Begrensning og beskyttelse av dokumenter og maler

Å begrense og beskytte et dokument sikrer at du er den ultimate autoriteten over sin fremgang.

SCHOOL NAVIGASJON

1. Bruke maler for å sikre vanlig layout og formatering
2. Å holde oversikt over endringer gjort til et dokument
3. Bruk av kommentarer til å angi endringer i et dokument
4. Begrensning og beskyttelse av dokumenter og maler
5. Versjonering, sammenligning og kombinering av dokumenter

Selv om du kanskje vil at andre korrekturlesere foreslår endringer og legger kommentarer til et dokument, kan det være ganger når du vil begrense dem fra å redigere og endre formateringen.

Videre vil du kanskje tvinge all endringssporing eller begrense korrekturlesere til å bare kommentere. Hele poenget med å gjøre dette er å sørge for at dokumentet ditt ikke kan endres på en slik måte at det ikke overholder visjonen eller stilen din.

I denne leksjonen vil vi vise deg hvordan du begrenser formateringen og redigeringstyper som andre anmeldere kan utføre på dokumentet ditt. Når dokumentet ditt er nær den endelige tilstanden, kan du markere det som endelige for å unngå å gjøre utilsiktede endringer.

Du kan også begrense tilgangen til dokumentet ditt for å bare inkludere gruppen av korrekturlesere. Vi viser deg hvordan du kan passordbeskytte dokumentet ditt. Deretter kan du bare fortelle teamet ditt passordet, og ingen andre vil kunne åpne dokumentet.

Vi starter ting ved å introdusere deg for å begrense formatering i et dokument.

Begrens formatering i et dokument

Når du distribuerer et dokument for andre å vurdere, kan du ikke at de skal endre formateringen av dokumentet. Word lar deg begrense alle eller noen av temaene og stilene, samt tillate anmeldere å endre noen av temaene og stilene. For å gjøre dette, klikk "Begrens redigering" i "Beskytt" delen av "Review" -fanen.

Ruten "Begrens redigering" vises til høyre for hovedteksten. I delen "Formateringsbegrensninger" velger du «Begrens formatering til et utvalg av stiler», og klikk på koblingen «Innstillinger ...»..

I dialogboksen "Formateringsbegrensninger" er alle stilarter i "Sjekket stiler for øyeblikket tillatt" valgt som standard. For å bare velge bestemte stiler som skal brukes i dokumentet, kan du bruke "None" -knappen til å de-velge alle stilene og deretter velge de du vil tillate. Du kan også bruke Words anbefalte minimale stiler til å tillate ved å klikke på "Anbefalt minimum". Velg ytterligere begrensninger i delen "Formatering" nederst i dialogboksen, hvis du ønsker det, og klikk "OK" når du er ferdig.

Følgende dialogboks viser om du vil fjerne stiler som ikke er tillatt. Vi anbefaler at du ikke gjør det. Det kan vise seg at du vil bruke disse stilene i dokumentet i fremtiden. Andre anmeldere kan ikke endre dem eller bruke dem.

Klikk "Nei" for å beholde stilene som ikke er tillatt i dokumentet.

Før disse begrensningene kan brukes, må du begynne å håndheve beskyttelsen. Vi diskuterer dette etter at du har vist hvordan du begrenser redigering.

Begrens redigering i et dokument

I tillegg til å begrense formateringen for korrekturlesere av et dokument, kan du også begrense hvilken type redigeringslesere som kan utføre på et dokument. I ruten "Begrens redigering" merker du av for "Tillat bare denne typen redigering i dokumentet" og velger et alternativ fra rullegardinlisten for å angi hvilken redigering du vil tillate i dokumentet. Du kan tillate andre korrekturlesere å bare spore endringer, skrive inn kommentarer eller fylle ut skjemaer. Du kan til og med begrense dokumentet slik at andre mennesker bare kan lese det og ikke gjøre endringer.

Du kan spørre hva forskjellen er mellom å begrense redigering til bare spore endringer og holde "Sporendringer" låst på, som omtalt i leksjon 2. Det er faktisk ingen forskjell; funksjonaliteten er den samme. Du kan bruke hvilken metode som er enklere for deg.

Du kan angi unntak fra begrenset formatering og redigering, eller personer som har lov til å redigere dokumentet fritt. Klikk koblingen "Flere brukere ..." i delen "Unntak (valgfritt)" i ruten "Begrens redigerings".

I dialogboksen "Add Users" kan du legge til brukere fra den nåværende datamaskinen, fra et domene hvor den nåværende datamaskinen er en del, eller ved å skrive inn egens e-postadresse. Separat alle brukere og e-postadresser med et semikolon og klikk "OK" når du er ferdig.

Personene du har lagt til i dialogboksen "Legg til brukere", vises i boksen "Personer" i delen "Unntak (valgfritt)" i ruten "Begrens rediger". Velg hele eller deler av dokumentet du vil at en person skal kunne redigere, og velg deretter avmerkingsboksen for personen i boksen "Personer".

Nå som du har begrenset formatering og redigering for dokumentet som ønsket, må du fortelle at Word skal begynne å håndheve beskyttelsen for at den skal tre i kraft. I delen "Starthåndhevelse" i "Begrens redigeringspanelet" klikker du på "Yes, Start Enforcing Protection."

Kontroller at "Passord" -alternativet er valgt, skriv inn et passord to ganger, og klikk på "OK" i dialogboksen "Start Enforcing Protection".

Merk at et passord ikke er nødvendig, og beskytter ikke dokumentet fullt ut (dokumentet er ikke kryptert). Det hjelper ganske enkelt med å hindre at folk slår av formaterings- og redigeringsbegrensningene.

Hvis du velger "Brukerautentisering", vil du sannsynligvis se følgende feil:

"Maskinen din er ikke konfigurert for informasjon rettighetsadministrasjon (IRM). For å konfigurere IRM, logg inn på Office, åpne en eksisterende IRM-beskyttet melding eller et dokument, eller kontakt din helpdesk. "

Vi anbefaler at du bruker et passord. Det er mye enklere.

Når begrensningene er blitt håndhevet, viser "Begrens redigerings" -ruten den aktuelle teksten som tillater at anmelderen bare utfører de tillatte redigerings- og formateringsoppgavene.