Hvorfor trenger du formler og funksjoner?

Denne How-To Geek School-klassen er beregnet for personer som bruker Excel, eller prøver å bruke Excel, men er skremt av begrepet formler og funksjoner. Målet er å få deg til en Excel-pro eller minst en kompetent amatør på bare noen få leksjoner.

SCHOOL NAVIGASJON

1. Hvorfor trenger du formler og funksjoner?
2. Definere og opprette en formel
3. Relativ og Absolutt Cellreferanse, og Formatering
4. Nyttige funksjoner du bør bli kjent med
5. Oppslag, diagrammer, statistikk og pivottabeller

Merk: For uninitiated er dette den aller første leksjonen i den første serien for How-To Geek School. Vi løper en ny leksjon hver ukedag, mandag til fredag, fra nå til vi har dekket hvert emne. Så hold deg oppdatert for mer, og vi skal gjøre en formell kunngjøring om hvordan det fungerer neste uke.

Hva er Excel og hvorfor trenger vi det?

Hvis du er en kontoradministrator, bruker du sannsynligvis Excel. Ditto hvis du er en selger. Hvis du er en finansanalytiker, selvfølgelig, du trenge Utmerke. For disse og mange andre yrker er arbeid med regneark et viktig verktøy i den daglige rutinen.

Personer som er matematiske veivisere, vil sannsynligvis umiddelbart ta til Excel og bruke den som en naturlig forlengelse av deres beregningsmessige prosesser. De fleste av resten av oss ... trenger sannsynligvis litt hjelp i den avdelingen.

Hvis du ikke var oppmerksom på videregående skole algebra klasse, ikke bekymre deg! Alt du trenger å gjøre er å lære litt grunnleggende kunnskaper om formler og funksjoner fra denne How-To Geek School-serien og bruke dem på arbeidet ditt.

Hvis du ikke vet om du trenger Microsoft Excel eller ikke, har du sannsynligvis ikke blitt vist hva den kan gjøre. Når du vet, kan du finne måter å bruke den i arbeidet ditt for å gjøre kompliserte og kjedelige oppgaver enklere.

Microsoft Excel er mer enn bare et program for å skrive inn navn og nummer. For eksempel, hvis du bare vil oppgi navnene på studenter i klassen din, kan du bare lage et Word-dokument. Ord er fint for å skrive essays og lage lister, men å gjøre beregninger, trenger du Excels formler og funksjoner.

En kort gjennomgang av Excel-grensesnittet

Før vi dykker inn, la oss bare kort gjennomgå Excel-grensesnittet. Du kan allerede vite alt dette, men det gjør aldri vondt for å gå gjennom.

Når du åpner et tomt Excel-regneark, er det kjent som en "arbeidsbok" eller "bok", og hvert regneark i en bok er kjent som et regneark eller et ark.

Toppet av appen er dominert av "båndet" (grått), som er delt inn i "tabs" (rødt), som deretter videre deles inn i "seksjoner" (blå).

Under båndet er navnetboks, som lar deg omdøpe "celler" og deretter til høyre for det er et område som lar deg lage alle viktige "formler." Hvis du svinger over hvert ikon, kan du se Formålet med hver knapp, men det vi er mest opptatt av, er det brede området der formler og funksjoner vil bli vist.

Endelig er regnearket ordnet i "kolonner" (betegnet med bokstaver) og "rader" (angitt med tall). Hver plassering er en "celle" og en gruppe celler er kjent som et "område". Hvis du har flere ark i en bok, kan du raskt bla gjennom dem ved hjelp av fanene som er sett under arket. Under det i den grå statuslinjen kan du justere sidevisninger og zoomnivå.

Det er det, ganske enkelt, og bare en kort oversikt over noen av terminologiene du vil møte i denne HTG-skoleserien.

Hva er en funksjon?

En funksjon er en beregning eller operasjon som returnerer et resultat. Inngangene i en funksjon kalles "argumenter".

Alle funksjoner begynner med et like tegn [=]. På den måten kan Excel ikke behandle argumentene som tekst. For eksempel = AVERAGE (2,4) er en funksjon, men AVERAGE (2,4) er bare en streng med tekst. Uten et like tegn vil Excel ikke beregne et resultat. Argumentene i denne funksjonen er 2 og 4.

Merk, Excel bruker store bokstaver til listefunksjoner, men du kan bruke lavere eller store bokstaver når du skriver dem.

I Excel kan "Funksjonsbiblioteket" finnes på "Formler" -fanen.

Det er 13 kategorier av funksjoner, hvorav noen er:

• Matematisk: AVERAGE () - beregner gjennomsnittet av en rekke tall.
• Dato og klokkeslett: DATEVALUE () - konverterer en tekststreng som "30. november 2013" til et nummer slik at du kan bruke dette nummeret i andre dato- og klokkeslettfunksjoner. Du kan ikke gjøre matte med datoer med mindre du konverterer dem til tall først. Vi forklarer dette i detalj i leksjon 4.
• Tekst: LEN () - returnerer lengden på en streng. For eksempel = LEN ("Excel") er 5.
• Logisk: IF () - IF () -funksjonen er skrevet som = IF (, deretter A, annet B). Så, hvis "test" er sant, er resultatet A; hvis "test" ikke er sant, så B.
• Oppslag og referanse: Dette er nødvendig for å oppsøke verdier andre steder i regnearket. For eksempel ser VLOOKUP i en tabell med verdier for å finne en celle.

