Slik tilordner du et navn til et utvalg av celler i Excel

Når du oppretter formler i Excel, kan du referere til celler fra en annen del av regnearket i formlene dine. Men hvis du har mange formler, kan alle disse referansene bli forvirrende. Det er en enkel måte å fjerne forvirringen på.

Excel inneholder en funksjon, kalt "Navn", som kan gjøre formlene mer lesbare og mindre forvirrende. I stedet for å referere til en celle eller en rekke celler, kan du tildele et navn til den cellen eller rekkevidde og bruke det navnet i formler. Dette vil gjøre formlene dine lettere å forstå og vedlikeholde.

I formelen nedenfor refererer vi en rekke celler (i fet skrift) fra et annet regneark, kalt "Produktdatabase", i samme arbeidsbok. I dette tilfellet gir navnet på regnearket oss en god ide om hva som finnes i rekkevidden av celler, "A2: D7". Vi kan imidlertid bruke et navn på dette rekkevidde av celler for å gjøre formelen kortere og enklere å lese.

= IF (ISBLANK (A11), "", VLOOKUP (ALL,'Produktdatabase '! A2: D7,2, FALSE))

MERK: For mer informasjon om VLOOKUP-funksjonen som brukes i formelen ovenfor, se vår artikkel om bruk av VLOOKUP i Excel. Du kan også lære hvordan du bruker "IF" -funksjonen og andre nyttige funksjoner.

Slik oppretter du et navn for en celle eller et utvalg av celler ved hjelp av navneboksen

For å tilordne et navn til en rekke celler, velg de cellene du vil gi navn til. Cellene trenger ikke å være sammenhengende. For å velge ikke-sammenhengende celler, bruk "Ctrl" -tasten når du velger dem.

Klikk musen i "Navn boksen" over cellelinjen.

Skriv inn et navn på cellenes rekkevidde i boksen og trykk "Enter". For eksempel kalte vi de valgte cellene på "Produktdatabase" -arket "Produkter". Det er syntaksregler du må overholde når du velger et navn. Du kan bare starte et navn med et brev, et understreke (_) eller et tilbakeslag (\). Resten av navnet kan bestå av bokstaver, tall, perioder og understreker. Det er flere syntaksregler om hva som er gyldig og ikke når du definerer navn.

Husk formelen fra begynnelsen av denne artikkelen? Den inneholdt en referanse til regnearket "Produktdatabase" i arbeidsboken og en rekke celler på det regnearket. Nå har vi opprettet "Produkter" -navnet for å representere rekkevidden av celler på vårt "Produktdatabase" regneark, vi kan bruke det navnet i formelen, vist med fet skrift under.

= IF (ISBLANK (A11), "", VLOOKUP (ALL,Produkter,2, FALSE))

MERK: Når du oppretter et navn ved hjelp av "Navn-boksen", er omfanget av navnet som standard på arbeidsboken. Det betyr at navnet er tilgjengelig for bruk på et regneark i den nåværende arbeidsboken uten å referere til et bestemt regneark. Du kan velge å begrense omfanget til et bestemt regneark slik at regnearknavnet må brukes når du henviser til navnet, for eksempel i eksemplet i begynnelsen av denne artikkelen.

Slik redigerer du navnene ved hjelp av navnebehandleren

Excel gir et verktøy, kalt "Navn Manager", som gjør det enkelt å finne, redigere og slette navnene i arbeidsboken din. Du kan også bruke Name Manager til å opprette navn, hvis du vil spesifisere flere detaljer om navnet. For å få tilgang til navneadministratoren, klikk på "Formler" -fanen.

I delen "Defined Names" i "Formulas" -fanen klikker du "Name Manager".

Dialogboksen Navnbehandling vises. For å redigere et eksisterende navn, velg navnet i listen og klikk "Rediger". For eksempel skal vi redigere navnet "Produkter".

Dialogboksen "Rediger navn" vises. Du kan endre navnet "Navn" i tillegg til å legge til en kommentar til navnet, og gi mer informasjon om hva navnet representerer. Du kan også endre rekkevidden av celler som dette navnet er tildelt ved å klikke på "Utvid dialog" på høyre side av "Refererer til" redigeringsboksen.

MERK: Du ser at rullegardinlisten "Scope" er gråtonet. Når du redigerer et eksisterende navn, kan du ikke endre «Omfanget» til det navnet. Du må velge omfanget når du først oppretter navnet. Hvis du vil at omfanget skal være et bestemt regneark, i stedet for hele arbeidsboken, kan du opprette et navn på en måte som lar deg angi omfanget i utgangspunktet. Vi viser deg hvordan du gjør det i en senere del.

Som et eksempel, sier vi lagt til et annet produkt i vår "Produktdatabase", og vi vil inkludere det i celleområdet "Produkter". Når vi klikker på "Utvid dialogboksen", krymper dialogboksen "Rediger navn" ned for å bare inneholde redigeringsboksen "Henviser til". Vi velger utvalg av celler direkte på regnearket "Produktdatabase", inkludert raden som inneholder det nylig tilsatte produktet. Regnearknavnet og cellelinjen blir automatisk angitt i "Refers to" redigeringsboksen. For å godta valget ditt og gå tilbake til full dialogboksen "Rediger navn", klikk på "Skjul dialog". Klikk "OK" i dialogboksen "Rediger navn" for å godta endringene i navnet.

