Slik legger du til en utløpsdato for e-poster i Outlook (og hva de er for)

Outlook gir deg mulighet til å legge til en utløpsdato for å sende e-post til deg som sendes eller mottas. Når utløpsdatoen er gått, vil e-posten bli vist med annen formatering, og du kan bruke Outlooks innebygde verktøy for å administrere utløpt e-post automatisk.

Utløpsdatoer gjelder bare for e-postmeldinger, ikke kalenderhendelser eller oppgaver fordi disse elementene har egne datoer du kan bruke til å administrere dem

Hvordan sette en utløpsdato på en e-post

For å legge til en utløpsdato for en e-post du sender, må du åpne Egenskaper-vinduet for e-posten. Åpne e-posten, og klikk deretter Melding> Merker.

Dette åpner Egenskaper-vinduet for e-posten, som du også kan få tilgang til ved å klikke Valg> Flere alternativer eller Fil> Egenskaper. Slå av i boksen "Utløper etter" og velg deretter en dato og klokkeslett.

Klikk på Lukk for å returnere til e-posten din. Det vil ikke være noen synlige tegn på at en utløpsdato er lagt til, og du kan sende e-posten som vanlig.

Hvis du vil legge til en utløpsdato for en e-post du har mottatt, åpner du e-posten og klikker Melding> Merker (eller Fil> Egenskaper).

Dette åpner vinduet Egenskaper for e-posten. Det er ikke så mange alternativer for en mottatt e-post som det er for en melding du sender, men du kan fortsatt angi en utløpsdato og -tid.

Hva gjør en utløpsdato?

Så du har lagt til en utløpsdato for en e-post. Det er flott og alt, men hva er fordelen med å gjøre det?

Utløpsdatoer brukes på ulike måter av Outlook for å hjelpe deg med å fokusere på det som er viktig. E-postmeldinger som er utløpt, er vanligvis ikke like viktige som e-postmeldinger som ikke er utløpt, slik at Outlook automatisk formater utgående e-postmeldinger annerledes.

Hvis du har sett på å sette betinget formatering i Outlook, kan du ha lagt merke til formateringsregelen "Utløpte elementer".

Denne regelen formaterer en e-post som har passert utløpsdatoen med en grå skrift og teksten slått gjennom.

Dette lar deg vite at e-postadressen er utløpt, slik at du kan fokusere på mer viktige e-poster først. Hvis du har sendt en e-post med en utløpsdato, vil denne formatering bli brukt i mottakers Outlook også, men andre e-postklienter som Thunderbird eller webapps som Gmail eller Yahoo! Mail, vil ignorere datoen og ikke gjøre noe med det.

Du kan også legge til en kolonne i en mappe som viser utløpsdato for en e-post. Høyreklikk en kolonneoverskrift i mappen du vil legge til kolonnen til, og klikk deretter "Feltvelger".

Velg "Date Time fields" fra rullegardinmenyen, og velg deretter "Utløper" -alternativet.

Dra og slipp elementet "Utløper" i mappen din for å legge det til kolonnene.

Når du åpner en utløpt e-post, informerer Outlook deg med en melding i overskriften.

Du kan fortsatt svare på eller videresende en utløpt e-post, men hvis du prøver å videresende det, viser Outlook deg en advarsel først.

Klikk "Ja" for å sende e-posten, eller "Nei" for å avbryte.

Bruk utløpsdatoen til å administrere e-posten din

Noen av Outlooks innebygde verktøy bruker også utløpsdatoer. Hvis du har konfigurert AutoArchiving i Outlook, har du kanskje lagt merke til et alternativ til "Slett utgåtte elementer (kun e-postmappe)."

Hvis dette er slått på, vil AutoArchive slette eller flytte (avhengig av de andre innstillingene) eventuelle e-postadresser hvor datoen er gått. Dette er en fin måte å fjerne utløste e-postmeldinger automatisk og stoppe dem med å rote opp postkassen din.

Hvis du ikke vil at dine utløpte e-poster skal slettes eller flyttes, men du ikke vil se dem i Outlook heller, kan du angi Outlooks synkroniseringsregler for å hindre at de lastes ned fra Exchange-e-postserveren.

Når du bygger synkroniseringsfilteret ditt, klikker du på kategorien "Avansert" og deretter "Felt" -knappen.

Velg dato / klokkeslettfelt> utgår fra menyen. Feltet er også tilgjengelig i alternativene Alle postfelt og Alle postfelt.

Sett "Tilstand" til "på eller før" og "Verdi" til "i går", og klikk deretter "Legg til i liste."

Dette vil filtrere alle utgåtte oppgaver, slik at hvis de utløper i går eller tidligere, blir de ikke synkronisert med Outlook, og vises ikke i postkassen din. De vil fortsatt være tilgjengelige i Outlook web-appen hvis du vil se dem der.

Du kan ikke sette opp regler for å legge til utløpsdatoer automatisk for innkommende e-post, eller opprette et raskt trinn som gjelder en utløpsdato ved å trykke på en knapp, men du kan automatisk legge til en utløpsdato for alle utgående e-poster. Klikk på Fil> Valg> E-post, bla ned til Send meldinger og slå på "Merk e-postadresser som utløpt etter dette mange dager."

Skriv inn antall dager etter som du vil at meldinger skal utløpe, og klikk deretter "OK". Dette vil automatisk legge til en utløpsdato for alle e-postene du sender.

Utløpsdatoer er en nyttig måte å administrere prioriteringer og postkassen din ved hjelp av lavbelysningsmeldinger som ikke lenger er relevante, og lar deg bruke Outlook-verktøy til å slette eller skjule meldinger du ikke trenger lenger. Det er enda et verktøy i kampen for å hindre at postkassen din går ut av kontroll og et veldig nyttig verktøy ved det.