Hvordan kunne du bruke denne siste? Vel, for å få dagen i uken i tekst fra en datafunksjon. Du kan bruke VLOOKUP til å skanne et bord for å slå dette nummeret til noe lettere å forstå, som "Onsdag".

Det er også spesielle funksjoner for finans, engineering og statistikk som er oppført separat på menyen "Flere funksjoner".

Hva er en formel?

En formel er kombinasjon av "operatører", "operander" og "funksjoner".

For eksempel, funksjonen = SUM legger til en liste med tall (den er så vanlig brukt, som er oppført på den første menyen i Excel, forkortet av det greske bokstaven Sigma (Σ), som er notasjonen som matematikere bruker til å summere en serie ).

Du bruker en formel som å gjøre en beregning for hånd. For eksempel kan du sette familiebudsjettet inn i en formel som dette:

Resterende penger = (4 * ukentlig lønn) - boliglån - mat - verktøy

Operatørene er multipliserte [*] og trekker [-]. Operandene er verdiene "ukentlig lønn", "boliglån", "mat" og "verktøy". Resultatet er "gjenstående penger".

Navn og adresser

Verdiene for "mat" og de andre operandene er navn du definerer i Excel. Uten et "navn", må du bruke "adressen".

Adressen til en celle er skrevet ved hjelp av kolonne-kolonne notasjon. Röene er gitt tall og kolonnene, bokstavene. Den første cellen i regnearket er A1. Når du har nådd slutten av alfabetet, er radene nummerert AA, AB, BA, BB, og så videre.

Formler kan være mer komplisert enn familien-budsjetteksemplet. I videregående skole lærte du at området for en sirkel er radius ganger pi kvadrat eller πr².

I Excel kan du skrive dette ved hjelp av formelen = PI () * radius ^ 2.

Her er PI () den funksjon som returnerer tallet 3.14 og "radius" er et "navn" vi har gitt til en celle som inneholder radiusen; "operatørene" er eksponenten (^) og multiplikatoren (*).

Ordre og Precedence

Parenteser brukes til å indikere rekkefølgen og forrangen i beregninger.

Området i en sirkel kan vi også skrive πrr men ikke (πr)², så du må forstå ordre og forrang for å få riktig svar. Eksponenter evalueres før multiplikasjon, så parenteser er ikke nødvendig i dette tilfellet. Funksjonen kvadrer radiusen først og multipliserer den med Pi.

Hvis du vil eliminere en eventuell tvil, kan du være eksplisitt og skrive = Pi * (radius ^ 2).

Vi vil utforske rekkefølgen og forrangen videre i leksjon 2.

Nestemann…

For resten av denne serien vil vi konsentrere oss om fire hovedområder:

Leksjon 2: Definere og opprette formler

For å komme i gang, er det første elementet du vil utforske hvordan du oppretter formler og forstår de grunnleggende reglene:

• Hvordan lage en formel
• Beregningsoperatører
• Ordre og forrang
• Demonstrere hvordan en funksjon brukes i en formel

Leksjon 3: Cellreferanse og formatering

I denne leksjonen diskuterer vi de tre typer cellereferanse (relative, absolutte og blandede), formatering, hvordan du flytter eller kopierer og formler, og sirkulære referanser.

Anta at du har en formel i celle B1 som sier = A1 * 2. Hvis du kopierer denne formelen til celle B2 (en celle til høyre), endres cellehenvisningen også.

Den nye formelen sier B1 * 2. Du kan bruke dollartegnet ($) for å forankre referansen til cellen, slik at kopiering den ikke endres der den peker (ikke bekymre deg, vi dekker dette litt).

Leksjon 4: Nyttige funksjoner du bør bli kjent med

Denne leksjonen forklarer noen av de mest brukte funksjonene, og hvordan vi kan bruke dem i nyttige beregninger og hvordan å "nest" -funksjoner.

For å hekke en funksjon betyr å sette en funksjon inne i en annen. For eksempel, hvis du vil vite hvilken dag i dag er, skriv = WEEKDAY (NOW ()).

NÅ () gir dagens dato og WEEKDAY () gjør det til et tall fra 1 til 7. NÅ () er "nestet" inne i WEEKDAY ().

Leksjon 5: Avanserte funksjoner: Hvis, Nested-If, og Lookups

Hvis du vil lage komplekse modeller eller algoritmer, må du vite hvordan du kombinerer logikk- og oppslagsfunksjoner, inkludert IF og nestede IF-setninger og søk, inkludert VLOOKUP og HLOOKUP.

Et eksempel på oppslagsfunksjonen ville være = COLUMN (). Dette gir kolonnnummeret til en cellereferanse, for eksempel A = COLUMN (A1).

Vi vil også kort dekke pivottabeller. Et pivottabell brukes til å trekke ut betydningen av data. For eksempel kan du ta en liste over salg og gruppere dem etter region eller selger for å gi deg totalene for hver.