Slik sletter du et navn ved hjelp av navnebehandleren

Hvis du bestemmer deg for at du ikke trenger et navn lenger, er det enkelt å slette det. Bare tilgang til dialogboksen "Navnbehandling" som vi diskuterte i forrige avsnitt. Deretter velger du navnet du vil slette i listen over navn og klikker på "Slett".

I bekreftelsesdialogboksen som vises, klikker du på "OK" hvis du er sikker på at du vil slette det valgte navnet. Du blir returnert til dialogboksen "Navnbehandling". Klikk på Lukk for å lukke det.

Slik oppretter du et navn ved hjelp av dialogboksen "Ny navn"

Når du oppretter et nytt navn ved å velge en eller flere celler og deretter skrive inn et navn i "Navn-boksen", er standard omfanget av navnet hele arbeidsboken. Så hva gjør du hvis du vil begrense omfanget av et navn til bare et bestemt regneark?

Velg de cellene du vil tildele navnet til. Klikk på "Formler" -fanen og klikk deretter på "Definer navn" i delen "Defined Names".

MERK: Du trenger ikke å velge celler først. Du kan også velge dem ved hjelp av "Utvid dialog" senere, hvis du vil.

Dialogboksen "Nytt navn" vises. Legg merke til at det ligner på dialogboksen "Rediger navn" tidligere nevnt. Hovedforskjellen er at nå kan du endre omfanget av navnet. Si at vi vil begrense omfanget av navnet til bare "faktura" regnearket. Vi ville gjøre dette hvis vi ønsket å kunne bruke samme navn for en rekke celler på et annet regneark.

Først skal vi skrive inn navnet vi vil bruke, som i vårt tilfelle er "Produkter". Husk syntaksreglene når du oppretter navnet ditt. Da, for å begrense omfanget av "Produkter" -navnet til kun fakturaarket, velger vi det fra rullegardinlisten "Omfang".

MERK: Dialogboksen "Nytt navn" kan også nås ved å klikke "Ny" i dialogboksen "Navnbehandling".

Skriv inn mer informasjon om navnet, hvis ønskelig, i "Kommentar" -boksen. Hvis du ikke valgte cellene du tilordner navnet på, klikker du på "Utvid dialog" til høyre for "Refers to" redigeringsboksen for å velge cellene på samme måte som vi gjorde da vi redigerte navnet tidligere . Klikk på "OK" for å fullføre opprettelsen av det nye navnet.

Navnet blir automatisk satt inn i samme "Name Box", som vi pleide å tildele et navn til en rekke celler i begynnelsen av denne artikkelen. Nå kan vi erstatte referanseområdet for celleområdet ("Produktdatabase"! $ A $ 2: $ D: 7) med navnet (Produkter) i formlene på fakturaarket, som vi gjorde tidligere i denne artikkelen.

Slik bruker du et navn for å representere en konstant verdi

Du trenger ikke å referere til celler når du oppretter et navn. Du kan bruke et navn til å representere en konstant, eller til og med en formel. For eksempel viser regnearket nedenfor valutakursen som brukes til å beregne prisen i euro for de ulike størrelsene på widgets. Fordi valutakursen endres ofte, ville det være nyttig hvis det var plassert på et sted som er lett å finne og oppdatere. Siden navnene er enkle å redigere, som diskutert tidligere, kan vi opprette et navn som representerer valutakursen og tildele en verdi til navnet.

Legg merke til at formelen inneholder en absolutt cellereferanse til en celle som inneholder gjeldende valutakurs. Vi vil helst bruke et navn som vil referere til gjeldende valutakurs, slik at det er lettere å endre og formler ved bruk av valutakursen er enklere å forstå.

For å opprette et navn som vil bli tildelt en konstant verdi, åpne dialogboksen "Nytt navn" ved å klikke på "Formler" -fanen og deretter klikke på "Definer navn" i delen "Defined Names". Skriv inn et navn for å representere den konstante verdien, for eksempel "ExchangeRate". For å tilordne en verdi til dette navnet, skriv inn et likesignal (=) i redigeringsboksen "Reflekterer" etterfulgt av verdien. Det bør ikke være mellomrom mellom likestilt og verdi. Klikk "OK" for å fullføre opprettelsen av navnet.

MERK: Hvis det finnes en formel du bruker mange steder i arbeidsboken din, kan du skrive inn denne formelen i "Refers to" -redigeringsboksen, slik at du enkelt kan skrive inn navnet i hver celle hvor du må bruke formelen.

Nå kan vi bruke det nye navnet i formler der vi vil bruke valutakursen. Når vi klikker på en celle med en formel som inneholder en absolutt cellereferanse, merk at resultatet er "0.00". Det er fordi vi fjernet valutakursen fra cellen som refereres. Vi erstatter den cellehenvisningen med det nye navnet vi opprettet.

Fremhev cellehenvisningen (eller annen del av formelen du vil erstatte med et navn) og begynn å skrive navnet du opprettet. Når du skriver, vises noen matchende navn i en popup-boks. Velg navnet du vil sette inn i formelen ved å klikke på det i popup-boksen.

Navnet er satt inn i formelen. Trykk "Enter" for å godta endringen og oppdatere cellen.

Vær oppmerksom på at resultatet oppdateres ved bruk av valutakursen referert til av navnet.

Navnene er veldig nyttige hvis du lager komplekse Excel-arbeidsbøker med mange formler. Når du trenger å distribuere arbeidsbøkene dine til andre, gjør bruk av navn det lettere for andre, så vel som deg selv, å forstå formlene dine.