Hvis du har brukt flere forskjellige typer stjerner til å markere meldingene dine, kan du søke etter en bestemt stjernetype. For å gjøre dette, søk med "har:" med stjernens navn (for eksempel "har: red-bang").

For å finne ut navnet på en bestemt stjerne, gå til kategorien "Generelt" på skjermbildet "Innstillinger" og svev musen over ønsket stjernetype. Navnet på stjernen vises i en popup.

Det er også en liste over stjernenavn i Avansert søkemiddag i Gmail.

Hold stjernemerkede meldinger ut av hovedfanen

Hvis du organiserer innboksen din med de konfigurerbare fanene som er nevnt tidligere i denne leksjonen, er også meldinger fra andre faner som er merket med en stjerne, inkludert i kategorien "Primær". Hvis du ikke vil se stjernemerkede meldinger fra de andre kategoriene på "Primær" -fanen, kan du slå av denne.

Klikk på "+" -ikonet til høyre for fanene.

I dialogboksen "Velg faner for å aktivere" fjerner du avkrysningsruten "Inkluder stjerneklassifisering i primær", og klikker "Lagre".

Nestemann…

Vi er her nå på slutten av leksjonen 4, men du er allerede på vei til å være Gmail-proff! På bare fire korte dager, vet du nå så mye som du trenger å vite for å virkelig lage innboksen din, og meldinger vil nå automatisk finne veien til de utpekte etikettene uten å fylle inn innboksen din.

.