Color Code Outlook for enklere administrasjon
Å organisere og holde styr på mange e-postmeldinger på kontoret hver dag, kan være en jobb for seg selv. I dag tar vi en titt på bruk av fargekoder for å gjøre det lettere å identifisere meldingsemner og hvem som sender dem.
Denne funksjonen har vært tilgjengelig i Office 2007 fra begynnelsen, men vi har aldri dekket det ennå, og det var noe jeg oversett. Etter å ha spilt med det for en stund, fant jeg imidlertid ut at det er en god måte å håndtere mengden e-postmeldinger jeg får hver dag. Her vil vi gå gjennom colorizing kontakter som sender meldinger slik at de er enklere å få øye på. Også kategorisering av emnet i forskjellige fargegrupper ser ut til å bidra til å holde ting rett.
Fargekodsendere
Åpne Outlook, og klikk for å markere meldingen du vil fargekode.
Gå til Verktøy og deretter Organiser.
Måter å organisere innboks åpnes, og du vil klikke Bruk farger. Nå kan du velge fargen du vil knytte til den kontakten. Du kan også velge en bestemt farge for meldinger som sendes til bare deg, noe som kommer til nytte som en måte å skille mellom gruppe- og personlige meldinger.
Her er et eksempel på hva som kan gjøres med farger. Du vil kanskje bare lage et par farger for den viktigste avsenderen, men jeg gikk litt overbord med dette eksempelet.
Fargekategorier
En annen nyttig måte å visuelt organisere meldingene på, er å legge til fargekategorier til dem. Du kan tilpasse hvilke e-postemner som er relatert til hver fargekategori.
Meldingen vil ha kategorien fargelinje over toppen, og du kan Høyreklikk på linjen for å endre fargen.
Du kan også Høyreklikke på en melding under kategorien Kategorier for å endre kategorien.
Du kan omdøpe hver kategori til det som gir mening for deg.
Du vil kanskje lage en ny kategori for forskjellige mails. Gå til Handlinger \ Kategoriser og Alle kategorier.
På Fargekategorier-skjermbildet klikker du på Ny og gir kategorien et navn og en farge, du kan også tilordne en snarvei til det også.
Nå kan du sortere gjennom e-postmeldingene dine basert på typen kategori de er i.
Hvis du vil kunne raskt se på e-posten din for å få en ide om hva som er der, kan fargekategorier være nyttig. Forhåpentligvis kan dette komme i gang med å organisere e-postene dine slik at du vet hva de pigghårige sjefene vil at du skal gjøre mer effektivt.
