Beginner Hvordan lage, administrere og tilordne kategorier i Outlook 2013

Outlook 2013 lar deg tilordne kategorier til ting og tilpasse de nevnte kategoriene. Tingen om kategorier er at de er universelle over Outlook, og kan du tilordne hver kategori til en tastaturkombinasjon. Så, du kan kategorisere e-post, kalenderhendelser og notater med et par hurtige tastetrykk.

I løpet av de siste månedene har vi snakket mye om Outlook 2013 og dets ulike deler. Vi har snakket om å mestre sine viktigste funksjoner, for eksempel hvordan du skriver og sender e-post, samt å skape og administrere kontakter og til og med importere Gmail-kontaktene dine. Vi har også dekket Outlook's andre ting, som hvordan du kan opprette oppgavelister for å holde deg godt, på oppgaven. Og selvfølgelig er det den viktige kalenderen, som er viktig for alle som ønsker å effektivt holde en tidsplan.

Hva dette betyr er at du kan gjøre en god del med det for å hjelpe deg med å styre deg opptatt arbeid og til og med personlig liv. Før vi avslutter vårt utseende på Outlook 2013, følte vi at vi bare skulle kortfattet dekke to gjenværende aspekter som vi føler oss verdt å påpeke: kategorier og søk.

Om disse kategoriene

For å tilpasse kategoriene dine, klikk på "Kategoriser" -knappen og velg deretter "Alle kategorier ..." fra rullegardinmenyen. Ved hjelp av denne dialogen kan du opprette nye kategorier, slette gamle, endre navn på, endre farger og tilordne snarveier.

Legg merke til i følgende skjermbilde, hvordan vi har tilordnet "CTRL + F2" til den blå kategorien.

Nå kan du for eksempel bruke kategorier til alt du vil ha. Ta vårt dumme eksempel nedenfor, vi har vår oppgave å "live la vida loca" og vi har merket det med Personlige (lilla) og Urgent (rød) kategorier.

Husk dette svært nyttige tipset: Når du tilordner snarveisleker til kategoriene dine, og du har begått dine kategorier til minne, kan de gjøre rask arbeid uten å organisere post, avtaler og andre Outlook-elementer.

For eksempel, her er en e-post header fra en melding i innboksen vår, vi har merket den med arbeidskategorien. Fra nå av, hvis vi trenger å se etter denne spesifikke meldingen, kan vi bruke kategorier for å filtrere ut ikke-relaterte meldinger.

Vær også oppmerksom på at du raskt kan merke oppgaver, e-postmeldinger og andre Outlook-elementer raskt med en standardkategori, som i følgende skjermbilde. Her har vi merket flere oppgaver som URGENT bare ved å klikke på den lille boksen i kolonnen CATEGORIES.

Det er klart at kategoriene kan være svært nyttige, og de er en stort sett uendret funksjon i Outlook. Lær å bruke dem effektivt, og du vil være i stand til å holde alle dine ting organisert i sine relaterte kategoriområder.

Enkel søking i Outlook

La oss pakke opp dette ved kort å snakke om å søke etter elementer i Outlook. Vi mener dette gjelder hovedsakelig for post, men søk strekker seg gjennom hele søknaden. Når du klikker på søkefeltet, for eksempel i innboksen (eller en annen postmappe), endres båndet for å gi deg en mengde søkeverktøy.

Hvorfor er alt dette her? Bare de flere måtene du kan søke etter en melding, jo bedre er sjansene dine for å finne den. Se her i følgende skjermbilde, vi klikker på "Emne" -knappen, og vi kan fylle ut riktig plass med det vi vil at motivet skal inneholde. I dette tilfellet ønsker vi å finne noen emner om "Arbeid".

Merk, resultatene som dukker opp, er faktisk Oppgaver, som viser hvordan Outlook returnerer søkeresultatene fra alt det lagrer.

Hvis du maksimerer søkefagene i Outlook, interesserer du, kan du raskt kutte gjennom rotet ved å ta litt tid og prøve ut søkeboksens alternativer. Husk at hvis resultatene dine er for store og varierte, kan du alltid avgrense omfanget ditt ved hjelp av passende tittel Scope-verktøy.

Til slutt, hvis du føler behov for strøm og ultimate kontroll over deg, kan du prøve å bruke Avansert Find-skjemaet som ble funnet ved å klikke på "Søkverktøy" -knappen i Alternativer-delen.

Å bruke Advanced Find-skjemaet er langt og utenom den beste, no-nonsense-måten å søke på Outlook, men uansett hvilken metode du bruker, er vi sikker på at du vil finne ut hvordan du finner ting på kort tid.

Søkealternativer

Outlook jobber med Windows Search, som vi skrev en hel serie om en liten stund tilbake. Disse alternativene påvirker hvordan elementer søges både i Windows og i Outlook.

Merk, hvis du klikker på "Indekseringsalternativer ...", åpner du kontrollpanelet Indekseringsalternativer, der du kan justere hvordan eller om Outlook er indeksert av Windows Search indexer. Resten av disse alternativene omhandler hovedsakelig søkeresultater, for eksempel hvordan de vises og hvor resultatene vises.

Kategorier og søk er to uherderte funksjoner du kan legge til i Outlook-repertoaret ditt, som vil rense vår Office-opplevelse ganske pent. Hvis du bruker Outlook i stor grad, og du får mye e-post, oppretter du mange kalenderavtaler, eller genererer lange oppgavelister. Da kan du ikke bare organisere dem, men også å ha mulighet til å søke etter noe, spesielt hvis du vet Det du leter etter er uvurderlig.