Hvordan lage en indeks tabell som et pro med Microsoft Word
En indeks gir leserne en måte å finne viktige ord lett i vårt dokument, men å lage en indeks for hånd er veldig kjedelig og tidkrevende. Heldigvis kan du automatisk opprette en indeks tabell i Word.
Bilde av Ifijay
Den felles tilnærmingen til å opprette en indeks tabell i Word er å merke hvert ord som vi ønsker å indeksere manuelt, men det andre alternativet er å bruke et konkordansdokument for å automatisk indeksere vårt hoveddokument, som vi vil dekke i dagens artikkel.
Genererer indeksen
La oss begynne med å lage et to kolonnebord i vår concordance-fil. Skriv ordene du vil bli merket for indeksering i den venstre kolonnen. Skriv teksten du vil bruke i hoveddokumentets indeks tabell i høyre kolonne.
Lukk concordance-filen og åpne hoveddokumentets referansefane for å indeksere vårt hoveddokument.
Klikk på "AutoMark" -knappen og velg concordance-dokumentet når Word ber deg om å angi AutoMark-filen.
Like etter at du har klikket på OK-knappen, ser du at Word oppretter noen indeksfeltfelter i dokumentet.
Vi kan gjemme disse feltene ved å klikke på knappen "Vis / skjul avsnitt" på startfanen.
Gå til slutten av hoveddokumentet og klikk på "Sett inn indeks" -knappen en gang til, og klikk OK-knappen denne gangen for å opprette indeksen.
Det er alt vi har om hvordan du oppretter en indeks tabell med en concordance-fil. La oss ta en nærmere titt på hvordan vi kan tilpasse indeksstilen.
Opprette kryssreferanser i indeksen
Word gjør det mulig for oss å lage en annen type indeks. Her har vi en indeks med underoppføring som er spesielt nyttig når vi ønsker å gruppere et sett med nært beslektede begreper i dokumentet vårt.
Trikset med å opprette en underoppføring er ved å skille teksten i høyre kolonne av vår concordance dokumenttabell med et kolon (:). Word vil behandle ord som kommer etter kolon som en underoppføring i indeksen.
En annen nyttig type indeks er en kryssreferanseindeks som vanligvis kommer i form av "Se også ..."
Dessverre kan vi ikke opprette kryssreferanser i vårt indekstabell ved hjelp av en concordance-fil, så vi må manuelt redigere indeksfeltet ved å legge til "\ t" etter indeksert ord etterfulgt av krysreferanset ord.
Opprettholde indeksen
En av utfordringene med å opprettholde en indeks i Word er at Word ikke gir oss en knapp eller meny som vi bare kan klikke for å fjerne indeksfeltene hvis vi bestemmer oss for å gjenta vår concordance-fil.
Vi må bruke et Visual Basic-skript for å fjerne indeksfeltene i dokumentet vårt. De fleste av dere må tenke "Visual Basic Script, jeg er ikke en programmerer! Hva er det ?". Ikke bekymre deg, det er ikke så ille som det høres ut. Bare kopier og lim inn dette enkle skriptet skrevet av de fantastiske gutta på TechRepublic til Words Visual Basic-editor og kjør det for å rydde hoveddokumentets indeksfelt.
Sub DeleteIndexEntries ()
Dim doc som dokument
Dim fld som felt
Angi doc = ActiveDocument
For hver fld I doc.Fields
fld.Select
Hvis fld.Type = wdFieldIndexEntry deretter
fld.Delete
Slutt om
neste
Sett fld = Ingenting
Angi doc = Ingenting
Slutt Sub
Åpne Visual Basic-editoren ved å trykke på Alt + F11 og plasser dette skriptet i editoren. Utfør skriptet ved å klikke på "run-knappen" for å rense hoveddokumentets indeksfelt.
Ditt hoveddokument skal ikke lenger ha noen indeksfelt. Vi kan nå omregistrere hoveddokumentet og gjenskape indeks tabellen ved hjelp av "Sett inn indeks" -menyen.
Bruke forskjellige indeks tabellformater
Ja indeks er definitivt nyttig for leseren din, men mest sannsynlig tenker noen av dere: "Hvorfor ser indeksbordet så kjedelig ut. Kan jeg endre måten det ser ut til å gjøre det mer tiltalende? ". Svaret er ja, indeks tabellen trenger ikke å se ren.
Vi kan justere indeksbordets stil ved å velge det tilgjengelige formatet for å justere utseendet på indeksbordet.
Her er et eksempel på hvordan Classic indeksformat ser ut som.
Vi kan til og med bruke vår egen stil til indeksbordet ved å velge "Fra mal" og klikke på "Endre" -knappen.
Velg en av de tilgjengelige indeksstilene og klikk på "Modifiser" -knappen for å lage vår egen stil.
Vi kan justere indeksbordets skrifttype.
Gir indeksbordet noen grenser, eller nummerering;
... å gi indeksbordet et bestemt utseende.
Det er alt vi har for å lage indeksbord med Microsoft Word. Har du flere gode tips til dokumentkonstruksjon? Del din ekspertise i kommentarene.
