Begynnerveiledning for bruk av Notes-funksjonen i Outlook
Med mengden e-post du mottar i en gitt dag, er det vanskelig å holde dem alle rette, uansett hvordan du organiserer innboksen din. I dag viser vi deg hvordan du bruker Notes-funksjonen for å hjelpe deg med å bli bedre organisert.
En av funksjonene i Outlook som ikke snakkes om mye og kanskje underutilisert er Notes. Bruke notater mens du er i Outlook kan hjelpe deg med å huske viktige ideer og organisere arbeidet ditt. Her ser vi på å bruke Notes i Outlook 2010, men funksjonen er tilgjengelig i Office 2002 og opp.
Bruke notater i Outlook 2010
For å få tilgang til Notes-funksjonen i Outlook 2010, klikk på Notes-knappen i navigasjonsruten.
Du kan også klikke på pilknappen for å vise flere eller færre elementer. På denne måten kan du få notater til å vises som en større knapp for lettere tilgang hvis du bruker det mye.
Funksjonene Notater åpnes og for å opprette et nytt notatklikk Ny notat fra båndet.
Når du har opprettet notatet, lukker du bare ut av det, og det lagres automatisk på listen din.
Under fanen Hjem i Gjeldende visning kan du endre visningsalternativene i notatene dine. Her har vi det satt til Notatliste slik at vi lett kan se innholdet i notatet og annen detaljert info.
Hvis du har dem som symboler, kan du sveve musen over notatet og se en forhåndsvisning av innholdet.
Du kan også sortere notatene dine alfabetisk i ikonvisning. Høyreklikk et tomt område i vinduet og velg Sorter fra kontekstmenyen.
På sorteringsskjermbildet velg Sorter elementene etter emne og hvis du vil at den skal være Stigende eller Nedadgående, og klikk OK.
Der går du! Dine notater sorteres deretter alfabetisk. Du kan også sortere dem etter Color, Contact, Icon ... etc.
Hvis du har noen notater åpne i Windows 7, kan du enkelt få tilgang til dem fra oppgavelinjen sammen med alt annet du kanskje har åpnet i Outlook.
Legg til ny notatknapp til hurtig tilgangsverktøylinje
Hvis du finner ut at du bruker Notes-funksjonen mye, vil du kanskje legge den til på verktøylinjen for hurtig tilgang. For å legge til det, klikk på rullegardinmenyen og velg Flere kommandoer.
Outlook-alternativer åpnes ... rullegardinmenyen kommandolinjemenyen og velg Alle kommandoer.
Deretter ruller du ned og markerer Ny notat og klikker Legg til-knappen.
Du bør se den under delen Tilpass hurtig tilgang til verktøylinjen, klikk OK for å lukke ut av Outlook-alternativer.
Nå ser du ikonet Ny notat i verktøylinjen for hurtig tilgang.
Klikk på det, og du vil kunne opprette et nytt notat mens du ser gjennom innboksen uten å gå inn i Notes-delen.
E-postnotater
En annen pen funksjon med Notes i Outlook, er at du kan sende dem også. Høyreklikk på notatet du vil sende, og velg Videresend.
Send nå den som du ville noen annen e-post.
Du kan også koble Notes til kontaktene dine. Åpne et notat og klikk på ikonet øverst til venstre og velg Kontakter.
Skriv inn navnet på kontakten som du vil koble notatet til, eller klikk på Kontakter-knappen for å bla gjennom kontaktlisten din.
Flytt eller kopier notater til kalenderen eller andre mapper
Noen ganger vil du kanskje flytte eller kopiere notatene dine til et annet sted i Outlook. Her ser vi på å kopiere et notat til kalenderen. Velg Flytt-rullegardinmenyen fra båndet og velg deretter for å flytte eller kopiere det til et annet sted.
Velg hvor du vil flytte eller kopiere den til ... i dette tilfellet kalenderen, og klikk deretter OK.
Kalenderen åpnes, og du kan da gå gjennom og planlegge det slik du vil. Notater
Tilpass notatene dine
Hvis du ikke er fornøyd med utseendet på det typiske gule utseendet på notatene dine, kan de tilpasses. Klikk på Fil-fanen for å få tilgang til Backstage View og klikk på Options.
Klikk på Notes og Journal, og under Notes-alternativer kan du tilpasse farge, skrift og Størrelse.
Her er et eksempel på en kommentar etter at vi har tilpasset farge, størrelse og skrift.
Konklusjon
Hvis du bor i Outlook i løpet av hverdagen, og ønsker en rask og enkel måte å skrive ned dine tanker på, kan du bruke Notes-funksjonen. Denne veiledningen bør definitivt begynne å forstå og bruke Notes i Outlook. Hva med deg? Bruker du Notes-funksjonen? Finner du at de skal være et nyttig verktøy for å bedre organisere arbeidet ditt? Legg igjen en kommentar og gi oss beskjed.
